Sie haben bereits ein Webinar für unsere Initiative gehalten und dort dargelegt, wie Unternehmen durch eine strukturierte Vorgehensweise die passende Software schneller finden können. Könnten Sie uns erläutern, welche typischen Fehler bei der Auswahl neuer Software häufig gemacht werden und wie man diese vermeiden kann?
Häufig beginnen Unternehmen direkt mit der Recherche nach möglichen Softwarelösungen, ohne vorher eine klare Zielsetzung und die wichtigsten Anforderungen definiert zu haben. Dies führt in der Regel zu unstrukturierten Auswahlprozessen und im schlimmsten Fall zu einer falschen Auswahlentscheidung.
Außerdem sollte man bei der Formulierung der Anforderungen nicht den Fehler machen, nur Softwarefunktionen zu beschreiben. Vielmehr sollte beschrieben werden, was eine Lösung leisten muss und nicht wie sie es tut. Auch die Anforderungen an den Lösungsanbieter spielen eine wichtige Rolle bei der richtigen Auswahl.
Kennen Sie schon den digitalen Reifegrad Ihres Unternehmens? Mit unserer Reifegradmessung können Sie ihn ganz einfach ermitteln.
Es gibt unzählige Softwarelösungen auf dem Markt. Wie gehen Sie persönlich bei der ersten Eingrenzung potenzieller Anbieter vor? Gibt es bestimmte Kriterien, die Sie dabei als besonders wichtig einstufen?
Grundsätzlich kann zunächst mit einem groben Anforderungskatalog nach Standardlösungen gesucht werden. Dabei können spezielle Plattformen helfen, auf denen Softwarelösungen anhand von Suchkriterien eingegrenzt werden können. Mit Hilfe von Kundenbewertungen und Vergleichen mit Alternativen kann die Suche weiter spezifiziert werden. Wenn zu viele Möglichkeiten in Frage kommen, lohnt es sich, die Anforderungen zu konkretisieren. Erfüllt umgekehrt keine Lösung die Hauptanforderungen, können anpassbare Lösungen oder eine Individualentwicklung in Betracht gezogen werden.
In Ihrem Webinar haben Sie auf hilfreiche Werkzeuge hingewiesen, die den Auswahlprozess unterstützen. Könnten Sie uns einen Einblick in einige dieser Tools geben und erläutern, wie sie Unternehmen im Auswahlprozess konkret helfen?
An erster Stelle steht der Anforderungskatalog oder das Lastenheft. Gerade das Lastenheft ist besser als sein Ruf, denn es unterstützt nicht nur den Auswahlprozess, sondern auch die Einführung, indem es Prioritäten und damit einen Fahrplan aufzeigt.
Darüber hinaus gibt es Mittel und Wege, die den Aufwand reduzieren und die Qualität der Auswahlentscheidung positiv beeinflussen können. So können z.B. über Mitarbeiterbefragungen Anforderungen gesammelt und priorisiert werden. Gängige Chatbots wie ChatGPT & Co. können zur Ergänzung des Anforderungskatalogs oder zur Suche nach Lösungsalternativen eingesetzt werden. Auf den Webseiten der Softwarelösungen würde ich unter Referenzen gezielt nach ähnlichen Unternehmen suchen und diese ggf. direkt ansprechen.
Die Entscheidung für eine Softwarelösung kann langfristige Auswirkungen haben. Welche Schritte empfehlen Sie, um sicherzustellen, dass die ausgewählte Software auch zukunftssicher und skalierbar ist?
Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren
Um nicht gleich zu Beginn der Nutzung feststellen zu müssen, dass man sich für die falsche Lösung entschieden hat, lohnt sich eine sorgfältige Auswahl anhand objektiver Kriterien und orientiert an einem übergeordneten Ziel. Das Ziel besteht im besten Fall auch nicht in einer kurzfristigen Zwischenlösung.
Moderne Softwarelösungen sind heute oft modular aufgebaut, webbasiert und bieten vorgefertigte oder offene Schnittstellen. Unabhängig von den konkreten Funktionen würde ich bei der Recherche auf diese Eigenschaften achten, da sie Flexibilität für zukünftige Änderungen oder Erweiterungen bieten.
Oft sind verschiedene Abteilungen eines Unternehmens in den Entscheidungsprozess involviert. Wie kann man gewährleisten, dass die Bedürfnisse aller Stakeholder berücksichtigt werden, ohne dass der Prozess unnötig kompliziert wird?
Je nachdem wie viele Abteilungen und Personen mit der Lösung später arbeiten sollen, kann die gemeinsame Erstellung und Priorisierung eines Anforderungskatalogs und die Bewertung von Lösungen in der Gruppe mühsam werden. Dennoch lohnt sich die frühzeitige Einbindung der betroffenen Nutzergruppen. Unterschiedliche Meinungen und Präferenzen sind normal und sollten besser am Anfang geklärt werden. Auch hier kommt der Zielsetzung eine große Bedeutung zu: Sie stellt sicher, dass alle auf ein Ziel hinarbeiten und hilft, unterschiedliche Anforderungen hinsichtlich Zielerreichung zu bewerten.
In Ihrer Erfahrung: Gibt es bestimmte Branchen oder Unternehmensgrößen, für die der Auswahlprozess besonders herausfordernd ist? Wenn ja, worin liegen die größten Schwierigkeiten, und wie können diese überwunden werden?
Nach meiner Erfahrung gibt es weniger Unterschiede zwischen den Branchen als zwischen den Größenklassen der Unternehmen. Vor allem kleinere Unternehmen, die kein Personal für Digitalisierungsprojekte freistellen können oder denen das Know-how fehlt, tun sich bei der Softwareauswahl schwer. In diesen Unternehmen bindet das Tagesgeschäft viele Ressourcen. Umso wichtiger ist es, die Aufgaben auf mehrere Schultern zu verteilen und die Softwareauswahl im Team anzugehen. Je nach Umfang der Softwarelösung kann es sich lohnen, externe Unterstützung und Förderprogramme in Anspruch zu nehmen.
Der Auswahlprozess ist das eine – die Implementierung und Integration der neuen Software das andere. Haben Sie Empfehlungen, wie Unternehmen diese Übergangsphase möglichst reibungslos gestalten können?
Der Übergang von der Auswahl zur Einführung wird u.a. durch das Lastenheft erleichtert. Es bietet eine gute Grundlage für die Projektplanung. Sobald Anpassungen oder Eigenentwicklungen vorgenommen werden sollen, empfiehlt es sich, ein Pflichtenheft zu erstellen, in dem beschrieben wird, wie die Umsetzung erfolgen soll. Die Einführung einer Software bringt je nach Umfang mehr oder weniger große Veränderungen in der Arbeitsweise und den Prozessen mit sich. Dieser Veränderungsprozess ist ernst zu nehmen und die Betroffenen sind spätestens vor der Einführung einzubeziehen. Wenn diese bereits bei der Auswahl mitgewirkt haben, fördert dies in der Regel auch die Motivation und Akzeptanz bei der Einführung.
Wie schätzen Sie die Rolle von Künstlicher Intelligenz und Automatisierung im Softwareauswahlprozess ein? Werden diese Technologien in naher Zukunft einen bedeutenden Einfluss darauf haben, wie Unternehmen Entscheidungen treffen?
Künstliche Intelligenz kann bereits heute den Auswahlprozess unterstützen, indem sie z.B. für Vorschläge zu wichtigen Anforderungen oder für die Suche eingesetzt wird. Die Auswahlentscheidung sollte aber in jedem Fall von einem Menschen getroffen werden und nicht vollständig automatisiert erfolgen. Mit der Entwicklung von immer mehr KI-Tools und der Integration von KI in klassische Systeme wird KI zunehmend an Bedeutung gewinnen und die Prozesse unterstützen. D.h. sie wird in zukünftigen Softwareauswahlprozessen immer mehr gefragt sein.
Auch die Auswahl passender KI-Tools für den Einsatz im Arbeitsalltag ist nicht immer einfach – erfahren Sie mehr über praktische KI-Anwendungen in unserem Blogbeitrag.
Abschließend: Wenn Sie Unternehmen, die gerade auf der Suche nach einer neuen Softwarelösung sind, nur einen einzigen Rat geben dürften, welcher wäre das?
Suchen und wählen Sie Softwarelösungen nicht im Alleingang. Die Einbeziehung anderer hat fast nur positive Auswirkungen: Die Auswahl wird objektiver, der Aufwand geringer, die Akzeptanz im Unternehmen größer.
Vielen Dank für das Gespräch!
