Die Notwendigkeit von Digitalisierung in der Arbeitswelt ist bei Arbeitgebern und -nehmern bereits angekommen. Nachhaltigkeit wird in diesem Zusammenhang aber noch wenig berücksichtigt. Die Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) verursacht, unter anderem durch einen enormen Energiebedarf, große Mengen an CO2-Emissionen. Maßnahmen für mehr Nachhaltigkeit bieten auch im Büro enormes Einsparungspotenzial.
Schritt für Schritt zur nachhaltigen Büroorganisation
Wie können Sie Ihr Büro digital und gleichzeitig nachhaltig organisieren? Wir geben Ihnen sechs Tipps:
1. Führen Sie ein nachhaltiges Mailkonto ein
Der Versand und das Speichern von Mails benötigen Strom und verursachen dadurch pro E-Mail etwa 3 Gramm CO2. Das Postfach regelmäßig zu überprüfen und Nachrichten zu löschen ist also ein einfacher Weg, um den Energieverbrauch zu reduzieren.
Neben dem Energieverbrauch, durch den hohe Treibhausgase verursacht werden, benötigen die Server, auf den die Mails gespeichert sind, viel Wasser zur Kühlung. Überlegen Sie ob der interne Mailverkehr reduziert werden kann und versenden Sie, wenn möglich Links zum Speicherort anstelle des gesamten Dokuments.
Prüfen Sie außerdem, ob Sie Newsletter und Social Media Benachrichtigungen abbestellen können.
2. Tipp für mehr Nachhaltigkeit im Büro: Wechseln Sie zu einer grünen Suchmaschine
In einem nächsten Schritt sollten Sie Ihre Suchmaschine wechseln. Jede Internetsuchanfrage verbraucht Energie, da die Anfrage an mehrere Rechenzentren weitergeleitet wird. Die Idee hinter alternativen Suchmaschinen ist es, den Strombedarf einer Anfrage, mit sogenannten Kompensationszahlungen auszugleichen. Mit den Zahlungen werden dann, unter anderem klimafreundliche Projekte finanziert.
Grüne Alternativen zu Google sind beispielsweise Ecosia, Gexsi oder Lilo.org. Am besten aber vermeiden Sie unnötige Suchanfragen und geben Ihnen bekannte Webseiten direkt ein.
3. Stellen Sie um auf ein papierloses Büro
Aufwändiger ist die Umstellung zu einem papierlosen Büro. Doch die Investition lohnt sich nicht nur finanziell, sondern auch ökologisch. Die Herstellung von Papier hat einen hohen Holz-, Wasser- und Energieressourcen Verbrauch.
Zusätzlich verursachen Papierdrucker Milliarden von Feinstaubpartikeln, die die Umwelt und die Gesundheit der Mitarbeiter belasten können. Wenn Sie Ihre Arbeit auf ein papierloses Büro umstellen schonen Sie Ressourcen und produzieren weniger Müll.
4. Sparen Sie Energie ein
Eine effiziente Stromnutzung und der Wechsel zu einem Ökostromanbieter machen Ihr Büro nachhaltiger. Mit Hilfe von Lichtkonzepten und automatischer Heizungs- und Klimaanlagensteuerung kann Energie eingespart werden. Mitarbeiter sollten außerdem bei elektronischen Geräten immer den Ruhezustand aktivieren, wenn sie ihren Platz verlassen.
Bei nur einem Computer können so 136 kg CO2 Emissionen pro Jahr vermieden werden. Weiteres gibt es Technologien, die Computer, Monitore und Drucker, nach Feierabend automatisch abschalten. Zusätzlich sollte überlegt werden ob der Umstieg von einem Desktop-PC auf Laptops sinnvoll ist, da sie bei gleicher Nutzung wesentlich energieeffizienter sind.
5. Im nachhaltigen Büro führt man Meeting am besten digital
Überlegen Sie ob es wirklich notwendig ist für ein Meeting quer durch Deutschland zu fliegen, oder ob ein Video-Call, oder Telefonat zum selben Ergebnis führen können. Es gibt bereits zahlreiche Tools die Sie dazu nutzen können. Diese Maßnahme bietet viel Potential, um Monetäre- und Umweltkosten zu senken. Allein in Europa könnten durch den Einsatz von Videokonferenzen jährlich 22 Millionen Tonnen CO2 eingespart werden, wenn 20% der Geschäftsreisen durch online Meetings ersetzt würden.
Tipp: In unserem Blogbeitrag „Übersicht: Kostenfreie Tools für Videokonferenzen und Chats“ geben wir Ihnen einen Überblick.
6. Nutzen Sie die richtige Technik effizient
Informations- und Kommunikationstechnik verursachen jährlich über 30 Millionen Tonnen CO2 -Emissionen. Entscheiden Sie sich für technische Geräte mit langer Nutzungsdauer und achten Sie darauf, dass einzelne Bestandteile, wie beispielsweise Akkus, ausgetauscht werden können. Dadurch können Sie Neuanschaffungen so lange wie möglich vermeiden. Wenn Sie dann Produkte einkaufen, sollten diese energiezertifiziert sein.
Alternativ können Sie gebrauchte Hardware kaufen, oder direkt mieten. Büroelektronik und Batterien sollten, wenn nicht mehr benötigt korrekt entsorgt werden, damit Recycling möglich ist.
Tipp: Mehr zum Thema gebrauchte IT erfahren Sie in unserem Beitrag „Gebrauchte IT und Nachhaltigkeit: Chancen und Risiken der Aufbereitung“.
Ihre Vorteile durch nachhaltige Digitalisierung im Büro
Die Digitalisierung Ihres Büros ermöglicht es flexibler und produktiver zu arbeiten. Ihre Mitarbeiter verbringen weniger Zeit damit sich durch Akten zu wühlen und können sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren. Sie benötigen weniger Platz und Materialien, außerdem ist in einem digitalisierten Büro die Umstellung auf Homeoffice einfacher umsetzbar als in einem klassisch organisierten Büro. Berücksichtigt man während der Digitalisierung auch Nachhaltigkeit können Sie zusätzlich Geld und CO2-Emissionen einsparen und verbessern gleichzeitig Ihre Zukunfts- sowie Wettbewerbsfähigkeit und werden zu einem attraktiveren Arbeitgeber.
