Ab dem 1. Januar 2025 gilt für Unternehmen die sogenannte Empfangspflicht für elektronische Rechnungsformate. Das bedeutet, dass jedes Unternehmen dazu verpflichtet ist, eine erhaltene E-Rechnung (also eine Rechnung im elektronischen Format mit strukturierten Daten) zu akzeptieren.
Wichtig: Während einige der vorgestellten Tools kostenfrei nutzbar sind um E-Rechnungen zu erstellen, fallen bei vielen Lösungen für weiterführende Funktionen wie die Archivierung oder die Integration in bestehende Systeme Kosten an. Lesen Sie weiter, um die beste Lösung für Ihre Bedürfnisse zu finden und sicherzustellen, dass Sie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
Inhalt:
- Übersicht kostenfreie E-Rechnungs-Tools
- Buchhaltungssoftware zur Verarbeitung von E-Rechnungen
- PDF in eine E-Rechnung Umwandeln
- E-Rechnung drucken
- E-Rechnung archivieren
Welche E-Rechnungen müssen Unternehmen akzeptieren?
Wichtig zu wissen: Unternehmen dürfen ab 2025 E-Rechnungen nicht mehr ablehnen, wie es bisher oft der Fall bei Rechnungen im PDF-Format war. Bisher bestand für viele Unternehmen die Möglichkeit, Rechnungen, die nicht in einem gewünschten Format vorlagen, zurückzuweisen oder alternative Formate zu verlangen.
Das fällt künftig weg. Jedes Unternehmen muss technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Aber: Die elektronische Rechnung muss nur akzeptiert werden, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format übermittelt wird, das automatisch weiterverarbeitet werden kann. Beispiele hierfür sind ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) oder XRechnung, die als gängigste XML-basierte Formate gelten. Diese Formate ermöglichen eine direkte Integration in Buchhaltungssysteme, ohne dass manuelle Eingaben notwendig sind.
Tipp: In unserem Artikel finden Sie genauere Informationen dazu, welche rechtlichen Anforderungen eine E-Rechnung erfüllen muss sowie eine praktische Checkliste zur Einführung der E-Rechnung.
Formate XRechnung und ZUGFeRD: Die wichtigsten Unterschiede
Die XRechnung ist ein maschinenlesbares XML-Format, das speziell für die automatisierte Verarbeitung entwickelt wurde und vor allem in der öffentlichen Verwaltung Pflicht ist. Sie enthält alle Daten strukturiert, ist aber nicht visuell lesbar.
Das ZUGFeRD-Format kombiniert hingegen eine lesbare PDF-Datei mit den im Hintergrund eingebetteten XML-Daten. Dadurch ist es sowohl für Menschen als auch für Maschinen geeignet und wird häufig im geschäftlichen Umfeld genutzt.
Wichtig: Ein einfaches PDF ohne diese XML-Daten ist keine E-Rechnung!
Sowohl X-Rechnung als auch das ZUGFeRD-Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen an E-Rechnungen in Deutschland.
Kostenfreie Tools zur Erstellung von E-Rechnungen
Übersicht: Vergleich kostenfreier Tools zur Erstellung von E-Rechnungen
Zur besseren Übersicht haben wir in dieser Tabelle Tools verglichen, mit denen Sie E-Rechnungen kostenfrei erstellen können. Die beliebten Tools PDF24 und WISO werden wir im Text weiter unten noch näher erläutern.
| Anbieter | Funktionsumfang (kostenfreie Version) | Weitere Funktionen kostenpflichtig |
|---|---|---|
| accountable.de | – Rechnungen & E-Rechnungen unbegrenzt erstellen und versenden – Verbindung mit einem Bankkonto möglich -Kostenlose Smartphone App | Ja, ab ca. 12 € pro Monat z. B. erstellen betrieblicher Steuererklärungen für Kleinunternehmer u.v.m. |
| b2brouter.net | – Unbegrenzter Versand von elektronischen Rechnungen – Rechnungsversand über Peppol – Kundenverwaltung (bis 10 Kunden) – Speicherung der Rechnungen für 3 Monate | Ja, startet ab ca. 10 € pro Monat z. B. Aufbewahrung von Rechnungen, unbegrenzter Versand von internationalen e-Rechnungen, Anhängen von Dokumenten an gesendete Rechnungen u.v.m. |
| PDF24 | – E-Rechnungen erstellen im XML- und ZUGFErD-Format – Wichtig: Kein weitere Funktionen zur Rechnungserstellung | Nein. |
| WISO Mein Büro Rechnungen | – E-Rechnungen im XML-Format erstellen – E-Rechnungen auslesen | Ja, ab ca. 10€ pro Monat. z. B. Übersicht offener Posten, Ausgangsrechnungen archivieren, DATEV-Schnittstelle, Steuerberaterexport, Steuerberaterzugang, Online Kundenportal u.v.m. |
| xrechnung-erstellen.com | – E-Rechnung im XML-Format erstellen mit kostenfreier Registrierung bis zu einem Rechnungsbetrag von 1000 € | Ja, ca. 10 € pro Monat. z. B. Unbegrenzte Rechnungsbeträge, XRechnung aus PDF mit KI erstellen. |
| sevdesk.de | – einfacher Online-Generator zur Erstellung von E-Rechnungen im Format ZUGFeRD und XRechnung | Ja, ab ca. 5 € pro Monat z. B. Individuelles Briefpapier und Logo, Übersicht über offene Rechnungen, Zahlungserinnerungen, DATEV- / ADDISON Schnittstelle u.v.m. |
Wichtiger Hinweis: Auch E-Rechnungen müssen in Deutschland 10 Jahre lang aufbewahrt werden – das ist gesetzlich vorgeschrieben. Einfach auf dem PC speichern oder ausdrucken reicht nicht aus. >Weitere Infos dazu
Kostenfrei E-Rechnung erstellen mit PDF24
Mit dem Tool PDF 24 können Sie nicht nur PDF-Dateien, sondern auch echte E-Rechnungen im ZUGFerD oder XRechnung Format erstellen. Das Tool bietet eine einfache Bedienungsoberfläche und kann kostenlos heruntergeladen oder im Browser genutzt werden. Es ist eine gute Lösung für kleinere Unternehmen oder Freiberufler, die nur ab und zu eine E-Rechnungen erstellen müssen.
Sie können die fertigen E-Rechnungen kostenlos herunterladen und später als Vorlage wiederverwenden. Laden Sie dazu einfach eine bereits erstellte Rechnung für Ihre Kundschaft hoch und aktualisieren Sie nur die relevanten Felder – ohne alles neu eingeben zu müssen. Für das Erstellen Ihrer E-Rechnung fallen keine Kosten an.
E-Rechnung mit WISO MeinBüro erstellen
WISO MeinBüro ist eine umfassende Büro- und Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler. Sie bietet Funktionen wie Rechnungserstellung, Kunden- und Lieferantenverwaltung, Lagerbestandsführung und Mahnwesen. Zudem unterstützt sie die Finanzbuchhaltung und Steuererklärung durch automatisierte Prozesse und direkte Anbindung an das Online-Banking.
Mit dem Rechnungsmodul von WISO MeinBüro können Sie E-Rechnungen im XRechnungs-Format kostenfrei erstellen und erhaltene E-Rechnungen auslesen. Für weitere Funktionen oder Formate (ZUGFerD) fallen monatliche Abogebühren an.
WISO mein Büro ist insgesamt etwas nutzungsfreundlicher als PDF24, außerdem ist es hier beispielsweise möglich, feste Kunden anzulegen.
E-Rechnungen kostenlos auslesen
Keine Ahnung, was da steht? Damit sind Sie nicht allein, denn E-Rechnungen im XRechnung-Format sind in XML codiert, was bedeutet, dass ihre Inhalte nicht ohne weiteres mit bloßem Auge gelesen werden können. Ein entsprechender Viewer ermöglicht es, diese Rechnungen visuell darzustellen und die Informationen einfach auszulesen und zu überprüfen.
Der Quba Viewer ist ein Open-Source-Tool, das speziell zur Anzeige und Verarbeitung von XRechnung– und ZUGFeRD-E-Rechnungen entwickelt wurde. Es ermöglicht Nutzenden, die Inhalte dieser Rechnungen einfach zu visualisieren und zu überprüfen. Die Plattform bietet eine benutzungsfreundliche Oberfläche, um Rechnungen hochzuladen und darzustellen.
Nachteile kostenfreier E-Rechnungs-Software: Wichtige Aspekte
Die Nutzung kostenfreier E-Rechnungs-Software kann zunächst attraktiv erscheinen, jedoch gibt es einige Einschränkungen, die im geschäftlichen Alltag beachtet werden sollten. Häufig fehlen branchenspezifische Anpassungen und die Flexibilität bei der Gestaltung von Rechnungen, was die Software für Unternehmen mit speziellen Anforderungen weniger geeignet macht.
Ein weiterer Aspekt ist die fehlende Automatisierung wichtiger Prozesse, wie etwa der Berechnung von Steuersätzen oder der Erstellung von Mahnungen, was zusätzlichen manuellen Aufwand verursacht. Zudem bieten kostenfreie Lösungen oft keine ausreichenden Sicherheitsfunktionen, wie eine GoBD-konforme Archivierung oder die Möglichkeit, Rechnungen über zertifizierte Netzwerke wie PEPPOL zu versenden.
Langfristig können sich bei wachsendem Geschäftsvolumen und steigenden Anforderungen an Compliance und Automatisierung zusätzliche Kosten und Zeitaufwand ergeben, die die initialen Vorteile der kostenfreien Software relativieren können.
Buchhaltungssoftware zur Verarbeitung von E-Rechnungen
Viele Buchhaltungsprogramme bieten bereits standardmäßig E-Rechnungs-Funktionen oder ermöglichen diese als Zusatzmodul. Beispielsweise Lexoffice und sevDesk sind bekannt dafür, dass sie die Anforderungen kleiner und mittlerer Unternehmen abdecken und Optionen für die E-Rechnung bieten, die in Deutschland bald verpflichtend wird. Beide Tools unterstützen sowohl das ZUGFeRD- als auch das X-Rechnungsformat.
Auch das bekannte Programm DATEV bietet Optionen zur Erstellung von E-Rechnungen.
E-Rechnung mit DATEV: Funktionen und Kosten
DATEV gehört zu den am weitesten verbreiteten Softwarelösungen für Buchhaltung und Steuerberatung in Deutschland, insbesondere bei kleinen und mittleren Unternehmen. DATEV hat bereits vor einigen Jahren die Unterstützung von E-Rechnungen eingeführt. Das Format der XRechnung kann direkt verarbeitet werden, und auch das ZUGFeRD-Format wird unterstützt. Für Nutzende bedeutet das, dass sie in ihren bestehenden DATEV-Workflows E-Rechnungen integrieren können. Die Lösung umfasst sowohl die Erstellung als auch den Empfang solcher Rechnungen, und kann sie auch automatisch in die Buchhaltung importieren.
Die DATEV E-Rechnungsplattform bietet als eigenständiges Tool die Möglichkeit, E-Rechnungen kostenfrei zu empfangen und zu versenden (ab dem Jahreswechsel 2024/25). Um die Plattform nutzen zu können, muss ein entsprechendes DATEV-Konto angelegt werden. Für die Weiterverarbeitung / Archivierung der Eingangsrechnungen benötigen Sie kostenpflichtige Zusatzdienste wie z. B. DATEV Unternehmen online.
Kosten:
- Bei DATEV entstehen laut eigenen Angaben keine zusätzlichen Kosten für die reine E-Rechnungsfunktion. Die weiterführende Buchhaltungslösung kann je nach Modulpaket für Unternehmen jedoch zwischen 11 Euro und über 100 Euro pro Monat kosten.
Darüber hinaus gibt es verschiedene Module, die individuell kombinierbar sind, um den jeweiligen Bedürfnissen der Unternehmen gerecht zu werden.
E-Rechnung in der Sage Business Cloud und Lexware
Auch Sage Business Cloud und Lexware sind zwei beliebte Buchhaltungssoftwarelösungen für kleine und mittlere Unternehmen. Sage Business Cloud ermöglicht eine cloudbasierte Buchhaltung mit Funktionen wie Rechnungsstellung, Finanzmanagement und E-Rechnungs-Support. Die Preise starten bei ca. 10 Euro/Monat.
Lexware hingegen bietet neben Buchhaltung auch Funktionen wie Lohnabrechnung und Warenwirtschaft, inklusive Unterstützung für E-Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnungs-Format. Preise beginnen bei etwa 15,90 Euro/Monat für die Basisversion.
Kann man ein PDF in eine E-Rechnung Umwandeln?
Ja, es ist möglich, normale PDF-Rechnungen in E-Rechnungen umzuwandeln. Die Umwandlung herkömmlicher PDF-Rechnungen in elektronische Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD erfordert spezialisierte Softwarelösungen, die oft mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) arbeiten.
Der Umwandlungsprozess umfasst in der Regel die Datenextraktion, bei der die Software die relevanten Informationen aus der PDF-Rechnung ausliest, und die anschließende Konvertierung in das gewünschte E-Rechnungsformat. Es ist wichtig zu beachten, dass die Qualität der Umwandlung von der Genauigkeit der KI-gestützten Datenextraktion abhängt. Daher sollten Unternehmen die verfügbaren Lösungen sorgfältig prüfen, um sicherzustellen, dass sie ihren spezifischen Anforderungen entsprechen.
Bedenken Sie: Eine Lösung, die PDFs in E-Rechnungen umwandelt, kann eine Übergangslösung sein, hat aber langfristige Herausforderungen. Die Implementierung von Tools zur PDF-Umwandlung ist ein Kostenfaktor. Die Datenextraktion aus PDFs kann außerdem fehleranfällig sein, insbesondere bei unstrukturierten oder variabel gestalteten Dokumenten. Dies führt möglicherweise zu Nachbearbeitungen, die den Effizienzvorteil schmälern.
Da die meisten modernen Buchhaltungs- und ERP-Systeme nativ mit E-Rechnungen arbeiten, ist es langfristig sinnvoller, Rechnungen direkt in einem E-Rechnungsformat zu erstellen. Dies vermeidet den Umweg über PDFs.
Tools wie automaited, pedif, xrechnung-erstellen.com oder eu-rechnung.de versprechen eine Umwandlung von PDFs in eine E-Rechnung.
PDF oder E-Rechnung? Wie erkennt man eine ZUGFeRD-Rechnung?
Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht auf den ersten Blick wie eine normale PDF-Rechnung aus. Der Unterschied liegt jedoch darin, dass in der PDF-Datei zusätzlich ein maschinenlesbarer XML-Datensatz eingebettet ist, der alle Rechnungsinformationen strukturiert und standardisiert enthält.
Unsere ZUGFeRD-Beispielrechnung (hier Beispielrechnung herunterladen) zeigt: Optisch und lässt sich die ZUGFeRD-Rechnung nicht von einer normalen PDF-Datei Unterscheiden.
- Öffnen Sie die Rechnung in einem PDF-Reader und suchen Sie im Menü (meist links) nach einer Büroklammer. Ein Klick darauf zeigt eventuell angehängte Dateien. Ist eine XML-Datei vorhanden, handelt es sich vermutlich um eine ZUGFeRD-Rechnung.
E-Rechnung drucken: So funktioniert es
Vielleicht stellen Sie sich die Frage, ob und wie E-Rechnungen auch in gedruckter Form verwendet werden können.
- Kann ich eine E-Rechnung einfach ausdrucken?
- ZUGFeRD-Rechnung: Ja, die PDF-Darstellung einer ZUGFeRD-Rechnung kann wie eine herkömmliche Rechnung ausgedruckt werden. Die maschinenlesbaren XML-Daten bleiben dabei jedoch nur in der digitalen Datei erhalten.
- XRechnung: Nein, XRechnungen bestehen ausschließlich aus XML-Daten, die keine visuelle Darstellung enthalten. Um diese zu drucken, müsste sie zuerst in ein lesbares Format (z. B. PDF) umgewandelt werden, was die maschinenlesbare Struktur unwiderruflich zerstört.
- Welche Tools erlauben den Druck von E-Rechnungen?
- PDF24: Ermöglicht den Druck der PDF-Komponente von ZUGFeRD-Rechnungen.
- Quba Viewer: Zeigt XRechnungen in lesbarer Form an und erlaubt das Speichern als PDF, das dann gedruckt werden kann.
- WISO MeinBüro: Unterstützt die Ausgabe von E-Rechnungen in einem lesbaren Format, das gedruckt werden kann.
- Warum es nicht sinnvoll ist, E-Rechnungen zu drucken
- Das Drucken von E-Rechnungen ist aus mehreren Gründen nicht empfehlenswert:
- Verlust der maschinenlesbaren Daten: Der größte Vorteil einer E-Rechnung – die automatisierte Verarbeitung – geht durch den Druck vollständig verloren.
- Kein rechtsgültiges Dokument: Ein Ausdruck erfüllt nicht die Anforderungen an eine revisionssichere Speicherung oder eine elektronische Rechnung im Sinne der Gesetzgebung.
Revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen
Unternehmen sind verpflichtet, elektronische Rechnungen 8 Jahre lang aufzubewahren. Dabei reicht es nicht aus, die Dateien einfach lokal auf der Festplatte zu speichern oder ausgedruckt abzuheften.
Leitfaden zur Archivierung von E-Rechnungen: In unserem Blogbeitrag zum Thema finden Sie umfangreiche Tipps und Software zur rechtssicheren Archivierung von E-Rechnungen.
Was bedeutet revisionssicher?
Revisionssicherheit bedeutet, dass die E-Rechnungen während der gesamten Aufbewahrungsfrist:
- unveränderbar bleiben müssen,
- jederzeit lesbar sein müssen,
- vollständig und lückenlos dokumentiert sind,
- vor Verlust oder Zerstörung geschützt sind.
Warum reicht eine lokale Speicherung nicht aus?
Eine Speicherung auf der Festplatte ist nicht ausreichend, da sie in der Regel nicht die Anforderungen an Revisionssicherheit erfüllt. Es fehlen Funktionen wie:
- Automatische Protokollierung von Änderungen.
- Schutz vor Manipulation oder unabsichtlichem Löschen.
- Geplante Backups und Schutz vor Hardwareausfällen.
Vorteile der E-Rechnung für Unternehmen
Falls Sie noch keine einheitliche Software für Ihre Buchhaltung nutzen, bietet die Umstellung auf die E-Rechnung eine gute Gelegenheit, diesen Schritt zu gehen.
Viele Softwarelösungen bieten nicht nur gesetzeskonforme Rechnungsformate, sondern auch umfassende Funktionen wie Sammelrechnungen, Mahnwesen, Lagerbestandsführung, Zahlungserinnerungen und Auftragsbestätigungen. Diese digitalen Tools vereinfachen administrative Prozesse, reduzieren Fehler, automatisieren wiederkehrende Aufgaben und sorgen für eine effizientere Buchhaltung, was letztlich Zeit und Kosten spart.
Für Freiberufler, die nur hin und wieder Rechnungen schreiben, sind die kostenfreien Basis-Tools wie PDF24 oder die WISO MeinBüro eine gute Möglichkeit, den neuen Gesetzesvorgaben gerecht zu werden.
Sicherheit und Compliance: Da Rechnungen sensible Informationen enthalten, sollte die Software oder Plattform hohe Sicherheitsstandards einhalten und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Text: Christel Schmuck
