In kleinen und mittleren Unternehmen gewinnt die effiziente Verwaltung von Ausgaben zunehmend an Bedeutung. Die steigende Vielfalt und Funktionalität von dementsprechenden Softwarelösungen ermöglicht es Unternehmen, ihre Arbeitsabläufe und Prozesse mühelos zu optimieren. Der Einsatz solcher Tools ist mittlerweile unverzichtbar geworden, um wettbewerbsfähig zu bleiben und Ressourcen effektiv einzusetzen. In diesem Kontext werden insbesondere Lösungen für die Ausgabenverwaltung bevorzugt, die nicht nur eine breite Palette an Funktionen bieten, sondern sich auch flexibel anpassen und nahtlos in das Unternehmen integrieren lassen. In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber, welche konkreten Vorzüge diese Software bietet und was unter dem Begriff der Ausgabenverwaltungssoftware genau zu verstehen ist.
Ausgabenverwaltungssoftware: Was ist das?
Durch die Integration einer Ausgabenverwaltungssoftware ergeben sich zahlreiche Vorteile für die Verbesserung und Effizienz des Finanzmanagements in Unternehmen. Die vielfältigen Funktionen dieser Software ermöglichen die Automatisierung, Verkürzung und effizientere Handhabung verschiedener Geschäftsabläufe.
Vor allem bei buchhalterischen Aufgaben ergibt sich hieraus ein entscheidender Vorteil, da diese bekannterweise mit einem sehr hohen Arbeitspensum und einer ebenso hohen Fehlerquote verbunden sind. Mittels einer exakten Informationsaufzeichnung, basierend auf Echtzeitdaten, lässt sich die finanzielle Lage eines Betriebs jederzeit getreu abbilden, wodurch viel Transparenz, Struktur und Kontrolle geboten wird. Oftmals kommen Ausgabenverwaltungssoftwares sogar mit weiteren technischen Ergänzungen, wie unter anderem Firmenkreditkarten, die beispielsweise die Budgetgestaltung oder die Belegverwaltung vereinfachen. Die meisten Ausgabenverwaltungssoftwares haben noch mehr zu bieten. Hier sind einige der zusätzlichen Vorteile im Überblick:
1. Finanzen strukturiert handhaben
Je präziser der CFO und die Geschäftsführung über die finanzielle Lage eines Unternehmens informiert sind, desto besser können fundierte Budgets erstellt und Entscheidungen getroffen werden. Diese bieten die richtige Grundlage für eine umfassende Liquiditätsplanung, worunter in erster Linie die Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens zu verstehen ist. Zudem dient die Liquiditätsplanung als Kontroll- und Steuerungsinstrument für die Geschäftsfinanzen, wofür es eine ausreichende Menge an Daten benötigt, wie zum Beispiel:
- Geplante Einnahmen und Ausgaben
- Historische Informationen
- Bestehende Finanzverträge
- Prognosen zukünftiger Zahlungsflüsse
Allerdings ist es nicht immer ganz einfach diese Masse an Daten strukturiert zu sammeln, den Überblick zu bewahren und alle Informationen in eine Kalkulation mit einzubeziehen – speziell, wenn es sich um ein größeres Unternehmen handelt. Hier kommt der Einsatz einer Ausgabenverwaltungssoftware ins Spiel, da diese nicht nur sämtliche Daten geordnet aufbereitet, sondern sie auch miteinander in Beziehung setzt, wodurch das Treffen budgetbasierter Entscheidungen deutlich vereinfacht und akkurater durchgeführt werden kann. Noch dazu werden so keine relevanten Dinge, wie beispielsweise Deadlines, mehr übersehen und man kann auf unvorhergesehene Veränderungen schnell reagieren.
2. Automatisierte Prozesse in der Buchhaltung
Eine einwandfreie Buchhaltung bildet die Grundlage eines funktionierenden Unternehmens. So ist sie zuständig für die Rechnungserstellung, die Belegverwaltung oder die Anfertigung des Jahresberichts. Auch hier bedarf es wieder einer hohen Genauigkeit, da bereits kleine Tipp- oder Rechenfehler schwere Folgen haben können. Um dies zu verhindern, sollten natürlich so viele Personen wie möglich an der Kontrolle beteiligt sein, was aber aus ressourcentechnischen Gründen nicht machbar ist. Stattdessen kann aber eine Ausgabenverwaltungssoftware zu einer Fehlerreduzierung beitragen, da sie mithilfe der automatischen Texterkennung falsche Eingaben erkennt und inkorrekte Berechnungen ebenfalls auffallen. Zudem muss die Buchhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflicht nachgehen, da das Finanzamt Dokumente, bezüglich der Kilometerpauschale von 2023 oder weiteren Abschreibungen, bis zu 10 Jahre im Nachhinein einfordern kann. Dabei kann eine digitale Anwendung wieder nützlich sein, da jegliche Daten sicher gespeichert werden, leicht auffindbar sind und auch der Stauraum für die Aufbewahrung wegfällt, da alles nur noch digital vonstattengeht.
Apropos effizient – auch bei der Zeiterfassung Ihrer Mitarbeitenden gibt es smarte Lösungen für Unternehmen, die wir in unserem Beitrag Schritt für Schritt zur digitalen Zeiterfassung: Darauf müssen Unternehmen achten näher betrachten.
3. Budgets realistisch kalkulieren
Budgets können für die unterschiedlichsten Dinge angefertigt werden, wie beispielsweise Neuanschaffungen oder anderweitige Zielsetzungen. Häufig brauchen aber auch mitarbeiterbezogene Abläufe eine Budgetplanung, vor allem wenn es um Dienstreisen geht, die sich heutzutage immer mehr in den Berufsalltag etablieren. Schließlich ist davon die Planung von Transport, Unterkunft, Verpflegung und weiteren Nebenkosten abhängig.
Hinweis: Grundsätzlich gilt bei einer Budgetplanung, dass je sorgfältiger diese angefertigt wird, desto zutreffender sind die schlussendlichen Ergebnisse.
Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass ein Budget als ein wichtiges Planungs- und Kontrollinstrument dient. Auch dabei kann die Unterstützung einer Ausgabenverwaltungssoftware vorteilhaft sein, da für die Kalkulation erneut eine große Menge an Daten berücksichtigt werden muss. Dank einer entsprechenden Anwendung können all diese Informationen verarbeitet und zur Berechnung herangezogen werden, was zum einen eine viel genauere Budgetplanung und zum anderen einen deutlich reduzierten Arbeitsaufwand als Ergebnis hat.
4. Zusammenarbeiten optimieren
Ein weiterer Vorteil, der mit der Nutzung einer Ausgabenverwaltungssoftware einhergeht, sind die Zeitersparnisse und verbesserte Workflows. So müssen zum Beispiel Zahlungsanfragen nicht mehr mühsam eingereicht und auf eine Bestätigung gewartet werden, da es anhand solcher Tools möglich ist, jedem Mitarbeiter ein bestimmtes Budget zuzuweisen, in dem er sich frei bewegen kann. Ein weiterer großer Vorteil der Software ist zudem, dass sich viele papierbasierte Prozesse nun digital durchführen lassen, wie beispielsweise Belegverwaltungen in der Buchhaltung. Auch dies führt zu erheblichen
Zeitersparnissen, sowie zu effizienteren Arbeitsabläufen und Ressourceneinsparungen von Druck- und Papierkosten.
Fazit
Das richtige Managen und Verwalten von betrieblichen Finanzen sind das A und O für einen funktionierenden Betrieb, da diese Daten als Basis für wichtige Entschlüsse verwendet werden und über das Einhalten und Scheitern von Zielvorgaben entscheiden. Deshalb ist es dabei so wichtig, so genau und fehlerfrei wie möglich zu agieren. Um dies zu erreichen, können Ausgabenverwaltungssoftwares behilflich sein, indem sie zu einer guten Struktur bei den Finanzen führen, die Liquiditätsplanung verbessern, Prozesse automatisieren sowie digitalisieren, die Fehlerquote verringern, die Budgetplanung unterstützen und letztendlich grundlegende Zusammenarbeiten optimieren.
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Autor: Dominik Larcher. Head of Content Marketing bei https://www.getmoss.com/
