Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue Vorgaben für elektronische Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. Während Unternehmen bereits E-Rechnungen empfangen können müssen, wird die Pflicht zur Ausstellung schrittweise eingeführt. Zum 1. Januar 2027 steht nun die nächste wichtige Stufe bevor: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen bei betroffenen B2B-Umsätzen grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Ab 2028 läuft auch die letzte allgemeine Übergangsregelung aus.
Was auf den ersten Blick nach einer bürokratischen Hürde klingt, kann für kleine und mittlere Unternehmen gleichzeitig eine Chance sein: Der Wechsel zur E-Rechnung bietet die Möglichkeit, Rechnungsprozesse stärker zu digitalisieren, manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren und Fehler zu vermeiden.
Wer bislang von den Übergangsregelungen Gebrauch gemacht hat, sollte deshalb spätestens jetzt prüfen, wann die Ausstellungspflicht für das eigene Unternehmen greift und ob Software, Prozesse und Mitarbeitende darauf vorbereitet sind.
Was ist die E-Rechnung?
Die E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung in einem strukturierten Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine per E-Mail versandte klassische PDF-Rechnung gilt dabei nicht als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes, sondern als „sonstige Rechnung“.
Zu den in Deutschland verbreiteten Formaten zählen beispielsweise XRechnung und ZUGFeRD. Allerdings schreibt das Gesetz nicht ausschließlich diese beiden Formate vor. Auch andere Formate können verwendet werden, sofern sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Als wichtiger technischer Bezugspunkt dient dabei die europäische Norm EN 16931.
Bei einer E-Rechnung können die Rechnungsdaten direkt elektronisch weiterverarbeitet werden. Dadurch lassen sich Medienbrüche vermeiden und einzelne Arbeitsschritte – von der Rechnungsprüfung bis zur Verbuchung – automatisieren.
Vorteile der E-Rechnung:
- Automatisierung: Prozesse können schneller und mit weniger manuellen Eingriffen ablaufen.
- Kostenreduktion: Aufwände etwa für Druck, Porto oder manuelle Datenerfassung können sinken.
- Umweltfreundlichkeit: Der Papierverbrauch kann reduziert werden.
- Transparenz: Digitale Prozesse erleichtern die Nachvollziehbarkeit von Rechnungen.
- Verbesserte Liquiditätssteuerung: Eine schnellere Bearbeitung kann dazu beitragen, Zahlungsfristen besser einzuhalten und Skonti zu nutzen.
- Dezentrale Rechnungsbearbeitung: Digitale Prozesse ermöglichen die Bearbeitung von Rechnungen unabhängig vom Arbeitsort.
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So funktioniert die E-Rechnung
Die Einführung der E-Rechnung führt zu einem durchgehend digitalen Rechnungsprozess. Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten Format (z.B. ZUGFeRD oder XRechnung) erstellt, das maschinenlesbar ist. Sobald die Rechnung vom Absender generiert wurde, wird sie über ein sicheres Netzwerk oder Plattformen an den Empfänger übermittelt. Dabei können ganzheitliche ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) die Daten direkt verarbeiten. Die Empfänger erhalten eine E-Rechnung, die sofort ins Buchhaltungssystem integriert wird. Dadurch sind alle Rechnungsdaten überprüfbar, und nach entsprechender Genehmigung kann der Zahlungsprozess automatisch gestartet werden.
Übertragungswege der E-Rechnung:
- Direkte Integration zwischen den ERP-Systemen beider Parteien.
- Nutzung von zentralen Rechnungsportalen oder Netzwerken wie dem Peppol-Netzwerk, das von Regierungen und privaten Anbietern betrieben wird.
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Praktische Vorteile für den Mittelstand
Für mittelständische Unternehmen bietet die Einführung der E-Rechnung erhebliche Vorteile:
- Automatisierung und Effizienzsteigerung: Die Durchlaufzeiten von Rechnungen verkürzen sich erheblich, was pünktlichere Zahlungen und eine bessere Liquiditätsplanung zur Folge hat.
- Kosteneinsparungen: Durch den Wegfall von Papier, Druck, Porto und Lagerung sinken die Kosten erheblich.
- Fehlerminimierung: Durch die Standardisierung von Rechnungsformaten sinkt die Fehlerquote bei der Bearbeitung.
- Verbesserte Dokumentation: Die elektronische Speicherung von Rechnungen ermöglicht eine einfachere Verwaltung und eine schnellere Archivierung.
- Einhaltung steuerlicher Vorschriften: Die Automatisierung erleichtert die Einhaltung der steuerlichen Vorgaben, was die Prozesse sicherer und transparenter macht.
- Echtzeitzugriff auf Daten: Integrierte Reporting-Tools bieten dem Management einen Echtzeitzugriff auf alle Rechnungen, was eine bessere Übersicht ermöglicht und die Identifikation von Engpässen erleichtert.
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Rechtliche Anforderungen und Übergangsfristen
Empfangspflicht gilt bereits seit 2025
Unabhängig von den Übergangsfristen für die Ausstellung müssen inländische Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dafür ist steuerrechtlich grundsätzlich kein aufwendiges Rechnungsportal erforderlich. Auch ein E-Mail-Postfach kann für den Empfang ausreichen.
Anders als bei einer normalen elektronischen Rechnung, beispielsweise einer PDF-Datei, ist für den Empfang einer E-Rechnung keine Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Unternehmen können die Annahme einer E-Rechnung bei einem von der gesetzlichen Regelung erfassten Umsatz daher nicht allein mit dem Hinweis ablehnen, dass sie ein anderes Rechnungsformat bevorzugen.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen – und wer nicht?
Die E-Rechnungspflicht gilt nicht pauschal für jede Rechnung. Sie betrifft grundsätzlich bestimmte steuerbare Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Private Endverbraucherinnen und Endverbraucher sind von diesen Regelungen nicht betroffen.
Ausnahmen bestehen unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Auch Rechnungen über bestimmte steuerfreie Leistungen fallen nicht unter die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung.
Eine Besonderheit gilt außerdem für Kleinunternehmer: Sie sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. E-Rechnungen empfangen können müssen sie dennoch. Sie können selbst aber beispielsweise weiterhin Rechnungen auf Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – als PDF ausstellen.
E-Rechnung 2027: Für viele mittelständische Unternehmen endet die Übergangsfrist
Zum 1. Januar 2027 erreicht die Einführung der E-Rechnung die nächste wichtige Stufe. Bis zum 31. Dezember 2026 können Rechnungsaussteller grundsätzlich noch statt einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung verwenden. Papierrechnungen sind während dieser Übergangszeit weiterhin möglich; andere elektronische Formate wie PDF benötigen grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers.
Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Unternehmen noch Papierrechnungen ausstellen. Auch andere elektronische Formate wie PDF sind weiterhin erlaubt, jedoch nur mit Einwilligung des Empfängers.
Ab dem 1. Januar 2027 hängt die weitere Übergangsfrist vom Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr ab:
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen für betroffene Umsätze zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen.
- Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro dürfen noch bis zum 31. Dezember 2027 von der Übergangsregelung Gebrauch machen.
- Ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung bei den betroffenen inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich unabhängig von dieser Umsatzgrenze verpflichtend.
Für mittelständische Unternehmen, die die Grenze von 800.000 Euro überschreiten, bleibt damit nur noch wenig Zeit, um die notwendigen technischen und organisatorischen Voraussetzungen zu schaffen.
Tipp: Sie wollen wissen, ob für Ihr Unternehmen die Übergangsfrist greift? Das Mittelstand-Digital Zentrum Chemnitz hat eine ausführliche Zusammenfassung der Übergangsregelungen zur elektronischen Rechnung bis 2028 erarbeitet.
Zudem müssen alle Rechnungen den EU-Standards der CEN-Norm EN 16931 entsprechen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Die Einhaltung dieser Standards ist wichtig, um die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung sicherzustellen.
Was Unternehmen bei E-Rechnungen zusätzlich beachten sollten
Mit der praktischen Einführung der E-Rechnung sind inzwischen einige Detailfragen geklärt worden, die Unternehmen bei ihren Prozessen berücksichtigen sollten.
Validierung: Nicht jede XML-Datei ist automatisch eine ordnungsgemäße E-Rechnung. Weist eine Datei Formatfehler auf und erfüllt sie dadurch die Anforderungen an das strukturierte elektronische Format nicht, kann sie lediglich als sonstige Rechnung gelten. Unternehmen sollten deshalb prüfen, ob ihre eingesetzte Software E-Rechnungen korrekt erzeugt beziehungsweise validieren kann.
Berichtigungen: Muss eine E-Rechnung berichtigt werden, ist grundsätzlich auch für die Rechnungsberichtigung eine E-Rechnung zu verwenden. Während der gesetzlichen Übergangsfristen gelten entsprechende Erleichterungen.
Anhänge: Ergänzende Unterlagen können einer E-Rechnung beigefügt werden. Das kann beispielsweise bei umfangreichen Leistungsbeschreibungen oder anderen zusätzlichen Dokumenten relevant sein.
Verträge als Rechnungen: Auch Verträge können unter bestimmten Voraussetzungen als Rechnung gelten. Besteht für den betreffenden Umsatz eine E-Rechnungspflicht, müssen deshalb auch hier die Anforderungen an eine E-Rechnung berücksichtigt werden.
Wichtige Aspekte zur Archivierung:
- Unternehmen müssen sicherstellen, dass E-Rechnungen maschinenlesbar und unveränderlich gespeichert werden.
- Es gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren.
- Revisionssichere Archivierungssysteme müssen strenge Sicherheitsanforderungen wie Verschlüsselung und regelmäßige Backups erfüllen.
Leitfaden zur Archivierung von E-Rechnungen: In diesem Beitrag finden Sie praktische Tipps und Software zur rechtssicheren Archivierung von E-Rechnungen.
Checkliste zur Einführung der E-Rechnung
E-Rechnungs-Check: Ist Ihr Unternehmen bereit für 2027?
1. Betroffenheit prüfen
- Gesamtumsatz des Unternehmens aus dem Jahr 2026 prüfen: Liegt dieser über 800.000 Euro?
- Prüfen, welche eigenen Umsätze unter die E-Rechnungspflicht fallen.
- Ausnahmen und Sonderfälle identifizieren.
- Prüfen, ob für einzelne Geschäftspartner besondere Anforderungen bestehen.
2. Technische Voraussetzungen schaffen
- Prüfen, ob Buchhaltungs- beziehungsweise ERP-System E-Rechnungen empfangen, lesen und verarbeiten kann.
- Sicherstellen, dass ab 2027 – sofern erforderlich – auch gesetzeskonforme E-Rechnungen erstellt werden können.
- Geeignete Formate und Übertragungswege festlegen.
- Zentrale E-Mail-Adresse für Rechnungen einrichten, beispielsweise „rechnungen@unternehmenabc.de“.
- Validierung der erzeugten und empfangenen E-Rechnungen berücksichtigen.
- IT-Sicherheit gewährleisten.
3. Prozesse überprüfen
- Abläufe für Rechnungseingang, Prüfung, Freigabe und Archivierung überprüfen.
- Festlegen, wie mit fehlerhaften E-Rechnungen umgegangen wird.
- Prozess für Rechnungskorrekturen und Stornierungen definieren.
- Schnittstellen zwischen Buchhaltung, ERP, Dokumentenmanagement und gegebenenfalls weiteren Systemen prüfen.
- Verantwortlichkeiten festlegen.
4. Archivierung anpassen
- Sicherstellen, dass der strukturierte Datensatz einer E-Rechnung im ursprünglichen Format aufbewahrt wird.
- Aufbewahrungsfristen berücksichtigen.
- Zugriffsrechte, Datensicherung und Dokumentation der Prozesse überprüfen.
5. Geschäftspartner und Dienstleister einbeziehen
- Kontakt zu Softwareanbietern und Steuerkanzlei aufnehmen.
- Mit wichtigen Kunden und Lieferanten Übermittlungswege abstimmen.
- Prüfen, ob bestehende Verträge oder Vereinbarungen zum Rechnungsaustausch angepasst werden müssen.
6. Mitarbeitende vorbereiten
- Mitarbeitende aus Buchhaltung, Einkauf und weiteren betroffenen Bereichen frühzeitig einbeziehen.
- Schulungen zur eingesetzten Software und zu den neuen Prozessen durchführen.
- Zuständigkeiten für technische oder inhaltlich fehlerhafte Rechnungen festlegen.
E-Rechnung und Meldesystem: Nicht dasselbe
Die E-Rechnungspflicht sollte nicht mit einem elektronischen Umsatzsteuer-Meldesystem gleichgesetzt werden. Mit der derzeitigen E-Rechnungspflicht ist keine automatische Echtzeitübermittlung jeder B2B-Rechnung an die deutsche Finanzverwaltung verbunden. Die E-Rechnung schafft jedoch eine wichtige Grundlage für die weitere Digitalisierung des Umsatzsteuerwesens.
Auch auf europäischer Ebene entwickeln sich die Vorgaben zur digitalen Umsatzsteuer weiter. Unternehmen sollten diese Entwicklung im Blick behalten, müssen die Einführung der E-Rechnung aber zunächst von künftigen Meldepflichten unterscheiden.
Fazit: 2027 rückt die E-Rechnung für den Mittelstand noch stärker in den Fokus
Die E-Rechnung ist längst kein Zukunftsthema mehr: Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, und zum 1. Januar 2027 endet für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro eine zentrale Übergangsfrist. Spätestens jetzt sollten betroffene Unternehmen deshalb prüfen, ob ihre Systeme und Prozesse für die Ausstellung von E-Rechnungen vorbereitet sind.
Die Umstellung bietet gleichzeitig die Gelegenheit, bestehende Rechnungsprozesse zu hinterfragen und stärker zu digitalisieren. Automatisierte Verarbeitung, weniger manuelle Dateneingaben und klar definierte digitale Workflows können dazu beitragen, den Aufwand im Rechnungswesen langfristig zu reduzieren.
Wer die verbleibende Zeit nutzt, um Software, Prozesse, Archivierung und Mitarbeitende vorzubereiten, schafft damit nicht nur die Voraussetzungen für die kommenden gesetzlichen Anforderungen, sondern kann die E-Rechnung zugleich als Ausgangspunkt für die weitere Digitalisierung des Rechnungswesens nutzen.
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Text: Alexander Krug
