So archivieren Sie E-Rechnungen revisionssicher: Tipps und Tools für Unternehmen

Revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen: Was Sie wissen müssen

Eine wichtige Anforderung für E-Rechnungen, die häufig übersehen wird, ist die gesetzlich vorgeschriebene revisionssichere Archivierung. Unternehmen sind verpflichtet, elektronische Rechnungen 8 Jahre lang aufzubewahren. Dabei reicht es nicht aus, die Dateien einfach lokal auf der Festplatte zu speichern oder ausgedruckt abzuheften.

Warum ist die Archivierung von E-Rechnungen wichtig?

E-Rechnungen unterliegen, wie Papierrechnungen, gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Sie müssen 8 Jahre lang aufbewahrt werden, um den Anforderungen der Abgabenordnung (AO), des Handelsgesetzbuchs (HGB) und den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) zu entsprechen.

Eine ordnungsgemäße Archivierung gewährleistet:

• Rechtskonformität: Bei Betriebsprüfungen müssen E-Rechnungen verfügbar und unverändert sein.
• Sicherheit: Schutz vor Datenverlust und Manipulation.
• Transparenz: Eine einfache Nachvollziehbarkeit der archivierten Belege.

Durch die Einhaltung dieser Vorgaben und den Einsatz geeigneter Softwarelösungen können Unternehmen sicherstellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung von E-Rechnungen gerecht werden.

Wichtig: Es ist nicht ausreichend, E-Rechnungen auszudrucken und in Papierform aufzubewahren. Die digitale Form muss erhalten bleiben, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen.

Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für E-Rechnungen wurden mit dem vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) angepasst. Seit dem 1. Januar 2025 gelten folgende Fristen:

• 8 Jahre: Für steuerlich relevante Dokumente, einschließlich Rechnungen.
• 6 Jahre: Für Handels- und Geschäftsbriefe.

Diese Fristen beginnen jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde. Beispielsweise muss eine am 11. Juli 2024 erstellte E-Rechnung bis zum 31. Dezember 2032 archiviert werden.

Verkürzte Aufbewahrungspflicht: Seit dem 1. Januar 2025 wurde die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für steuerlich relevante Dokumente, einschließlich E-Rechnungen, von 10 auf 8 Jahre reduziert. Diese Änderung erleichtert Unternehmen die Archivierung, verlangt jedoch weiterhin eine revisionssichere und GoBD-konforme Speicherung der Unterlagen.

Rechtskonform E-Rechnungen speichern: Die Anforderungen im Überblick

Die Archivierung von E-Rechnungen muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) entsprechen. Wesentliche Anforderungen sind:

• Unveränderbarkeit: Nach der Archivierung dürfen E-Rechnungen nicht mehr verändert werden. Dies gewährleistet die Authentizität und Integrität der Dokumente.
• Lesbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit: E-Rechnungen müssen während der gesamten Aufbewahrungsdauer lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Dies erfordert die Verwendung geeigneter Dateiformate und Softwarelösungen.
• Sicherheit: Die archivierten Daten müssen vor Verlust, Beschädigung und unbefugtem Zugriff geschützt sein. Dies kann durch den Einsatz von sicheren Speichermedien und Zugriffsberechtigungskonzepten erreicht werden.
• Nachvollziehbarkeit: Alle Schritte im Archivierungsprozess müssen dokumentiert werden, um die Herkunft und Verarbeitung der E-Rechnung nachvollziehen zu können.

Welche Tools und Software eignen sich zur Archivierung von E-Rechnungen?

Die Wahl des Archivierungssystems hängt von den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens ab. Wichtige Optionen sind:

Cloud-Lösungen für die Archivierung von E-Rechnungen

• Vorteile: Flexibel, unbegrenzter Speicherplatz, Skalierbarkeit, hohe Sicherheitsstandards.
• Beispiele: Microsoft 365, DocuWare, DATEV Unternehmen Online.
• Tipp: Achten Sie darauf, dass der Anbieter Server in Deutschland oder der EU betreibt und die Daten verschlüsselt.

Das einfache Hochladen von Dokumenten in die Cloud reicht in der Regel nicht aus, um den gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung von E-Rechnungen zu genügen. Neben der Nutzung eines geeigneten Archivierungssystems sind regelmäßige Back-ups und weitere Sicherheitsvorkehrungen essenziell. Nutzen Sie Archivierungslösungen, die die Anforderungen der GoBD erfüllen. Dazu gehören Funktionen wie Schreibschutz, Versionierung und Zugriffskontrollen. Viele spezialisierte Anbieter garantieren, dass ihre Systeme revisionssicher und auditierbar sind.

Es gibt Dienstleister, die eine revisionssichere Archivierung in der Cloud anbieten z. B. Lexware Archivierungssoftware, einfachArchiv, EASY Archive oder PoINT Storage Manager.

Lokale Software zur Speicherung von E-Rechnungen

• Vorteile: Volle Kontrolle über die Daten.
• Geeignete Medien: Einmal beschreibbare CDs, DVDs oder spezielle Festplatten.
• Nachteile: Höherer Wartungsaufwand und begrenzte Skalierbarkeit.

Datensicherheit durch Backups: Es ist unbedingt zu empfehlen, von jeder CD oder DVD eine zusätzliche Kopie als Backup anzufertigen. Diese Kopien sollten an verschiedenen Orten aufbewahrt werden, um Risiken wie Verlust, Diebstahl oder physische Beschädigung der Medien zu minimieren.

Der höhere Wartungsaufwand und die begrenzte Skalierbarkeit dieser Methode machen sie weniger geeignet für Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen. Bei wachsendem Datenaufkommen ist der Wechsel zu skalierbaren Lösungen, wie Cloud- oder serverbasierten Systemen, empfehlenswert.

Hybrid-Lösungen: Die Kombination von Cloud und lokaler Software

• Kombination aus Cloud und lokaler Speicherung. Diese Option bietet Flexibilität und zusätzliche Sicherheiten.

Übersicht: Software zur Archivierung von E-Rechnungen

Es gibt eine Vielzahl von Lösungen zur revisionssicheren Archivierung von E-Rechnungen, die je nach Unternehmensgröße und spezifischen Anforderungen variieren können. Im Folgenden werden nur einige Beispiele genannt, die unterschiedliche Funktionen und Preisstrukturen bieten.

Die Preise können je nach Umfang und Lizenzierung variieren. Es empfiehlt sich, vor der Entscheidung ein individuelles Angebot anzufordern, um die exakten Kosten für die gewünschte Nutzung zu erfahren.

Gut zu wissen: Sie suchen Software, um E-Rechnungen anzufertigen? In unserer Übersicht finden Sie kostenfreie Tools zur Erstellung von E-Rechnungen.

E-Rechnungen archivieren: Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Eingang der E-Rechnung und Vorbereitung

E-Rechnungen können auf verschiedenen Wegen ins Unternehmen gelangen, beispielsweise per E-Mail, über ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder durch einen direkten Download aus Online-Portalen. Sobald eine E-Rechnung eingeht, sollte sie unverzüglich in das gewählte Archivierungssystem übertragen werden. Wichtig ist, dass dieser Schritt schnell erfolgt, um eine sofortige und ordnungsgemäße Archivierung zu gewährleisten.

2. Originalformat speichern

Es ist essenziell, E-Rechnungen im Originalformat zu speichern, in dem sie eingegangen sind, zum Beispiel als PDF, ZUGFeRD oder XRechnung. Das Originalformat stellt sicher, dass alle Daten vollständig und unverändert bleiben. Wird die E-Rechnung in ein anderes Format umgewandelt (z. B. von PDF nach XML), sollten beide Versionen – die originale und die konvertierte – archiviert werden. So wird sowohl die maschinelle Auswertbarkeit als auch die menschliche Lesbarkeit gewährleistet.

3. Prüfung und Indizierung der E-Rechnung

Vor der Archivierung muss jede E-Rechnung auf ihre Vollständigkeit und Korrektheit geprüft werden. Dies umfasst die Überprüfung von Rechnungsbetrag, Mehrwertsteuer und anderen relevanten Informationen. Nachdem die Rechnung geprüft wurde, wird sie mit einer eindeutigen Kennung (z. B. Rechnungsnummer, Datum) versehen und in eine strukturierte Ordnerstruktur eingefügt. Diese Schritte erleichtern die spätere Suche und stellen sicher, dass die Dokumente jederzeit schnell auffindbar sind.

4. Sicher speichern mit geeigneter Software

Die E-Rechnung wird nun in einem revisionssicheren System gespeichert. Eine beliebte Methode ist die Verwendung von Cloud-Services wie Microsoft SharePoint, Docuware oder speziellen GoBD-Archivierern. Diese Systeme bieten Schutz vor unbefugtem Zugriff und stellen sicher, dass die Daten langfristig und unveränderlich gespeichert werden. Die Cloud-Lösungen müssen so konfiguriert werden, dass sie eine revisionssichere Archivierung ermöglichen, was durch Funktionen wie Verschlüsselung und Audit-Protokolle erreicht wird. Besonders wichtig ist, dass die Rechnungen im Originalformat gespeichert bleiben, um die Unveränderbarkeit der Daten zu gewährleisten.

5. Verfahrensdokumentation erstellen

Es ist empfehlenswert, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, die alle Schritte von der Annahme bis zur Archivierung der E-Rechnung beschreibt. Diese Dokumentation dient nicht nur der internen Nachvollziehbarkeit, sondern auch als Nachweis für Prüfungen durch Behörden. In die Verfahrensdokumentation gehören unter anderem die Beschreibung der eingesetzten Software und Tools, die Arbeitsabläufe von der Annahme der Rechnung bis zur Speicherung und die Sicherheitsmaßnahmen sowie Zugriffsregelungen. Auch Regelungen zur regelmäßigen Prüfung der Systeme sollten Teil dieser Dokumentation sein.

Archivierung mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann viele Schritte der E-Rechnungsarchivierung automatisch übernehmen, was den Prozess effizient und revisionssicher gestaltet.

1. Eingang der E-Rechnung und Vorbereitung: Das DMS kann E-Rechnungen direkt aus E-Mails extrahieren oder mit anderen Systemen verbinden, um sie automatisch zu archivieren.
2. Originalformat speichern: E-Rechnungen werden im Originalformat (z. B. PDF, ZUGFeRD, XRechnung) gespeichert, ohne dass eine manuelle Umwandlung erforderlich ist. Bei Umwandlungen in andere Formate werden beide Versionen parallel archiviert.
3. Prüfung und Indizierung: Das DMS kann automatisch Rechnungsdaten wie Nummer und Betrag extrahieren und als Metadaten hinterlegen, was die spätere Suche erleichtert.
4. Sicher speichern: Ein DMS sorgt für revisionssichere Speicherung, indem es Funktionen wie Schreibschutz, Versionierung und Verschlüsselung nutzt, um die Integrität der E-Rechnungen zu gewährleisten.
5. Verfahrensdokumentation: Das DMS kann automatisch Audit-Trails und Verfahrensdokumentationen erstellen, die die Archivierungsprozesse nachvollziehbar machen und als Nachweis bei Prüfungen dienen.

Durch die Nutzung eines DMS wird die Archivierung von E-Rechnungen deutlich vereinfacht, vorausgesetzt, das System ist korrekt konfiguriert und entspricht den rechtlichen Vorgaben.

Häufige Fehler bei der Archivierung von E-Rechnungen vermeiden

• Speicherung auf unsicheren Medien: USB-Sticks oder veränderbare Festplatten sind ungeeignet.
• Verlust des Originalformats: Die Konvertierung ohne Archivierung der Originaldatei kann zu Problemen führen.
• Fehlende Sicherheitsmaßnahmen: Datensicherungen und Zugriffsschutz sind unverzichtbar.

E-Rechnung Archivieren: Mitarbeitende Schulen

Damit das Archivieren von E-Rechnungen reibungslos und korrekt abläuft, ist es wichtig, dass Mitarbeitende wissen, was zu tun ist. Die E-Rechnungen müssen nach den gesetzlichen Vorgaben, wie der GoBD, aufbewahrt werden, was bedeutet, dass sie unverändert und nachprüfbar archiviert werden müssen.

Mitarbeitende sollten daher verstehen, wie der gesamte Prozess funktioniert – von der Annahme der Rechnung bis zur sicheren Speicherung. Eine Schulung hilft dabei, Fehler zu vermeiden, erklärt, warum das Originalformat wichtig ist und wie man die Rechnungen richtig indiziert. Auch der richtige Umgang mit Datenschutz und Zugriffskontrollen sollte klar sein, damit alles sicher und korrekt bleibt. So wird die Archivierung effizient und rechtssicher umgesetzt.

Text: Christel Schmuck