Wissen ist eine wichtige Ressource und der Verlust von Wissen durch den Weggang von Personal ist gerade in kleineren und mittleren Unternehmen oft besonders deutlich zu spüren. Nicht nur, dass sich die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter deutlich erhöht, wenn das Wissen erneut erarbeitet werden muss. Es fehlen auch essenzielle Informationen und im schlimmsten Fall drohen unzufriedene Kundinnen und Kunden, sowie Auftragsverlust.
Ausblick: Die Gefahr, dass Wissen verloren geht, steigt
Laut statistischem Bundesamt wird die Zahl der Menschen im Erwerbsalter in den kommenden Jahren und bis Mitte der 2030er Jahre deutlich abnehmen, wenn die sogenannte Generation der Babyboomer das Rentenalter erreicht. Die Gefahr besteht, dass dann auch ihr Wissens- und Erfahrungsschatz die Unternehmen verlässt. Die Konkurrenz um die verbleibenden Fachkräfte wird demnach weiter steigen und die Belegschaft in Folge dessen stärker fluktuieren.
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Maßnahmen gegen Wissensverlust: proaktives Handeln
Was können Betriebe sowohl kurz- als auch langfristig tun, damit das wertvolle Know-how ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht verloren geht? Gefragt sind proaktives Handeln und ein strukturierter Prozess, um sich den unterschiedlichen Wissensarten mit der jeweils passenden Methode zu nähern.
- Grundsätzlich bieten sich für die Speicherung und Verteilung von leicht dokumentierbaren Informationen im Unternehmen ein gut organisiertes Dokumentenmanagement und IT-basierte Lösungen, wie Wikis und Datenbanken, an.
- Für ein langfristiges Wissensmanagement bieten sich Softwarelösungen, wie Wissensmanagement- oder Kollaborations-Tools, an.
- Austausch- und Lernformate, wie der Austausch gewonnener Erkenntnisse („Lessons Learned“), „Communities of Practice” oder Lerntandems, sind Ansätze, um vor allem Erfahrungswissen im Unternehmen zu managen, zudem sind sie Ausdruck einer offenen Unternehmenskultur.
- Für Situationen, in denen Sie kurzfristig das Wissen ausscheidender Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für Ihr Unternehmen sichern oder für Nachfolgerinnen und Nachfolger einen Wissenstransfer durchführen müssen, gibt es Methoden, wie „Expert Debriefing“ (ein dokumentiertes Gespräch nach einem systematischen Gesprächsleitfaden).
Weitere Expertentipps, um einem Fachkräftemangel entgegen zu wirken finden Sie auch beim Mittelstand-Digital Zentrum Augsburg.
Langfristiges Wissensmanagement, aber auch kurzfristige Wissenssicherung sollte das implizite Wissen nicht außer Acht lassen, welches sich meist nur in den Köpfen der Personen befindet, weil es informell und damit schwer greifbar ist. Beispiele für implizites Wissen sind individuelle Routinen, welche Arbeitsprozesse erleichtern oder der besondere Umgang mit speziellen Kunden. Um auch an dieses Wissen zu gelangen, ist es wichtig, dem Wissensträger auf Augenhöhe zu begegnen und ihre oder seine Mitwirkung am Wissenstransfer wertzuschätzen.
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Implizites vs. explizites Wissen
Den Gegensatz zum impliziten Wissen stellt das explizite Wissen dar, welches formell und damit leicht dokumentierbar ist. Beispiele für explizites Wissen sind Arbeitsabläufe, Verfahren oder Arbeitsanweisungen, die sich leicht verschriftlichen lassen. Optimalerweise wird das explizite Wissen im Unternehmen systematisch in Form von Handbüchern, Arbeitsanweisungen, Checklisten, Datenbanken und anderen schriftlichen bzw. digitalen Materialien dokumentiert und für alle Mitarbeitenden zugänglich gemacht. Eine regelmäßige Aktualisierung und Pflege dieser Dokumentation gewährleistet, dass sie relevante und aktuelle Informationen enthält. Verlässt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter das Unternehmen, sollte auch das explizite Wissen, mit dem er oder sie im Arbeitsalltag in Berührung kam, Teil einer Wissenssicherung sein, indem dieses auf den Prüfstand gestellt bzw. ergänzt wird.
Die IHK-Checkliste hilft, Wissen zu sichern
Die IHK Berlin hat zusammen mit Unternehmerinnen und Unternehmern eine umfangreiche digitale Checkliste entwickelt, die in fünf Schritten hilft, das Wissen von Fachkräften zu sichern, bevor diese das Unternehmen verlassen. Die praxisnahe Schritt-für-Schritt-Anleitung mit digitalen Vorlagen zum Download steht ab sofort kostenlos zur Verfügung.
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Julia Lazaro, MBA, ist seit 2016 bei der IHK Berlin tätig, zunächst als Start-up-Koordinatorin und aktuell als Innovation Manager. In einem kleinen Innovationsteam entwickelt sie mit Innovationsmethoden, wie Design Thinking, neue Informationsangebote für KMU. Dafür beschäftigt sie sich seit über zwei Jahren intensiv mit der Frage, wie KMU Wissen praxisnah und zeitsparend sichern können.
