Besonders kleine und mittlere Unternehmen (KMU) profitieren von effizienten digitalen Lösungen, um ihre Prozesse zu optimieren. Ein herausragendes Beispiel hierfür ist das Digitalisierungsprojekt des traditionsreichen Unternehmens Bäcker Wahn im Spreewald, das auf eine über 60-jährige Geschichte zurückblicken kann.
Projektziele und Ergebnisse
Im Rahmen des Projekts wurden die Prozesse in den Bereichen „Vertrieb“, „Personalverwaltung“ und „Finanzen, Buchhaltung und Controlling“ durch die Entwicklung eines Prototyps optimiert. Das Hauptziel war die Erhöhung der Effizienz und die Minimierung von Fehlern durch vollständig digitale Zeiterfassung und Personalplanung. Mit einer Lösung, die als Standardprodukt erhältlich ist und nur geringfügig an die spezifischen Bedürfnisse angepasst werden musste, konnten die Projektziele erfolgreich erreicht werden.
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Zu den Top-Erkenntnissen des Projekts gehörten:
– Die Einführung eines Tools zur digitalen Zeiterfassung und Personalplanung, das Fehler minimiert und Kontrollprozesse vereinfacht.
– Die Bereitstellung digitaler Personalakten, die es den Mitarbeitern ermöglichen, persönliche Daten selbstständig zu aktualisieren.
– Die Etablierung einfacher und intuitiver Prozesse, die Änderungen wie Krankmeldungen und Diensttausch unkompliziert machen.
Veränderungsmanagement: Der Schlüssel zum Erfolg
Eine der größten Herausforderungen bei der Einführung digitaler Lösungen ist das Change Management. Bei Bäcker Wahn wurde großer Wert darauf gelegt, die Belegschaft frühzeitig in den Veränderungsprozess einzubinden und Schulungen anzubieten. Dies half, Widerstände zu minimieren und die Akzeptanz der neuen Systeme zu erhöhen. Ein gut geplantes Change Management stellt sicher, dass die Mitarbeiter die Vorteile der Digitalisierung verstehen und sich aktiv daran beteiligen.
Philipp Fumfahr, der Geschäftsführer von Bäcker Wahn, betonte: „Das Projekt hat dazu beigetragen, dass unser Unternehmen für die Zukunft gerüstet ist. Unsere Erwartungen wurden erfüllt, und wir sind mit den Ergebnissen sehr zufrieden.“
Digitale Transformation im Handwerk
Bäcker Wahn, mit Hauptsitz in Vetschau und weiteren Filialen in Lübbenau und Cottbus, beschäftigt rund 50 Mitarbeiter und erzielt einen Jahresumsatz von 10 bis 50 Millionen Euro. Die Personalplanung wurde bisher über verschiedene Kanäle wie Papier, Telefon und WhatsApp abgewickelt, was zeitaufwändig und fehleranfällig war. Mit der Einführung digitaler Lösungen konnten diese Prozesse erheblich vereinfacht und effizienter gestaltet werden.
Methodik und Werkzeuge
Die Umsetzung des Projekts erfolgte durch eine Kombination verschiedener Methoden, darunter Nutzwertanalyse, Brainstorming und Erlebnisinterviews. Nach sorgfältiger Prüfung und Auswahl geeigneter Softwarelösungen wie „Frag Paul“, „HeavenHR“ und „shiftbase“ wurde eine passende Lösung für die Personalabrechnung und Zeiterfassung implementiert. Langfristig ist eine Vernetzung der Systeme geplant, um ein ganzheitliches digitales Personalmanagement zu gewährleisten.
Fazit
Das Digitalisierungsprojekt bei Bäcker Wahn zeigt eindrucksvoll, wie auch traditionelle Handwerksbetriebe durch den Einsatz moderner Technologien ihre Prozesse optimieren und für die Zukunft rüsten können. Die erfolgreiche Umsetzung und die positive Resonanz der Mitarbeiter unterstreichen die Bedeutung eines durchdachten Change Managements bei der Einführung neuer digitaler Lösungen.
Um neue Prozesse erfolgreich im Unternehmen zu implementieren, sind verschiedene Gestaltungsansätze für das Change Management erforderlich, darunter die Einbeziehung des Personals, klare Kommunikation und Transparenz, agile Methoden und Flexibilität.
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