Effektive Kommunikation in hybriden Teams: Erfolgsfaktoren und Praxistipps

• Schlüsselqualitäten für erfolgreiche Kommunikatoren
• Die richtige Feedbackkultur
• Tool 1 – Aktives Zuhören
• Tool 2 – Feedback Speed Dating
• Tool 3 – All Hands Meeting
• Fazit

Die Kommunikation in hybriden Teams ist zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor für Unternehmen geworden. Sie ermöglicht den Austausch von Botschaften, schafft Verständnis, fördert den Aufbau von Beziehungen und trägt zur Erreichung gemeinsamer Ziele bei. In der heutigen globalisierten Arbeitswelt ist es unerlässlich, dass Teammitglieder, die sich an verschiedenen Standorten oder in unterschiedlichen Arbeitsmodellen befinden, effektiv miteinander kommunizieren können.

Ein berühmtes Zitat des österreichischen Kommunikationswissenschaftlers Paul Watzlawick lautet: „Man kann nicht nicht kommunizieren.“ Dieser Satz verdeutlicht, dass Kommunikation immer stattfindet, selbst wenn wir nicht aktiv sprechen oder uns bewusst mitteilen. Jedes Verhalten, sei es verbal oder nonverbal, sendet Botschaften aus und kann von anderen interpretiert werden.

Was ist eigentlich hybrides Arbeiten? Hybrides Arbeiten ermöglicht den Mitarbeiter:innen Flexibilität in Bezug auf Arbeitsort und Arbeitszeit. Durch die Kombination von Homeoffice, mobilem Arbeiten und Bürotagen können sie verschiedene Arbeitsorte nutzen. Dies erfordert jedoch den Einsatz digitaler Kommunikationskanäle, da persönliche Interaktionen durch die räumliche und zeitliche Trennung der Teammitglieder eingeschränkt sind.Mehr dazu erfahren Sie in unserem Leitfaden zu hybridem Arbeiten.

Herausforderungen in hybriden Teams

Diese omnipräsente Natur der Kommunikation stellt hybride Teams vor besondere Herausforderungen. In solchen Teams müssen Teammitglieder effektiv miteinander interagieren, unabhängig von ihrer physischen Anwesenheit im Büro oder der Remote-Arbeit. Die richtige Kommunikation ermöglicht es, Distanzen zu überwinden, Missverständnisse zu vermeiden und das Team voranzubringen.

Doch was bedeutet effektive Kommunikation in hybriden Teams konkret? Wie können wir sicherstellen, dass unsere Botschaften klar und verständlich ankommen und wie können wir den Austausch und die Zusammenarbeit in hybriden Teams optimal gestalten?

In diesem Artikel werden wir uns genau mit diesen Fragen auseinandersetzen. Wir werden wichtige Aspekte der Kommunikation in hybriden Teams beleuchten und praxisorientierte Lösungsansätze vorstellen. Erfahren Sie, welche Strategien und Werkzeuge Ihnen dabei helfen, die Kommunikation in Ihrem hybriden Team zu verbessern und den Erfolg Ihrer Zusammenarbeit zu steigern.

Schlüsselqualitäten für erfolgreiche Kommunikatoren

Die kontinuierliche Weiterentwicklung unserer Kommunikationsfähigkeiten ist ein bedeutender Schritt hin zur erfolgreichen Zusammenarbeit und einer positiven Vertrauenskultur in hybriden Teams. Zahlreiche Studien sowie die umfangreiche Metaanalyse von Frazier, Fainshmidt und Klinger aus dem Jahr 2017, belegen den positiven Einfluss effektiver Kommunikation auf die Teamleistung und Zusammenarbeit in Unternehmen.

Doch was bedeutet effektive Kommunikation eigentlich? Im Folgenden werden einige Aspekte aufgezeigt, auf die hybride Teams bei ihrer Kommunikation achten sollten. Zudem wird erläutert, warum Kommunikation in hybriden Teams eine besondere Bedeutung zukommt.

Klarheit und Transparenz

In hybriden Teams ist es wichtig, klare und transparente Kommunikation zu gewährleisten. Da nicht alle Teammitglieder physisch anwesend sind, ist es entscheidend, dass Informationen, Entscheidungen und Aufgaben deutlich und für alle verständlich kommuniziert werden. Dadurch wird sichergestellt, dass niemand wichtige Informationen verpasst oder sich ausgeschlossen fühlt.

Nutzung geeigneter Kommunikationstools

Hybride Teams sollten sich auf effektive Kommunikationstools verlassen, um die Zusammenarbeit zu erleichtern. Das können beispielsweise Videokonferenzsysteme, Instant-Messaging-Plattformen oder Projektmanagement-Tools sein. Die Wahl der richtigen Tools und ihre angemessene Nutzung sind entscheidend, um eine reibungslose Kommunikation zwischen den Teammitgliedern zu ermöglichen.

Aktive Einbindung aller Teammitglieder

In hybriden Teams besteht die Gefahr, dass remote arbeitende Mitglieder sich isoliert fühlen oder weniger eingebunden sind. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass alle Teammitglieder aktiv in die Kommunikation und Entscheidungsprozesse einbezogen werden. Remote-Mitglieder sollten die gleiche Möglichkeit haben, ihre Meinungen zu äußern und Ideen beizutragen.

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Klar definierte Kommunikationskanäle und -zeiten

Um die Kommunikation in hybriden Teams zu optimieren, sollten klare Richtlinien für die Nutzung von Kommunikationskanälen und -zeiten festgelegt werden. Dies umfasst beispielsweise die Festlegung von Kernarbeitszeiten, in denen alle Teammitglieder erreichbar sind, sowie die Auswahl bestimmter Kanäle für unterschiedliche Arten von Kommunikation (z. B. Chat für informelle Fragen, E-Mails für formale Mitteilungen).

Empathie und Sensibilität

Hybride Teams müssen sich bewusst sein, dass unterschiedliche Arbeitsumgebungen und -bedingungen existieren. Teammitglieder vor Ort sollten empathisch und sensibel sein gegenüber den Herausforderungen, mit denen remote arbeitende Kollegen konfrontiert sein können. Die Kommunikation sollte Rücksicht auf diese Unterschiede nehmen und eine inklusive und unterstützende Atmosphäre fördern.

Entdecken Sie auch das Thema „Vertrauen als Erfolgsfaktor in hybriden Teams“, auf das in dem vorangegangenen Artikel dieser Serie eingegangen wurde.

Feedbackkultur

Eine offene Feedbackkultur ist eine wesentliche Komponente guter Kommunikation in hybriden Teams. Während Kommunikation den allgemeinen Austausch von Informationen, Ideen und Meinungen umfasst, geht eine offene Feedbackkultur einen Schritt weiter. Sie bezieht sich auf die Bereitschaft und Fähigkeit der Teammitglieder, konstruktives Feedback zu geben und anzunehmen. Eine effektive Feedbackkultur kann nur durch eine gute Kommunikation erreicht werden.

Im Folgenden wird deutlich, wie Feedbackkultur und gute Kommunikation zusammenwirken, indem sie aufzeigen, wie sie die Zusammenarbeit in hybriden Teams unterstützen:

Förderung von Transparenz

Eine offene Feedbackkultur ermutigt Teammitglieder dazu, transparent zu kommunizieren, indem sie ehrlich und offen über ihre Gedanken, Ideen und Bedenken sprechen können. Dies fördert einen offenen Informationsfluss und verbessert die Zusammenarbeit, da Informationen frei fließen.

Verbesserung der Kommunikationsqualität

Indem Teammitglieder regelmäßig Feedback einfordern, können sie die Qualität ihrer Kommunikation verbessern. Konstruktives Feedback ermöglicht es den Beteiligten, ihre Fähigkeiten zu erweitern, Missverständnisse zu klären und ihre Botschaften klarer und effektiver zu vermitteln.

Stärkung der Beziehungen

Eine offene Feedbackkultur schafft eine Atmosphäre des Vertrauens und der Offenheit im Team. Durch konstruktives Feedback lernen Teammitglieder voneinander und entwickeln ein besseres Verständnis füreinander. Dies trägt zu stärkeren Beziehungen und einer verbesserten Zusammenarbeit bei, was die Kommunikation insgesamt erleichtert.

Konfliktlösung

Eine offene Feedbackkultur ermöglicht eine konstruktive Ansprache und Lösung von Konflikten und Meinungsverschiedenheiten im Team. Indem Feedback offen kommuniziert wird, können Unstimmigkeiten frühzeitig erkannt und bearbeitet werden, was zu einer verbesserten Konfliktlösung beiträgt.

Wissensaustausch

Eine gute Kommunikation innerhalb des Teams fördert den Austausch von Wissen, Erfahrungen und Ideen. Eine offene Feedbackkultur ermutigt das Team dazu, Wissen und verschiedene Perspektiven miteinander zu teilen, was zu einem umfassenderen Verständnis und innovativen Lösungsansätzen führen kann.

Eine offene Feedbackkultur und gute Kommunikation unterstützen und verstärken sich gegenseitig. Sie schaffen eine Umgebung, in der hybride Teams effektiv miteinander kommunizieren, Vertrauen aufbauen und kontinuierlich voneinander lernen können. Durch die Förderung einer offenen Feedbackkultur und die kontinuierliche Verbesserung unserer Kommunikationsfähigkeiten können wir eine vertrauensvolle und produktive Arbeitsatmosphäre in hybriden Teams schaffen.

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Ihre Persönliche Reflexion

Gute Kommunikation und eine offene Feedbackkultur sind erlernbar und verbessern sich mit Übung. Es lohnt sich, neugierig zu sein und verschiedene Ansätze auszuprobieren, um die Kommunikation im Team kontinuierlich zu optimieren.

Stellen Sie sich die Frage: Auf einer Skala von 1 bis 10, wie gut kommuniziert Ihr Team? Und wo steht Ihre offene Feedbackkultur? Seien Sie ehrlich zu sich selbst und reflektieren Sie darüber, welche Bereiche möglicherweise noch Entwicklungspotenzial haben. Vielleicht möchten Sie sogar in Betracht ziehen, diese Fragen mit Ihrem Team zu diskutieren und gemeinsam Verbesserungsmöglichkeiten zu erarbeiten.

Werkzeuge zur sofortigen Umsetzung

Um der maximalen Bewertung von 10 in Bezug auf die Kommunikation in Ihrem Team einen Schritt näherzukommen, möchten wir Ihnen abschließend einige konkrete Werkzeuge an die Hand geben, die Ihnen dabei helfen können, die Kommunikation und die Feedbackkultur zu verbessern. Denken Sie daran, dass auch hier Handeln der Schlüssel zur Veränderung ist. Entscheiden Sie sich aktiv dafür, innerhalb der nächsten 72 Stunden den ersten Schritt in Richtung einer verbesserten Kommunikation und Feedbackkultur zu gehen. Setzen Sie dafür die unten stehende Werkzeuge ein und beobachten Sie die positiven Auswirkungen auf Ihr Team.

Tool 1 – Aktives Zuhören

Beschreibung: Um gute Kommunikation zu erreichen, ist es unerlässlich, auch die Fähigkeit des aktiven Zuhörens zu entwickeln. Aktives Zuhören bedeutet, eine Grundhaltung gegenüber unserem Gesprächspartner einzunehmen, bei der wir bestrebt sind, ihn oder sie bestmöglich zu verstehen und uns zu fragen: „Was möchte mir mein Gegenüber mitteilen?“

Üben Sie das Zuhören. Es ist von unschätzbarem Wert. Reflektieren Sie die folgenden Fragen für sich selbst:

• Interpretieren Sie bereits während des Sprechens Ihres Gegenübers, was er oder sie sagen wird?
• Beenden Sie die Sätze Ihres Gesprächspartners in Gedanken?
• Haben Sie das Bedürfnis, Ihre Meinung sofort mitzuteilen?
• Nehmen Sie die emotionalen Signale Ihres Gegenübers wahr?

Ziel: Indem Sie sich bewusst machen, wie häufig Sie nicht aktiv zuhören, können Sie gezielt an dieser Fähigkeit arbeiten. Ihre Mitarbeiter werden den Unterschied spüren. Teilen Sie Ihre Erkenntnisse offen mit Ihrem Team. Diese Reflexionsübung eignet sich auch hervorragend für die Durchführung im Team.

Aktives Zuhören ist ein wichtiger Bestandteil einer erfolgreichen Kommunikation und trägt maßgeblich zur Verbesserung der Zusammenarbeit und des Verständnisses bei. Indem wir bewusst zuhören, zeigen wir unseren Gesprächspartnern Wertschätzung und schaffen eine Atmosphäre des Vertrauens. Nutzen Sie die Erkenntnisse aus Ihrer Selbstreflexion, um Ihre Zuhörfähigkeiten gezielt zu verbessern. Sie werden feststellen, dass Ihre Mitarbeiter die positive Veränderung spüren und die Kommunikation im Team auf ein neues Level gehoben wird. Setzen Sie das aktive Zuhören als Werkzeug ein, um eine offene und effektive Kommunikationskultur zu fördern. Teilen Sie Ihre Erfahrungen und Erkenntnisse mit Ihrem Team, um gemeinsam daran zu wachsen.

Tool 2 – Feedback Speed Dating

Beschreibung: Ein tolles Feedback-Tool, das nicht nur effektiv ist, sondern auch noch richtig Spaß macht und verschiedene Elemente vereint, ist das Feedback Speed Dating. Und so funktioniert es:

Treffen Sie sich in einem Meetingraum, der als Basislager dient, wo Sie sich immer wieder zusammenfinden.

Starten Sie mit einem kurzen Check-In: Wie geht es Ihnen? Welche Gedanken haben Sie zu diesem Termin?

Bilden Sie 2er-Gruppen und suchen Sie sich ein ruhiges Plätzchen. Die Session dauert 15 Minuten und folgt diesem Ablauf:

• Beide Personen machen sich fünf Minuten lang Notizen im Format „Mir gefällt, ich wünsche mir“.  Denken Sie dabei an die letzten Wochen der Zusammenarbeit.
• Eine Person teilt ihre Gedanken fünf Minuten lang mit der anderen.
• Dann ist die andere Person an der Reihe und gibt ihr Feedback.
• Anschließend gibt es noch ein paar Minuten, um gemeinsam zu reflektieren.
• Nach Ablauf der Zeit kehren Sie zum Basislager zurück und wechseln die Paarungen.
• Führen Sie so viele Runden durch, bis alle Paarungen durch sind. Alternativ können Sie auch so viele Runden machen, wie es sich für Ihr Team gut anfühlt.
• Nach der letzten Runde schließen Sie im Basislager mit einem kurzen Check-Out ab: Wie verlassen Sie den Termin? Welches Feedback ist besonders hängengeblieben?

Das Feedback Speed Dating kann auch online hervorragend durchgeführt werden.

Führen Sie das Speed Dating in regelmäßigen Abständen durch und machen Sie daraus ein besonderes Ereignis. Planen Sie es beispielsweise für einen Freitagnachmittag mit der Option auf ein gemeinsames Team-Mittagessen oder sogar ein After-Work-Getränk. Dadurch können Sie die besprochenen Themen weiter vertiefen.

Ziel: Dieses Tool hilft Ihnen, Feedback als normalen und regelmäßigen Vorgang zu etablieren. Es fördert das Vertrauen und stärkt den Zusammenhalt in Ihrem Team.

Tool 3 – All Hands Meeting

Gute Kommunikation beinhaltet auch Transparenz. Eine Möglichkeit, Transparenz im Team zu fördern, ist die regelmäßige Durchführung eines All-Hands-Meetings, mindestens einmal pro Quartal. Bei diesem Meeting nehmen ALLE Mitarbeiter teil, entweder persönlich vor Ort oder per Remote-Zuschaltung. Gestalten Sie das Meeting kurz und prägnant – 30 Minuten sind für niemanden eine große Belastung.

Die inhaltliche Gestaltung liegt in Ihrer Hand. Hier sind einige Ideen:

• Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über aktuelle Themen.
• Stellen Sie sicher, dass Zeit für Fragen eingeplant ist.
• Geben Sie dem Termin eine persönliche Note.
• Teilen Sie Anekdoten und persönliche Geschichten.
• Erwähnen Sie Erfolge.
• Sprechen Sie offen über Fehler.

Wenn Sie es richtig angehen, wird das All-Hands-Meeting zur Tradition und aus dem Team nicht mehr wegzudenken.

Ziel: Transparenz über das Geschehen im Management schafft Vertrauen und gibt Ihren Mitarbeiter:innen Orientierung.

Fazit

Kommunikation ist nicht alles, aber ohne Kommunikation ist alles nichts. So oder so ähnlich könnte man diesen Artikel abschließen. Die Bedeutung von Kommunikation ist so vielschichtig, dass dieser Beitrag nur einige Facetten ansprechen und Impulse setzen kann.

Kommunikations- und Feedbackkultur sind eng miteinander verwoben. In hybriden Teams sind beide Bereiche entscheidend für den Erfolg und basieren auf einer Kultur des Vertrauens. Probieren Sie Neues aus und bringen Sie Veränderungen in Gang. Perfektion ist nicht das Ziel, sondern gemeinsames Lernen und Verbessern.

Der nächste Artikel der Serie mit dem Titel „Erfolgsfaktor Führung“ wird im September 2023 veröffentlicht. Dort werden verschiedene Aspekte rund um Führung beleuchtet, wie mentale Stärke, Selbstführung, Eigenverantwortung und mehr. Lesen Sie auch diese Ausgabe der Blog-Serie „Erfolgsfaktoren für hybride Teams: Von E wie Effizienz bis V wie Vertrauen“ und lassen Sie sich mit neuen Impulsen bereichern.

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