Ab dem 1. Januar 2025 gilt für Unternehmen die sogenannte Empfangspflicht für elektronische Rechnungsformate. Das bedeutet, dass jedes Unternehmen dazu verpflichtet ist, eine erhaltene E-Rechnung zu akzeptieren.
Welche E-Rechnungen müssen Unternehmen akzeptieren?
Wichtig zu wissen: Unternehmen dürfen ab 2025 E-Rechnungen nicht mehr ablehnen, wie es bisher oft der Fall bei Rechnungen im PDF-Format war. Hier bestand für viele Unternehmen die Möglichkeit, Rechnungen, die nicht in einem gewünschten Format vorlagen, zurückzuweisen oder alternative Formate zu verlangen. Das fällt künftig weg. Jedes Unternehmen muss technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Aber: Die elektronische Rechnung muss nur akzeptiert werden, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format übermittelt wird, das automatisch weiterverarbeitet werden kann. Beispiele hierfür sind ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) oder XRechnung, die als gängigste XML-basierte Formate gelten. Diese Formate ermöglichen eine direkte Integration in Buchhaltungssysteme, ohne dass manuelle Eingaben notwendig sind.
Tipp: In unserem Artikel finden Sie genauere Informationen dazu, welche rechtlichen Anforderungen eine E-Rechnung erfüllen muss sowie eine praktische Checkliste zur Einführung der E-Rechnung.
Buchhaltungssoftware zur Verarbeitung von E-Rechnungen
Viele Buchhaltungsprogramme bieten bereits standardmäßig E-Rechnungs-Funktionen oder ermöglichen diese als Zusatzmodul. Beispielsweise Lexoffice und sevDesk sind bekannt dafür, dass sie die Anforderungen kleiner und mittlerer Unternehmen abdecken und Optionen für die E-Rechnung bieten, die in Deutschland bald verpflichtend wird. Beide Tools unterstützen sowohl das ZUGFeRD- als auch das X-Rechnungsformat.
Auch das bekannte Programm DATEV bietet Optionen zur Erstellung von E-Rechnungen.
E-Rechnung mit DATEV: Funktionen und Kosten
DATEV gehört zu den am weitesten verbreiteten Softwarelösungen für Buchhaltung und Steuerberatung in Deutschland, insbesondere bei kleinen und mittleren Unternehmen. DATEV hat bereits vor einigen Jahren die Unterstützung von E-Rechnungen eingeführt. Das Format der XRechnung kann direkt verarbeitet werden, und auch das ZUGFeRD-Format wird unterstützt. Für Nutzende bedeutet das, dass sie in ihren bestehenden DATEV-Workflows E-Rechnungen integrieren können. Die Lösung umfasst sowohl die Erstellung als auch den Empfang solcher Rechnungen, und kann sie auch automatisch in die Buchhaltung importieren.
Die DATEV E-Rechnungsplattform bietet als eigenständiges Tool die Möglichkeit, E-Rechnungen kostenfrei zu empfangen und zu versenden (ab dem Jahreswechsel 2024/25). Um die Plattform nutzen zu können, muss ein entsprechendes DATEV-Konto angelegt werden. Für die Weiterverarbeitung / Archivierung der Eingangsrechnungen benötigen Sie kostenpflichtige Zusatzdienste wie z. B. DATEV Unternehmen online.
Kosten:
- Bei DATEV entstehen laut eigenen Angaben keine zusätzlichen Kosten für die reine E-Rechnungsfunktion. Die weiterführende Buchhaltungslösung kann je nach Modulpaket für Unternehmen jedoch zwischen 11 Euro und über 100 Euro pro Monat kosten.
Darüber hinaus gibt es verschiedene Module, die individuell kombinierbar sind, um den jeweiligen Bedürfnissen der Unternehmen gerecht zu werden.
E-Rechnung in der Sage Business Cloud und Lexware
Auch Sage Business Cloud und Lexware sind zwei beliebte Buchhaltungssoftwarelösungen für kleine und mittlere Unternehmen. Sage Business Cloud ermöglicht eine cloudbasierte Buchhaltung mit Funktionen wie Rechnungsstellung, Finanzmanagement und E-Rechnungs-Support. Die Preise starten bei ca. 10 Euro/Monat.
Lexware hingegen bietet neben Buchhaltung auch Funktionen wie Lohnabrechnung und Warenwirtschaft, inklusive Unterstützung für E-Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnungs-Format. Preise beginnen bei etwa 15,90 Euro/Monat für die Basisversion.
Kostenfreie Tools zur Erstellung von E-Rechnungen
Kostenfrei E-Rechnung erstellen mit PDF24
Mit dem Tool PDF 24 können Sie nicht nur PDF-Dateien, sondern auch echte E-Rechnungen im ZUGFerD oder XRechnung Format erstellen. Das Tool bietet eine einfache Bedienungsoberfläche und kann kostenlos heruntergeladen oder im Browser genutzt werden. Es ist eine gute Lösung für kleinere Unternehmen oder Freiberufler, die nur ab und zu eine E-Rechnungen erstellen müssen.
Sie können die fertigen E-Rechnungen kostenlos herunterladen und später als Vorlage wiederverwenden. Laden Sie dazu einfach eine bereits erstellte Rechnung für Ihre Kundschaft hoch und aktualisieren Sie nur die relevanten Felder – ohne alles neu eingeben zu müssen. Für das Erstellen Ihrer E-Rechnung fallen keine Kosten an.
E-Rechnung mit WISO MeinBüro erstellen
WISO MeinBüro ist eine umfassende Büro- und Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler. Sie bietet Funktionen wie Rechnungserstellung, Kunden- und Lieferantenverwaltung, Lagerbestandsführung und Mahnwesen. Zudem unterstützt sie die Finanzbuchhaltung und Steuererklärung durch automatisierte Prozesse und direkte Anbindung an das Online-Banking.
Mit dem Rechnungsmodul von WISO MeinBüro können Sie E-Rechnungen im XRechnungs-Format kostenfrei erstellen und erhaltene E-Rechnungen auslesen. Für weitere Funktionen oder Formate (ZUGFerD) fallen monatliche Abogebühren an.
WISO mein Büro ist insgesamt etwas nutzungsfreundlicher als PDF24, außerdem ist es hier beispielsweise möglich, feste Kunden anzulegen.
E-Rechnung mit Accountable
Accountable ist ebenfalls ein Buchhaltungstool, das sich speziell an Freiberufler und Selbstständige richtet. Es vereinfacht den Prozess der Verwaltung von Steuern und Finanzen, indem es Funktionen wie die Rechnungserstellung, Umsatzsteuerberichterstattung, Ausgabenerfassung und die automatische Berechnung von Steuerabgaben anbietet.
In der kostenfreien Version bietet das Tool die Möglichkeit, E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden (ohne Begrenzung).
E-Rechnungen kostenlos auslesen
Keine Ahnung, was da steht? Damit sind Sie nicht allein, denn E-Rechnungen im XRechnung-Format sind in XML codiert, was bedeutet, dass ihre Inhalte nicht ohne weiteres mit bloßem Auge gelesen werden können. Ein entsprechender Viewer ermöglicht es, diese Rechnungen visuell darzustellen und die Informationen einfach auszulesen und zu überprüfen.
Der Quba Viewer ist ein Open-Source-Tool, das speziell zur Anzeige und Verarbeitung von XRechnung– und ZUGFeRD-E-Rechnungen entwickelt wurde. Es ermöglicht Nutzenden, die Inhalte dieser Rechnungen einfach zu visualisieren und zu überprüfen. Die Plattform bietet eine benutzungsfreundliche Oberfläche, um Rechnungen hochzuladen und darzustellen.
Gut zu wissen: Eine ZUGFeRD-Rechnung kann wie ein PDF bloßem Auge am Bildschirm gelesen und geprüft werden, eine XRechnung nicht.
Der Vorteil der ZUGFeRD-Rechnung liegt darin, dass sie ein hybrides Format ist: Sie kombiniert ein PDF-Dokument mit maschinenlesbaren XML-Daten. Dadurch kann die Rechnung sowohl automatisiert verarbeitet werden als auch am Bildschirm gelesen und geprüft werden. Das erleichtert den Austausch, da Geschäftspartner ohne spezielle Software die PDF-Datei wie eine herkömmliche Rechnung lesen können, während die XML-Daten eine nahtlose Integration in digitale Buchhaltungs- und ERP-Systeme ermöglichen.
Vorteile der E-Rechnung für Unternehmen
Falls Sie noch keine einheitliche Software für Ihre Buchhaltung nutzen, bietet die Umstellung auf die E-Rechnung eine gute Gelegenheit, diesen Schritt zu gehen.
Viele Softwarelösungen bieten nicht nur gesetzeskonforme Rechnungsformate, sondern auch umfassende Funktionen wie Sammelrechnungen, Mahnwesen, Lagerbestandsführung, Zahlungserinnerungen und Auftragsbestätigungen. Diese digitalen Tools vereinfachen administrative Prozesse, reduzieren Fehler, automatisieren wiederkehrende Aufgaben und sorgen für eine effizientere Buchhaltung, was letztlich Zeit und Kosten spart.
Für Freiberufler, die nur hin und wieder Rechnungen schreiben, sind die kostenfreien Basis-Tools wie PDF24 oder die WISO MeinBüro eine gute Möglichkeit, den neuen Gesetzesvorgaben gerecht zu werden.
Sicherheit und Compliance: Da Rechnungen sensible Informationen enthalten, sollte die Software oder Plattform hohe Sicherheitsstandards einhalten und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Text: Christel Schmuck
