Den Beginn der Corona-Pandemie und den damit verbundenen Umzug vieler Mitarbeitenden ins Homeoffice haben wohl alle noch in klarer Erinnerung – ein heftiger Einschnitt für viele kleine und mittlere Unternehmen. Schnell wurde deutlich, dass diese Veränderungen für Betriebe mit hohem digitalen Reifegrad deutlich leichter zu stemmen waren. So hatten zum Beispiel Teams, die bereits zuvor mit digitalen Kollaborationstools arbeiteten, die für mobiles Arbeiten nötigen Strukturen längst etabliert.
Proaktiv schlägt reaktiv
Aber auch ganz unabhängig von Extremereignissen wie der Corona-Pandemie gilt es für Unternehmen, den stetigen Wandel proaktiv zu gestalten. Das Umfeld, in dem sie heute arbeiten und wirtschaften, ist meist von Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität – kurz: VUKA – geprägt. Damit sind etwa neu aufkommende Technologien und Formen der digitalen Zusammenarbeit, plötzliche Umbrüche im Verhalten der Kundschaft und komplexer werdende Rahmenbedingungen gemeint.
Nutzen also die Wettbewerber die Potenziale neuer Technologien besser und passen sich schneller an neue Bedürfnisse der Kundschaft an, entsteht großer Konkurrenzdruck – und damit ist es meist schon zu spät. Besser ist es, Sie gestalten den Wandel frühzeitig und geraten nicht in die Lage, aus einer Notsituation heraus reagieren zu müssen. Proaktiv schlägt reaktiv! Und dabei hilft Ihnen die richtige Change Management-Strategie.
Change Management – was ist das eigentlich?
Im Unternehmenskontext steht Change Management für „die strukturierte Planung, Umsetzung und Evaluation von Veränderungen“ (siehe Kaune 2021). Ziel ist es dabei nicht nur, den Wandel reibungslos zu gestalten, sondern die betroffenen Teammitglieder mitzunehmen und im Idealfall zu Verbündeten zu machen. Dabei kann es sowohl um Wandlungsprozesse im Kleinen, also etwa die Einführung eines digitalen Tools oder einen Führungswechsel, als auch im Großen, also etwa die Fusion von Unternehmen oder eine strukturelle Neuorganisation gehen.
Was sind nun aber die Voraussetzungen für einen gelungenen Wandlungsprozess? Die folgenden drei Kriterien sollten erfüllt sein, um von vornherein beste Erfolgschancen zu haben:
- Alle Beteiligten erkennen und verstehen die Notwendigkeit des Wandels
- Die Beteiligten teilen eine positive Vision des Ergebnisses
- Alle Beteiligten kennen die notwendigen Schritte zum Ziel
An diesen drei Punkten wird bereits deutlich, wie wichtig die Aspekte Kommunikation und Mitbestimmung sind. Letztlich ist eine zentrale Herausforderung für die Initiator:innen des Wandels andere Mitarbeitende und angrenzende Führungsebenen zu überzeugen. Mit großer Wahrscheinlichkeit treten sowohl offener Widerspruch als auch passive Widerstände auf. Das ist erstmal nicht ungewöhnlich. Dabei ist es entscheidend, mit konstruktivem Dialog zu antworten und auch Zeit einzuplanen. Eine besonders frühe Ankündigung des geplanten Wandels hilft dabei. So viel zu den Grundlagen – aber jetzt mal ganz praktisch: Wie sollte ich einen notwendigen Wandel in meinem Unternehmen konkret angehen? Wie gelingt es Wandel in der Unternehmensstrategie zu verankern? Die folgenden 6 Tipps bieten eine Hilfestellung (Vgl. Lauer 2021).
6 Praxistipps für ein gelungenes Change Management
1. Mit dem richtigen Führungsansatz überzeugen
Ein autoritärer Führungsstil verstärkt Widerstände im Team und hemmt die Innovationskultur im Unternehmen. Stattdessen sollten Sie mit Ihrem Handeln Wertschätzung ausdrücken. Dazu gehört, in einem Wandlungsprozess die bisherigen Prozesse und Lösungen nicht schlechtzureden, sondern mit Feingefühl vorzugehen – schließlich blicken Ihre Teammitglieder vermutlich mit Stolz auf das bisher Erreichte.
Bei der konkreten Gestaltung des Wandels sollte Ihr Team außerdem eigene Ideen und Entscheidungen einbringen können. Das verhindert Trotzreaktionen und fördert die Akzeptanz. Hierfür ist es nötig, dass Führungskräfte nicht als „Anweiser“ auftreten, sondern das Team mit dem Stellen der richtigen Fragen zur Entwicklung guter Ideen coachen.
Seien Sie darüber hinaus stets authentisch. Wandel im Unternehmen kann auch unangenehme Einschnitte wie temporäre Mehrarbeit verursachen. Wer besondere Anstrengungen von Mitarbeitenden verlangt, muss auch mit gutem Beispiel vorangehen: Unterschätzen Sie nicht die Vorbildfunktion.
Den Aspekt guter Führung im digitalen Wandel sollten Sie strategisch verfolgen und regelmäßige Weiterbildungen für Ihre Führungskräfte anbieten. Entwickeln Sie die Führungskultur in Ihrem Unternehmen bewusst und setzen Sie sich explizit auch mit dem Ansatz Digital Leadership auseinander. Eine Einführung bietet das Video „Was ist Digital Leadership?“ unserer „Kurz erklärt“-Reihe.
2. Eine sinnhafte Vision formulieren
Hierbei geht es darum, ein positives Zukunftsbild zu schaffen, das Ihr Team motiviert. Visionen sollten ganz klar das individuelle Unternehmen oder Projekt widerspiegeln und vor allem konkret werden. Ist die Formulierung abstrakt und zudem umständlich formuliert, wird sie vermutlich keine positiven Bilder hervorrufen.
Ein Positivbeispiel ist etwa die Vision von Google: „Zugang zu den Informationen der Welt mit einem Klick.“ – Sie ist leicht verständlich, prägnant, unternehmensindividuell, sinnstiftend und schafft ein eindeutiges Bild im Kopf von Mitarbeitenden und Kundschaft. So sollten Sie Ihre Zielvorstellung im Wandlungsprozess kommunizieren.
3. Transparent und offen kommunizieren
Informieren Sie alle Beteiligten zeitgleich und umfassend über den geplanten Wandel und seine Konsequenzen. Es kann eine fatale Wirkung haben, gewisse Informationen zu unterschlagen. Diese werden dann im schlechtesten Fall in der „Gerüchteküche“ des Unternehmens negativ ergänzt. Das ist im weiteren Verlauf nur sehr schwer zu beheben, da sich Inhalte und Kanäle der Kommunikation verselbstständigen.
Insbesondere die Wahl des Kanals sollte gut überlegt sein. Es mag zunächst naheliegend erscheinen, den Wandel mit einer Rundmail an die Belegschaft anzukündigen. Das hat jedoch den Nachteil, dass Missverständnisse entstehen können und Empfänger:innen mit möglicherweise negativen Interpretationen allein gelassen werden. Besser: Sie berufen ein Meeting in Präsenz oder digital ein, überzeugen mit einer starken Rede und klären Sorgen und Zweifel durch eine Fragerunde auf. Stellen Sie den Dialog stets in den Vordergrund und zeigen Sie Wege zur Lösung möglicher Probleme auf.
4. Echte Mitbestimmung ermöglichen
Verzichten Sie auf Alibi-Maßnahmen wie das Durchführen von Umfragen, wenn die Anregungen des Teams letztlich doch nicht berücksichtigt werden. Dies wird schnell durchschaut und verstärkt ablehnende Haltungen. Stattdessen sollten Sie Team-Workshops durchführen, in denen die konkreten Ideen herausgearbeitet und aufgenommen werden. Dieser Aspekt muss gut geplant und vorbereitet werden, denn Sie wollen zwar eine breite Partizipation erreichen, den notwendigen Wandel aber nicht durch zu viele „Köche“ gefährden. Hierfür ist es wichtig, die Rahmenbedingungen und strategischen Ziele vorzugeben und Mitarbeitende als die Expert:innen ihres Arbeitsbereichs die Details ausgestalten zu lassen.
5. Das Team nachhaltig weiterbilden
Warten Sie mit möglichen Weiterbildungsmaßnahmen nicht, bis neue Systeme und Programme bereits in Benutzung sind und erste Defizite in der Kompetenz der Belegschaft sichtbar werden. Sie sollten stattdessen proaktiv vorgehen und schon bei Ankündigung des Wandels Fortbildungsangebote machen. Damit das in externen Seminaren Gelernte nicht nach kurzer Zeit verpufft, sollten Sie diese mit innerbetrieblichen Maßnahmen ergänzen. Wenn es das Budget zulässt, stellen Sie den Teammitgliedern zum Beispiel externe Coaches zur Seite oder benennen Sie Mentor:innen. Auch ein regelmäßiges Treffen zum Erfahrungsaustausch kann zum nachhaltigen Lernen beitragen. Hier sollten auch Fehler ganz offen angesprochen werden können, damit andere davon lernen. Eine positive Fehlerkultur im Unternehmen ist im Innovationsmanagement elementar.
6. Bei der Planung agil bleiben und Meilensteine feiern
Damit der Wandel erfolgreich sein kann, müssen alle Beteiligten die notwendigen Schritte zum Erfolg kennen. Ein starrer Umsetzungsplan ist hier aber nicht die Lösung. Stattdessen sollten Sie mit agilen Methoden arbeiten, die auf neue Gegebenheiten reagieren und aufkommende, bessere Ideen integrieren können. Behalten Sie Ihre Vision im Blick und setzen Sie einfach zu erreichende Meilensteine. Die Erfolge dieser „Quick Wins“ sollten Sie ausdrücklich kommunizieren, um die Motivation in langwierigen Wandlungsprozessen hochzuhalten.
Wenn Sie mehr zum Thema agile Methoden wie beispielsweise Scrum erfahren möchten, hilft unser Kompakt-Rezept „So managen Sie Projekte mit der Scrum-Methode“.
Diese sechs Tipps bieten Ihnen eine Orientierung zum Umgang mit Wandel in der Praxis. Es lohnt sich jedoch, solche Prozesse nicht isoliert zu betrachten. Gerade mit fortschreitender Digitalisierung und neue Anforderungen an ökologische und soziale Nachhaltigkeit von Unternehmen wird der Wandel eher zur konstanten Standardeinstellung als zur einmaligen Ausnahmesituation. Entwickeln Sie Ihre Unternehmenskultur daher strategisch und ganzheitlich weiter, um auch in Zukunft Innovationsort zu sein.
Text: Marc Dönges
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Quellenverzeichnis
- Deloitte (2018): Future world of work. Abgerufen am 08.08.2022 von https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/de/Documents/Mittelstand/Deloitte-Erfolgsfaktoren-Mittelstand-Arbeitswelten40.pdf
- Kaune, Axel; Glaubke, Niko; Hempel, Therese (2021): Change Management und Agilität – Aktuelle Herausforderungen in der VUCA-Welt. Wiesbaden, Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH
- Lauer, Thomas (2021): Quick Guide Change Management für alle Fälle – Was uns Case Studies lehren. Berlin, Springer-Verlag GmbH
