Künstliche Intelligenz erfolgreich nutzen: Die wichtigsten IT-Grundlagen für Ihr Unternehmen

In unseren Projekten und Workshops erleben wir immer wieder: Viele Unternehmen möchten direkt in das Thema Künstliche Intelligenz (KI) einsteigen, ohne jedoch zuvor ihre grundlegenden IT- und Datenvoraussetzungen zu klären. Dabei herrscht genau in diesen Bereichen oft Unsicherheit: „Haben wir die richtigen Voraussetzungen?“ oder „Wo stehen wir eigentlich im Vergleich zu anderen Unternehmen?“- genau hier setzt dieser Artikel an. Er zeigt Ihnen, welche Bausteine für eine erfolgreiche digitale Transformation unabdingbar sind und wie Sie Ihr Unternehmen Schritt für Schritt fit für KI-Projekte machen. So können Sie gezielt handeln und sicherstellen, dass Sie optimal aufgestellt sind, bevor Sie in komplexe KI-Lösungen investieren.

1. Klare Ziele definieren

Bevor Sie Künstliche Intelligenz in Ihrem Unternehmen einsetzen, sollten Sie sich zunächst bewusst machen, welche konkreten Herausforderungen oder Prozesse Sie optimieren möchten. Fragen Sie sich: In welchen Bereichen kann KI einen echten Mehrwert schaffen? Möchten Sie beispielsweise den Kundenservice durch Chatbots oder intelligente Assistenzsysteme verbessern? Geht es darum, das Wissensmanagement effizienter zu gestalten, indem Informationen schneller gefunden und strukturiert werden? Oder soll KI dazu beitragen, wiederkehrende Aufgaben wie die automatische Verarbeitung und Analyse von Texten zu übernehmen?

Eine präzise Zielsetzung hilft Ihnen nicht nur dabei, die passende KI-Technologie auszuwählen, sondern auch die notwendigen organisatorischen und technischen Voraussetzungen zu bestimmen. Erst wenn Sie genau wissen, welchen Nutzen KI für Ihr Unternehmen bringen soll, können Sie eine fundierte Strategie zur Implementierung entwickeln.

2. Datenmanagement: Die Basis für Künstliche Intelligenz

Daten sind das Herzstück jedes KI-Projekts. Doch unstrukturierte, fehlerhafte oder unvollständige Daten können KI-Lösungen schnell wertlos machen. Ein durchdachtes Datenmanagement ist daher die erste und wichtigste Voraussetzung, um damit die KI-Anwendung einwandfrei funktionieren kann.

Besonders wichtig: Klärung der rechtlichen Rahmenbedingungen

Es ist entscheidend, die rechtlichen Aspekte im Umgang mit Daten von Anfang an zu klären. Verfügen Sie über die notwendigen Rechte, um die Daten zu verwenden, und sind diese in Übereinstimmung mit den Datenschutzbestimmungen verarbeitet? Falls es in diesem Bereich Unsicherheiten oder Lücken gibt, sollten Sie in Erwägung ziehen, die Struktur der Datenorganisation zu überarbeiten. Es kann auch notwendig sein, Datenschutzrichtlinien zu etablieren oder zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass die Nutzung der Daten jederzeit den rechtlichen Anforderungen entspricht.

Was sind strukturierte Daten?

Strukturierte Daten besitzen eine klare, identifizierbare Struktur. Ein Beispiel sind Personendaten mit Angaben wie Name, Anschrift und Wohnort – oder auch Produktinformationen wie Kategorie, Größe, Gewicht und Preis. Diese Daten lassen sich direkt in Datenbanken speichern und sind somit sofort für Analysen und KI-Anwendungen nutzbar.

Was sind unstrukturierte Daten?

Im Gegensatz dazu stehen unstrukturierte Daten wie Bilder, Videos, Scans, E-Mails oder freie Textdokumente. Auch wenn diese Daten zunächst schwer abrufbar sind, gibt es Methoden, sie zumindest teilweise zu strukturieren – etwa durch die Verwendung von Labels. So kann beispielsweise ein Urlaubsfoto, das mit Schlagworten wie „Strand“, „Sommer“ und „Sonnenuntergang“ versehen wird, später gezielt durchsucht und ausgewertet werden.

Warum ist strukturiertes Speichern wichtig?

Liegen Daten bereits strukturiert vor, können sie direkt aus der Datenbank ausgelesen und für KI-Technologien verwendet werden. Andernfalls müssen Expert:innenteams die Daten nachträglich aufbereiten – ein oft zeit- und kostenintensiver Prozess. Systeme wie ERP (Enterprise Resource Planning) und CRM (Customer Relationship Management) sind hierbei unverzichtbare Werkzeuge, da sie eine zentrale, konsistente Speicherung der Unternehmensdaten gewährleisten. Nur gut gepflegte und strukturierte Daten ermöglichen eine effektive Automatisierung und fundierte Analysen, die letztlich den Erfolg Ihrer KI-Projekte maßgeblich beeinflussen.

3. Technologische Grundausstattung: Hardware, Netzwerk und IT-Support

Auch wenn der Fokus in der digitalen Transformation oft auf Software und Daten liegt, beginnt alles mit der richtigen technologischen Grundausstattung. Viele Unternehmen arbeiten noch mit veralteter Technik, weil sie diese als „ausreichend“ betrachten. Hier lohnt es sich, genauer hinzuschauen.

Hardware – mehr als nur Geräte

Moderne Technik als Basis: Investieren Sie in leistungsfähige Rechner, die nicht ständig an ihre Grenzen stoßen. Aktuelle Systeme mit mindestens 16 GB RAM, schnellen Prozessoren und SSDs sind in vielen Fällen die Basis, um reibungslos arbeiten zu können.
Betriebssysteme und Updates: Neben der Hardware ist es wichtig, dass alle Systeme regelmäßig aktualisiert werden. Veraltete Betriebssysteme oder Sicherheitsupdates können zu erheblichen Sicherheitsrisiken führen.
IT-Support und Wartung: Nicht jedes Unternehmen verfügt über ein eigenes IT-Team. Gerade in kleineren Unternehmen ist es entscheidend, auf zuverlässigen IT-Support zu setzen – sei es durch externe Dienstleister oder interne Ressourcen. Regelmäßige Wartungen und proaktive Fehlerbehebungen verhindern langfristig teure Ausfälle.

Netzwerk – die vernetzte Basis

Leistungsstark und sicher: Ein schnelles und sicheres Netzwerk ist unerlässlich. Neben ausreichender Bandbreite sollten auch Firewalls, Verschlüsselungen und VPNs eingesetzt werden, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
Zugriffsrechte und Sicherheitskonzept: Definieren Sie klare Zugriffsrechte, sodass nicht alle Mitarbeitenden auf sämtliche Unternehmensdaten zugreifen können. Ein gut durchdachtes Sicherheitskonzept erhöht den Schutz Ihrer sensiblen Daten und sorgt für einen reibungslosen Betriebsablauf.

Durch eine zeitgemäße technologische Grundausstattung, die sowohl moderne Hardware als auch ein stabiles und sicheres Netzwerk umfasst, schaffen Sie die Voraussetzungen für alle weiteren Digitalisierungsmaßnahmen.

Tipp für mehr Sicherheit für Ihr Unternehmensnetzwerk: Die Transferstelle Cybersicherheit im Mittelstand bietet praxisnahe Unterstützung, um Ihr Unternehmen vor Cyberangriffen zu schützen. Nutzen Sie die kostenlosen Angebote und Leitfäden, um Ihr Netzwerk sicher und effizient zu gestalten.

4. Cloud-Infrastruktur: Skalierbarkeit und Flexibilität

Cloud-Dienste sind längst kein Luxus mehr, sondern für viele Unternehmen ein strategischer Vorteil. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen profitieren von den Möglichkeiten der Cloud, da sie Kosten sparen und gleichzeitig flexibel auf wechselnde Anforderungen reagieren können.

Vorteile der Cloud

Kosteneffizienz: Die Anschaffung und Wartung eigener Server entfällt weitgehend. Stattdessen zahlen Sie nur für die tatsächlich genutzten Ressourcen.
Skalierbarkeit: Ihre IT-Ressourcen wachsen automatisch mit Ihren Datenmengen und Anforderungen. Ob kleine Projekte oder große KI-Anwendungen – die Cloud passt sich Ihrem Bedarf an.
Echtzeit-Kollaboration: Mitarbeitende können von überall auf aktuelle Daten zugreifen und gemeinsam an Projekten arbeiten. Das beschleunigt interne Prozesse und fördert die Zusammenarbeit.

Wichtig ist, dass Sie auch bei der Auswahl von Cloud-Diensten auf hohe Sicherheitsstandards und die Erfüllung Ihrer Datenschutzanforderungen achten. So stellen Sie sicher, dass Ihre Daten in sicheren Händen sind.

5. Backup- und Wiederherstellungsmanagement

Unvorhergesehene Ausfälle oder Angriffe können katastrophale Auswirkungen haben. Deshalb darf ein solides Backup- und Wiederherstellungsmanagement in keinem Unternehmen fehlen.

Wichtige Maßnahmen

Regelmäßige Backups: Erstellen Sie tägliche Sicherungen vor allem für kritische Daten, um im Ernstfall schnell wieder handlungsfähig zu sein.
Redundanz: Speichern Sie Ihre Backups an mehreren Orten – idealerweise sowohl in der Cloud als auch lokal. So sind Ihre Daten auch bei einem Ausfall eines Standorts geschützt.
Notfallpläne: Entwickeln Sie klare Verfahren, wie Ihre Systeme nach einem Ausfall wiederhergestellt werden können. Ein durchdachter Notfallplan reduziert Ausfallzeiten und schützt den Geschäftsbetrieb.

Durch ein robustes Backup-Konzept minimieren Sie das Risiko von Datenverlusten und sichern den langfristigen Erfolg Ihrer IT-Strategie.

6. Mitarbeitendenschulung und Kompetenzaufbau

Die beste Technologie nützt wenig, wenn sie nicht auch richtig genutzt wird. Deshalb spielt der Faktor Mensch in der digitalen Transformation eine zentrale Rolle.

Investition in digitale Kompetenzen

Schulungen und Trainings: Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden regelmäßige Fortbildungen zu IT-Sicherheit, Datenmanagement und neuen digitalen Tools an. Nur so stellen Sie sicher, dass alle Systeme optimal genutzt werden.
Sensibilisierung: Gerade in Bereichen wie Cybersecurity ist es wichtig, das Bewusstsein für digitale Gefahren zu schärfen. Schulungen helfen, Risiken frühzeitig zu erkennen und entsprechend zu handeln.
Interne Wissensvermittlung: Erfahrene Mitarbeitende oder externe Expert:innen können als Multiplikatoren fungieren und das Wissen im Unternehmen verbreiten. Dies fördert nicht nur den Kompetenzaufbau, sondern stärkt auch das Vertrauen in neue Technologien.

Durch gezielte Schulungen und einen kontinuierlichen Kompetenzaufbau schaffen Sie ein solides Fundament, das Ihre IT-Lösungen und KI-Projekte nachhaltig unterstützt.

7. Ist Ihr Unternehmen KI-ready?

Nicht jedes Unternehmen braucht zwingend eigene KI-Lösungen – oft können bereits externe KI-Tools oder vorgefertigte Software-Lösungen einen Teil der betrieblichen Abläufe optimieren, ohne dass eine unternehmensspezifische KI entwickelt werden muss. Dabei ist jedoch darauf zu achten, dass die Lösungen zu den eigenen Anforderungen passen.

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Dennoch kann eine maßgeschneiderte KI-Lösung, die exakt auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist, einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil bieten, insbesondere wenn es um repetitive, aber komplexe Aufgaben geht.

Maßgeschneiderte Künstliche Intelligenz: Voraussetzungen für den Einsatz

Digitale Prozesse und strukturierte Daten: Damit KI wirklich effektiv eingesetzt werden kann, müssen Ihre Daten digital, strukturiert und in Systemen wie ERP oder CRM verfügbar sein. Jedes Datenelement sollte durch ausreichende und präzise Informationen beschrieben sein – von Produktdetails bis hin zu Maschinendaten.
Klare Zielvariablen: Damit ein KI-Projekt erfolgreich ist, muss klar sein, welches Ereignis vorhergesagt werden soll – und dieses muss bereits in den vorhandenen Daten erfasst sein. Beispiel: Bei der Wartung von Maschinen (Predictive Maintenance) sollten alle wichtigen Informationen wie Material, Nutzungsdauer und Belastung gespeichert sein. Nur so kann die KI verlässlich vorhersagen, wann eine Maschine ausfallen könnte.
Datenqualität und Quantität: Je besser und umfangreicher Ihre Datenbasis ist, desto effizienter und genauer kann eine KI trainiert werden. Für erste KI-Formate empfiehlt es sich, mindestens 100 Datenpunkte vorzuhalten – bei vierstelligen Zahlen verbessert sich oft die Vorhersagequalität erheblich.
Ressourcen und Budget: Der Aufbau sowie der tatsächliche Betrieb von KI-Lösungen erfordern personelle und finanzielle Ressourcen. Prüfen Sie daher, ob Ihr Unternehmen über ausreichend qualifiziertes Personal verfügt und welches Budget für Prototypen und marktreife Produkte zur Verfügung steht.

Der Weg zur eigenen KI

Wenn Ihr Unternehmen in einigen Bereichen noch unsicher ist, empfehlen wir, zunächst die Digitalisierungsbasics konsequent anzugehen. Ein guter erster Schritt ist der KI-Readiness-Check des Mittelstand-Digital Zentrums Kaiserslautern – damit können Sie einschätzen, ob und wie Ihr Unternehmen für den Einsatz von KI vorbereitet ist. Sobald Ihre IT-Infrastruktur, Ihre Datenbasis und Ihre Mitarbeitenden optimal aufgestellt sind, steht dem Start in ein eigenes KI-Projekt nichts mehr im Wege. Beginnen Sie am besten mit kleineren Projekten, um Erfahrungen zu sammeln, und bauen Sie schrittweise auf eine maßgeschneiderte Lösung auf.

Starten Sie in die digitale Zukunft!

Die Digitalisierung und der gezielte Einsatz von KI bieten enorme Chancen – aber nur, wenn alle Grundlagen stimmen. Eine strukturierte Datenbasis, eine moderne technologische Grundausstattung, stabile Cloud-Lösungen, verlässliche Backup-Strategien sowie kontinuierliche Mitarbeiterschulungen bilden das Fundament für Ihren Erfolg.

Haben Sie diese Hausaufgaben bereits erledigt? Dann ist es an der Zeit, den nächsten Schritt zu gehen! Nutzen Sie die Angebote des Mittelstand-Digital Zentrums Berlin: Unsere Workshops und Projektbegleitungen unterstützen Sie dabei, Ihre KI-Projekte von der Idee bis zur Umsetzung zu begleiten. Bewerben Sie sich jetzt und machen Sie Ihr Unternehmen fit für die Herausforderungen der Zukunft!

Tipp: Sie haben die Basics geschafft? Dann entdecken Sie spannende KI-Anwendungsprojekte auf der Digitale Projekte Plattform! Bewerben Sie sich und bringen Sie Künstliche Intelligenz in Ihr Unternehmen!

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Text: Alexander Krug