Sie haben eine offene Stelle ausgeschrieben, Bewerbungsgespräche geführt und konnten die Position mit einer geeigneten Kandidatin oder einem Kandidaten besetzen? Super! Damit ist der Prozess allerdings noch nicht abgeschlossen. Das Onboarding ist jetzt der nächste Schritt – Wie Sie dabei am besten vorgehen, zeigen wir Ihnen im Beitrag.
Sie erhalten keine Bewerbungen auf Ihre Stellenanzeige? Wir haben Ihnen eine Checkliste zusammengestellt, die Ihnen zeigt, wie Sie mit einer perfekte (digitalen) Stellenanzeige aus der Masse hervorstechen.
Was ist digitales Onboarding?
Das Onboarding dient zur Einarbeitung Ihrer Mitarbeitenden. Dazu werden sie mit Informationen versorgt, die sie benötigen, um in ihrer neuen Position erfolgreich zu sein. Vermittelt werden neben der Firmenphilosophie, unternehmensinterne Prozesse und Arbeitsstrukturen. Beim digitalen Onboarding, auch Online- oder Remote-Onboarding genannt, ist dieser Prozess digitalisiert. Es kann sowohl ergänzend zum analogen Onboarding erfolgen oder dieses vollständig ersetzen.
Warum ist gutes (digitales) Onboarding so wichtig?
Bei der Integration neuer Angestellter in Ihr Unternehmen ist Zeit ein entscheidender Faktor – je schneller und besser diese erfolgt, umso früher rentiert sich die Investition in eine neue Mitarbeiterin oder einen neuen Mitarbeiter für Ihr Unternehmen.
Laut dem Paper „Exploring Digital Onboarding for Organisations: A Concept Paper“, sorgt ein gelungenes Onboarding außerdem für eine Verbindung zwischen den Arbeitnehmenden und Ihrem Unternehmen. Wenn Ihr Prozess zur Eingliederung gut organisiert und strukturiert ist, bleiben mit hoher Wahrscheinlichkeit 69 % von ihnen mindestens für drei Jahre, 58 % höchstwahrscheinlich länger in der besetzen Position. Eine geringe Fluktuation erspart Ihnen Kosten die offene Stellen oder ständige Personalwechsel verursachen.
Auf der Seite der Arbeitnehmenden sorgt ein gutes Onboarding nicht nur für ein Gefühl der Teamzugehörigkeit und dadurch für eine stärkere Bindung an Ihr Unternehmen, sondern befähigt die Neuzugänge schnellstmöglich ihre beste Leistung zu bringen. Es beeinflusst sowohl das Verhalten der Angestellten als auch ihre Arbeitsethik und Motivation.
Welche Vorteile hat digitales Onboarding?
Digitales Onboarding ist kosteneffizient und effektiv, die Lerninhalte werden durch Digitalisierung jederzeit und überall verfügbar. Ihre Mitarbeitenden können flexibel und je nach Bedarf darauf zugreifen, Informationen können Sie unkompliziert ergänzen oder verändern. Das digitale Onboarding passt damit perfekt zum Trend immer flexibler werdender Arbeitsmodelle und -zeiten.
Digitale Tools und Informationen unterstützen Sie während dem Onboarding Prozess. Machen Sie sich die ersten Gedanken zum Thema digitalem Onboarding aber nicht erst am ersten Arbeitstag der neuen Kandidat:innen. Im Idealfall steht Ihr Prozess schon zum Zeitpunkt des Bewerbungsgespräch.
Wir zeigen Ihnen, woran Sie denken sollten!
Anleitung zum digitalen Onboarding
Schritt 1: Wie läuft das Onboarding ab?
Erstellen Sie in einem ersten Schritt eine Roadmap (= eine umfassende Übersicht über wichtigen Meilensteine und allgemeinen Ziele die erreicht werden sollen) für das Onboarding. Legen Sie darin fest welche Informationen, zu welchem Zeitpunkt, wie vermittelt werden sollen. Als Formate eigenen sich unter anderem Erklärvideos, Aufzeichnungen von Konferenzen, Screensharing oder Grafiken die Prozesse veranschaulichen.
Am ersten Arbeitstag können Sie beispielsweise ein Video zeigen, das die Firmenphilosophie näher bringt, während der ersten Woche allgemeine Regeln zur Zusammenarbeit vermitteln, etwa dass alle Mitarbeitenden sich auf Meetings vorbereiten, um diese möglichst effizient zu gestalten und im Verlauf des ersten Monats kann eine Einschulung in einen komplexeren Prozess stattfinden. Setzen Sie hier keine zu starren Zeitfenster, einer der größten Vorteile des digitalen Onboardings ist die Flexibilität. Gleichzeitig ist es wichtig neue Mitarbeitende so schnell wie möglich zu integrieren. Es ist daher sinnvoll einen Rahmen vorzugeben.
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Schritt 2: Welche Tools benötigen Sie?
Haben Sie festgelegt welche Inhalte Sie wie vermitteln wollen, geht es im nächsten Schritt darum welche digitalen Tools dafür notwendig sind. Prüfen Sie, welche Anwendungen Sie bereits im Unternehmen nutzen und was sich etabliert hat. Besonders wichtig ist eine Kommunikationsplattform. Idealerweise können sich die Mitarbeitenden hier per Chat und Videochat austauschen, auch eine Screensharing Funktion ist für das Onboarding hilfreich. Hier eignen sich beispielsweise Teams, Zoom und Slack.
Zusätzlich brauchen Sie einen Ablageort für die Onboarding Unterlagen. In unserem Projekten nutzen wir hierfür das Programm „One Note“ und haben ein Handbuch mit allen wichtigen Prozessen, Informationen und Formularen erstellt. Auf dieses können auch Mitarbeitende die schon länger dabei sind zugreifen. So können wir effizient arbeiten ohne immer wieder bei Kolleg:innen Nachfragen stellen zu müssen. Ihre Onboarding Unterlagen können Sie ebenso mit Hilfe einer Ordnerstruktur am Server abgelegt werden, in SharePoint, Asana oder im Teams Planner.
Prüfen Sie, bevor Sie ein Tool anschaffen, welche Funktionen Sie benötigen und beachten Sie die Regel: Weniger ist mehr. Zu viele Anwendungen können schnell überfordern und effizientem Arbeiten im Weg stehen. Wenn Ihnen Budget zur Verfügung steht, können Sie außerdem überlegen, ob Sie in eine Onboarding-Software investieren. Ihr Vorteil liegt darin, dass sich alle relevanten Informationen zentral an einem Ort befinden. Software mit guten Bewertungen sind neben Personio und KiwiHR, HiBob und DocuWare.
Schritt 3: Welche Inhalte brauchen Sie?
Jetzt wird es Zeit die Inhalte für das digitale Onboarding zu produzieren, beziehungsweise zu sammeln und abzulegen. Wenn Sie sich im ersten Schritt dazu entschieden haben Videos und Aufzeichnungen zur Verfügung zu stellen, nehmen Sie diese auf. Erstellen Sie Grafiken sowie Vorlagen und beschreiben Sie Prozessabläufe. Legen Sie außerdem wichtige Informationen wie zum Beispiel Betriebsvereinbarungen, Formulare für Krankmeldungen und Compliance Regelungen am digitalen Onboarding Ort Ihrer Wahl ab.
Schritt 4: Der Onboarding Prozess steht – Was jetzt?
Nachdem Sie die ersten drei Schritte des digitalen Onboarding-Prozesses abgeschlossen haben, geht es darum, Ihre neuen Mitarbeitenden aktiv in die Abläufe einzuführen. Beginnen Sie damit, ihnen eine detaillierte Einführung in die Unternehmensstruktur, die verschiedenen Abteilungen und ihre Funktionen zu geben. Klären Sie sie über die Unternehmenskultur, die Werte und die Erwartungen an sie auf.
Im Anschluss daran ist es wichtig, die konkreten Aufgaben und Projekte vorzustellen, die auf sie zukommen werden. Zeigen Sie ihnen, wie sie auf die notwendigen Tools und Systeme zugreifen können, die für ihre Arbeit benötigt werden. Hierbei ist es hilfreich, Schulungen oder informative Materialien zur Verfügung zu stellen, um ihnen einen reibungslosen Einstieg zu ermöglichen.
Tipp: Berufen Sie für neue Mitarbeitende einen Onboarding-Paten. Diese Person ist dann Ansprechpartner:in, um die internen formellen und informellen Prozesse zu erklären. Dabei sollte der oder die Pate/Patin mit einem Anruf oder Online-Meeting aktiv auf die neue Person zugehen.
Zudem sollten Sie sicherstellen, dass sie wissen, an wen sie sich bei Fragen oder Problemen wenden können. Klären Sie die Kommunikationswege und die Ansprechpartner:innen für verschiedene Anliegen. Ein transparenter Austausch von Informationen erleichtert den neuen Mitarbeitenden den Einstieg und trägt zu einem erfolgreichen digitalen Onboarding bei.
Schritt 5: Ist der Onboarding Prozess damit abgeschlossen?
Die kurze Antwort ist: Nein. Es handelt sich hier um einen fortlaufenden Prozess. Passen Sie Ihr Onboarding je nach Bedarf regelmäßig an. Möglicherweise stellen Sie fest, dass Informationen fehlen oder nicht mehr aktuell sind, dann ergänzen und ändern Sie diese. Hinzu kommt, dass sich Prozesse ebenfalls verändern können oder Tools und Plattformen, die Sie nutzen durch besser geeignete ersetzt werden können. Lassen Sie auch immer das Feedback der Mitarbeitenden in Ihre Anpassungen einfließen.
Fazit
Digitales Onboarding kann wertvolle Zeit und Kosten sparen. Es gibt sowohl dem Unternehmen als auch den Mitarbeitenden Vorteile und ist in der Umsetzung einfach zu gestalten. Mit der Digitalisierung der Arbeitswelt, dem Fachkräftemangel und verteilt arbeitenden Teams findet der Umstieg auf einen digitalen Eingliederungsprozess bereits statt – Stellen Sie Ihren Prozess jetzt um und verschaffen Sie sich so einen Wettbewerbsvorteil.
Autorin: Esta Winkler
