Grüne Post: Tipps für nachhaltige E-Mail Gewohnheiten

In Zeiten von Digitalisierung und papierlosem Büro sind E-Mails aus unserem Arbeitsalltag nicht wegzudenken. Dabei ist leicht zu vergessen, dass E-Mails CO2 Ausstoßen und bei Arbeitnehmenden Stress verursachen können. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie die Nutzung von E-Mails nicht nur effizienter, sondern auch nachhaltiger gestalten können. Von bewusstem Umgang bis hin zu klaren Strukturen – unsere Tipps sollen nicht nur die Umwelt schonen, sondern auch zu einem fokussierten Arbeitsalltag beitragen.

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Warum ist ein nachhaltiger Umgang mit E-Mails für Ihr Unternehmen sinnvoll?

E-Mails erscheinen zwar digital, aber ihr Einfluss auf die Umwelt ist nicht zu unterschätzen. Der CO2-Ausstoß im Zusammenhang mit E-Mails kommt aus verschiedenen Quellen. Server, die E-Mails speichern und weiterleiten, verbrauchen Energie. Zudem entsteht CO2 bei der Produktion, dem Transport und der Entsorgung von Hardware wie Servern und Endgeräten.

Tipp: Wir haben eine Checkliste erstellt, mit der Sie überprüfen können, ob Ihre technische Infrastruktur modernen, digitalen Standards entspricht und gleichzeitig Ihre CO2-Bilanz nicht negativ beeinflusst.

Ein durchschnittliches E-Mail mit einer Anhängedatei von nur 1 Megabyte verursacht etwa 19 Gramm CO2-Emissionen. Bei Milliarden von täglichen E-Mails summiert sich dies schnell zu einem erheblichen ökologischen Fußabdruck. Dieser Aspekt allein sollte Unternehmen dazu motivieren, einen nachhaltigen Umgang mit E-Mails zu etablieren.

Doch nicht nur aus ökologischer Sicht ist ein Umdenken notwendig. Die ständige Flut von E-Mails beeinträchtigt auch die Arbeitsproduktivität. Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden durch ständige Benachrichtigungen abgelenkt, was zu ihre Konzentration mindert und zu ineffizienter Arbeit führen kann.

Sie haben die Verantwortung, Ihre Arbeitsprozesse zu optimieren und dabei auch einen Blick auf die Umweltauswirkungen zu werfen. Ein nachhaltiger Umgang mit E-Mails ist ein Schritt in die richtige Richtung – nicht nur für die Natur, sondern auch für eine effizientere und produktivere Arbeitsumgebung. Wir stellen Ihnen konkrete Tipps vor, wie dies in der Praxis gelingt. 

Welche positiven Effekte hat ein nachhaltiges E-Mail Management für Ihr Unternehmen? 

Ein nachhaltiger Umgang mit E-Mails hat verschiedene direkte und indirekte Auswirkungen auf Ihr Unternehmen. Wir stellen Ihnen einige vor:

• Effizienzsteigerung: Ein bewussterer Umgang mit E-Mails, klare Strukturen und die Implementierung von Automatisierungstools fördern eine effizientere Arbeitsweise. Ihre Mitarbeitenden können sich auf wesentliche Aufgaben konzentrieren, ohne von einer Flut unnötiger E-Mails abgelenkt zu werden.
• Verbesserte Produktivität: Die Etablierung fester E-Mail-Zeiten, gemeinsame Plattformen für Dokumentenbearbeitung und klare Priorisierungsregeln tragen dazu bei, die Produktivität im gesamten Unternehmen zu steigern.
• Förderung der Mitarbeiterzufriedenheit: Wenn Sie Unterbrechungen durch E-Mail-Benachrichtigungen während ruhiger Arbeitsphasen reduzieren, sind Ihre Mitarbeitenden konzentrierter und zufriedener. 
• Umweltfreundliches Image: Eine nachhaltige E-Mail-Nutzung sendet nicht nur an Ihre Mitarbeitenden ein positives Signal sondern auch an Ihre Kundschaft und Geschäftspartner. Unternehmen, die sich für Umweltschutz einsetzen, können ihr Image stärken und sich als verantwortungsbewusste Akteure positionieren.
• Steigerung der Flexibilität: Durch den verstärkten Einsatz von kollaborativen Plattformen und Tools zur digitalen Unterzeichnung erhöhen Sie die Flexibilität in der Zusammenarbeit. Dies ist besonders wichtig in Zeiten von dezentralem Arbeiten und globalen Teams.
• Rechtliche Compliance: Die digitale Archivierung und Unterzeichnung von Dokumenten in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Anforderungen bietet Ihnen nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern trägt auch zur effizienten Verwaltung Ihrer Unternehmensdaten bei.
• Weniger Papierverbrauch: Mit Hilfe von digitalen Signaturen reduzieren Sie das Drucken von E-Mails und tragen dazu bei, den Papierverbrauch zu minimieren und somit ökologisch nachhaltiger zu handeln.
• Anpassung an zukünftige Standards: Da Umweltaspekte in der Geschäftswelt immer wichtiger werden, kann Ihr Unternehmen durch die Implementierung nachhaltiger E-Mail-Praktiken Ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken und Sie sind besser auf zukünftige regulatorische Anforderungen vorbereiten.
• Verantwortungsbewusstsein und Mitarbeiterbindung: Ein nachhaltiger Umgang mit E-Mails zeigt, dass Ihr Unternehmen Umweltverantwortung übernimmt. Dies kann zu einer gestärkten Mitarbeiterbindung führen, da Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stolz darauf sind, für ein Unternehmen zu arbeiten, das soziale und ökologische Verantwortung ernst nimmt.

Insgesamt bieten nachhaltige E-Mail-Praktiken eine Win-Win-Situation für Unternehmen, indem sie sowohl ökologische als auch betriebliche Vorteile schaffen.

Tipps für eine nachhaltige E-Mail Nutzung:

• Prüfung der Notwendigkeit: Überlegen Sie, ob eine E-Mail wirklich notwendig ist oder ob das Anliegen auch auf andere Weise geklärt werden kann. Wenn Sie beispielsweise einer Kollegin eine Frage stellen wollen, können Sie diese auch telefonisch oder per direkt Nachricht kontaktieren. Oft sind alternative Kommunikationswege nicht nur besser für die Umwelt sondern gleichzeitig effizienter und Sie vermeiden Missverständnisse. Achten Sie aber darauf unnötige Kommunikation zu vermeiden, um Ihre Kolleg:innen nicht bei der Arbeit zu stören. So helfen Sie, den Datenverkehr zu minimieren.
• Klare Betreffzeilen und prägnante Nachrichten: Gestalten Sie Betreffzeilen klar und aussagekräftig, um Missverständnisse zu vermeiden. Verfassen Sie Ihre E-Mails prägnant und auf den Punkt, um Zeit zu sparen – sowohl für Sie als auch Ihre Empfänger:innen.
• Filtern und kategorisieren: Richten Sie Filter ein, um E-Mails automatisch zu sortieren und zu kategorisieren. Dies erleichtert nicht nur die Übersicht, sondern ermöglicht es Ihnen auch, sich auf die wichtigen Nachrichten zu konzentrieren. Weniger Spam und unnötige Mails bedeuten weniger Serverlast und einen effizienteren Workflow.
• Abmelden von Newslettern: Ein weiterer Schritt zu einer nachhaltigen E-Mail-Nutzung besteht darin, sich aktiv von Newslettern abzumelden, die nicht mehr relevant sind. Durch die Reduzierung eingehender E-Mails werden nicht nur Serverkapazitäten eingespart, sondern auch der individuelle Zeitaufwand für die Bewältigung des E-Mail-Flusses reduziert. Prüfen Sie regelmäßig Ihre Abonnements und behalten Sie nur diejenigen, die wirklich einen Mehrwert für Sie und Ihr Unternehmen bieten. Weniger Newsletter bedeuten weniger Datenverkehr und tragen somit zu einer effizienteren und nachhaltigeren E-Mail-Nutzung bei.
• Benachrichtigungen deaktivieren: Ihre Inbox ist voll mit Benachrichtigungen von LinkedIn, Facebook und Twitter? Dann deaktivieren Sie auf allen Social Media Plattformen die E-Mail Benachrichtigungen. Die Benachrichtigungen zu Aktivitäten finden Sie direkt auf der jeweiligen Plattform.
• Automatisches Antworten vermeiden: Stellen Sie sich vor: Sie erstellen ein wiederkehrendes Meeting das einmal pro Woche stattfindet und jede Woche schicken die 20 Teilnehmenden eine automatische Antwort ob Sie daran teilnehmen oder nicht. Das verursacht unnötigen Datenmüll. Deaktivieren Sie deshalb solche Funktionen, wenn Sie Termine erstellen und vermeiden Sie selbst automatische Antworten.

• Feste E-Mail Zeiten: Vermeiden Sie ständiges Überprüfen Ihrer E-Mails. Legen Sie sich stattdessen feste Zeiten für jeden Tag oder die Woche fest, zu denen Sie Ihre E-Mails bearbeiten. Das könnte dann so aussehen: Vormittags arbeiten Sie konzentriert und öffnen Ihr Postfach nicht. Nach der Mittagspause und vor dem Feierabend nehmen Sie sich jeweils 30 Minuten Zeit, um die Nachrichten abzuarbeiten. Ein anderes Modell könnte sein, Ihre Mails nur jeden zweiten Tage zu überprüfen. Dienstag und Donnerstag können dann E-Mail freie Tage sein. Feste E-Mail Zeiten helfen Ihnen dabei den Fokus auf andere Aufgaben zu legen und reduziert den Energieverbrauch.

Unser Tipp: Hinterlegen Sie in Ihrer Signatur einen Hinweis darauf, dass Sie sich für die Beantwortung von Nachrichten Zeit nehmen und Sie in dringenden Fällen zum Beispiel telefonisch erreichbar sind.

• Ruhige Phasen für Deep Work: Wenn Sie keine festen Zeiten für die Überprüfung Ihrer E-Mails festlegen wollen, können Sie sich alternativ dazu Zeiten setzen, in denen Sie sich auf tiefe, konzentrierte Arbeit (Deep Work) fokussieren können, ohne von eingehenden E-Mails unterbrochen zu werden. Dies fördert nicht nur die Effektivität, sondern auch die mentale Entlastung.
• Elektronische Signatur nutzen: Ersetzen Sie papierbasierte Unterschriften durch elektronische Signaturen. Dies spart nicht nur Papier, sondern beschleunigt auch den Arbeitsprozess erheblich.

Mehr zum Thema digitale Signatur finden Sie in unserem Youtube Video „Was ist eine digitale Signatur? Die sichere alternative zur Unterschrift auf Papier | Kurz erklärt“

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• E-Mail Signaturen gezielt einsetzen: Begrenzen Sie sich auf die notwendigen Informationen, um Datenübertragung und Speicherplatz zu minimieren. Vermeiden Sie unnötige Grafiken oder Dateianhänge in Ihrer Signatur.

• Automatisierung von Routinetätigkeiten: Nutzen Sie Automatisierungstools, um wiederkehrende und zeitaufwändige E-Mail-Aufgaben zu vereinfachen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch den Bedarf an manuellen Eingriffen, was wiederum die Effizienz steigert.
• Mobile E-Mail-Optimierung: Optimieren Sie E-Mail-Anwendungen für mobile Geräte, um die Energieeffizienz zu verbessern. Reduzieren Sie unnötige Synchronisationen und Aktualisierungen im Hintergrund, um den Energieverbrauch zu minimieren.

• Gemeinsame Dokumentenplattformen nutzen: Stellen Sie auf gemeinsame Plattformen um, um Dokumente zu teilen und zu bearbeiten. Dies reduziert den Bedarf an E-Mail-Anhängen und fördert eine effizientere Zusammenarbeit. Geeignete Plattformen sind neben Google Workspace auch Microsoft 365 und Dropbox Business.
• Kollaborative Plattformen für Diskussionen: Verwenden Sie kollaborative Plattformen für Teamdiskussionen und Projektmanagement, um den Austausch von Informationen zu zentralisieren und die Abhängigkeit von E-Mails zu verringern. Hier bieten sich beispielsweise Microsoft Teams, Asana oder Slack an.
• Reduzierung von E-Mail-Größen: Ermutigen Sie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dazu, Dateigrößen zu minimieren, indem sie auf komprimierte Formate umsteigen. Dies spart nicht nur Speicherplatz, sondern reduziert auch den Energieverbrauch bei der Übertragung. Drei kostenfreie und einfach zu bedienende Tools, um Anhänge zu verkleinern sind: Online File Compressor, Adobe Acrobat und Visual Watermark.
• Nutzung von Ökostrom für Server: Wenn möglich, beziehen Sie Ökostrom für Ihre Server, um den ökologischen Fußabdruck weiter zu reduzieren. Die Wahl erneuerbarer Energien ist ein wichtiger Schritt hin zu einer nachhaltigen IT-Infrastruktur.

• E-Mail-Archivierung und -Löschrichtlinien: Implementieren Sie klare Archivierungs- und Löschrichtlinien, um Speicherplatz zu optimieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass wichtige Informationen zugänglich bleiben. Dies trägt dazu bei, unnötige Datenmengen zu vermeiden.
• Schulungen durchführen: Organisieren Sie Schulungen oder Webinare für Ihre Mitarbeitenden, um sie für nachhaltige E-Mail-Praktiken zu sensibilisieren. Je besser das Verständnis für die Auswirkungen ist, desto wahrscheinlicher ist eine positive Umsetzung. Gleichzeitig steigt durch ein gezieltes Onboarding die Akzeptanz Ihrer Mitarbeitenden gegenüber neuen Kommunikationsregeln und digitalen Tools wie beispielsweise neu eingeführten Dokumentenplattformen und kollaborativen Plattformen.

• Periodische E-Mail-Reviews: Führen Sie regelmäßige Überprüfungen der E-Mail-Gewohnheiten durch, um ineffiziente Praktiken zu identifizieren und zu verbessern. Feedback und Anpassungen tragen dazu bei, die Nachhaltigkeit im Umgang mit E-Mails aufrechtzuerhalten.

Integrieren Sie diese Tipps in Ihren unternehmerischen Alltag und verbessern Sie so die Umweltbilanz Ihrer E-Mail-Nutzung und steigern Sie die Effizienz und Produktivität in Ihrem Unternehmen.

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Text: Esta Winkler