Gesetzliche Verpflichtung zur Zeiterfassung
Im September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) geurteilt, dass Arbeitgeber:innen in Deutschland zur Zeiterfassung aller Mitarbeitenden gesetzlich verpflichtet sind. Doch viele Unternehmen haben noch kein systematisches Verfahren zur Ermittlung der Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter:innen implementiert. Sie sehen sich nun mit zahlreichen Herausforderungen konfrontiert, gibt es doch eine Vielzahl an Lösungsmöglichkeiten beim Thema Zeiterfassung. Dennoch ist das Urteil zuallererst als Chance zu betrachten: Es ebnet den Weg für effizientere und transparenter Abläufe im Personalmanagement von Unternehmen in Deutschland.
Die Einführung der Zeiterfassung wird damit zu einem wichtigen Bestandteil des Arbeitsschutzes. Die Mitarbeitenden bekommen mehr Kontrolle über den Umgang mit den Arbeitszeiten und die Organisation ihrer Arbeit. So wird der Überblick über Arbeitstage, Überstunden, Pausen und Urlaube gewährleistet und zum Beispiel eine Abweichung von den vereinbarten Arbeitszeitregelungen schneller aufgedeckt.
Die Einführung einer Zeiterfassung ist also nicht nur eine Investition in ein effizienteres System – sie ist auch gesetzlich vorgeschriebene Maßnahme für jedes Unternehmen, um sicherzustellen, dass bestimmte arbeitsrechtliche Bestimmungen eingehalten werden. Gerade das digitale Zeiterfassungssystem bietet nicht nur Kontrolle und Transparenz über die verschiedene Aspekte der Arbeit und trägt so zur Verbesserung der Produktivität bei – es schafft auch Gewissheit für Mitarbeiter:innen und Unternehmen bei Fragen rund um die Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen hinsichtlich der Arbeitszeiterfassung.
Die Vorteile einer digitalen Zeiterfassung
Eine digitale Zeiterfassung ist eine der besten Lösungen für Unternehmen, die ihr Arbeitszeitmanagement verbessern möchten. Mit Hilfe dieser Technologie können Arbeitnehmende rechtssicher und ortsunabhängig ihre Arbeitszeiten registrieren. So trägt sie zu effizienten und transparenten Abläufen im Personalmanagement bei und schafft insofern Entlastung, als dass mehr Zeit in produktive Aktivitäten investiert werden kann.
Digitale Zeiterfassungssysteme können darüber hinaus mit anderen Prozessen und Systemen verbunden werden. So können Sie zum Beispiel viel schneller herausfinden wie hoch der Krankenstand, wie produktiv das Personal oder wie effizient der Dienstplan ist.
Zeiterfassungsprogramme machen ein Unternehmen aber auch transparenter. Denn dank der digitalen Stechuhr können alle Arbeitnehmer:innen jederzeit ihr jeweiliges Stundenkonto einsehen. So können sie zum Beispiel überprüfen, ob und wie viele Überstunden sie angesammelt haben und nachvollziehen, ob System und Personalabteilung alle Zeiten inklusive der Pausen korrekt erfasst haben. Von digitaler Zeiterfassung profitieren insbesondere Unternehmen, deren Mitarbeiter:innen größtenteils mobil arbeiten. Die Tools lassen sich nämlich ortsunabhängig nutzen und sind jederzeit abrufbar.
So funktioniert die digitale Zeiterfassung
Eine digitale Zeiterfassung ist ein integraler Bestandteil des modernen Arbeitens in Unternehmen. Es gibt viele verschiedene Arten von digitalen Zeiterfassungssystemen, aber die Funktionsweise ist im Wesentlichen die gleiche: Mit ihr soll die geleistete Arbeitszeit der Belegschaft korrekt dokumentiert werden.
Typischerweise erfasst das System also den Beginn und das Ende des Arbeitstages der einzelnen Mitarbeitenden. Auch Urlaubszeiten und Krankheitstage werden notiert. Das System kann auch so eingestellt werden, dass es Pausen automatisch abzieht. Die am Arbeitsplatz abgeleisteten Stunden werden individuell auf einem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben. Mit diesen Daten kann die Personalabteilung später zum Beispiel die Gehaltsabrechnungen erstellen oder die Überstunden berechnen.
Die Lösungen für eine digitale Zeiterfassung sind dabei so individuell wie die Bedürfnisse der Unternehmensbelegschaft: Es gibt Lösungen als App auf dem Handy, als Web-Client oder auch auf dem Desktop-Computer. Grundsätzlich besteht eine digitale Zeiterfassung aus einem System, über das Mitarbeiter:innen ihren Arbeitsstatus melden können, sowie einer Software-Applikation, mit der diese Daten erfasst und verarbeitet werden.
Was müssen Sie bei der Implementierung beachten?
Bei der Implementierung einer digitalen Zeiterfassung gibt es einige Punkte, die Sie beachten sollten. Zunächst ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter:innen mit dem System vertraut und in der Lage sind, es richtig zu bedienen. Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter:innen mit dem System vertraut sind, sollten Schulungen und Einführungsveranstaltungen durchgeführt werden. Es ist auch wichtig, dass ein Support-System installiert wird, damit die Mitarbeitenden bei Problemen oder Fragen Unterstützung erhalten können. Achten Sie darauf, dass sich das zukünftige Zeiterfassungssystem nahtlos und unkompliziert in schon bestehende Unternehmensprozesse einbinden lässt. Ihre Mitarbeitenden sollten ihre Arbeitsleistungen und -zeiten unkompliziert im alltäglichen Workflow erfassen können, ohne unnötige Hürden oder extremen Mehraufwand.
Weiterhin ist es wichtig, dass Ihre digitale Zeiterfassung eine geeignete Schnittstelle hat, um Daten zu übertragen oder zu empfangen. Dies ermöglicht Ihnen die Kommunikation mit anderen Personaldatenbank-Systemen und die Übermittlung von Zeiterfassungsdaten an andere Abteilungen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, die Daten besser zu analysieren und umfangreichere Berichte zu erstellen.
Zusätzlich sollten Sie auf eine regelmäßige Wartung des Systems achten. So stellen Sie sicher, dass alle Daten korrekt aufgezeichnet werden und keine sensiblen Informationen verloren gehen oder sogar an unbefugte Personen weitergeleitet werden.
6 Schritte zur digitalen Zeiterfassung
Die Einführung einer digitalen Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen erfordert eine gut durchdachte Strategie und einen systematischen Ansatz. Um den Prozess so sicher wie möglich zu gestalten, empfehlen wir Ihnen, folgende Schritte zu befolgen:
1. Definieren Sie Ihr Ziel
Bevor Sie mit der Implementierung beginnen, müssen Sie definieren, welche Ergebnisse Sie erzielen möchten. Was soll die digitale Zeiterfassung für Ihr Unternehmen leisten? Welche Art von Daten sollten gesammelt werden? Diese Fragen helfen Ihnen dabei, die Grundlage für den späteren Erfolg und die Akzeptanz Ihrer digitalen Zeiterfassung zu legen.
2. Sorgen Sie für Transparenz
Informieren Sie Ihre Belegschaft so früh wie möglich darüber, dass ein neues Zeiterfassungssystem eingeführt werden soll. Bieten Sie die Möglichkeit über das neue System zu sprechen und Fragen zu stellen. Bestimmen und kommunizieren Sie die Nutzungsregeln, sodass alle Mitarbeitenden informiert sind.
3. Suchen Sie nach dem richtigen System
Es gibt viele verschiedene Arten von digitalen Zeiterfassungssystemen auf dem Markt. Wählen Sie daher das System aus, das am besten zu Ihnen und Ihren Mitarbeiter:innen passt. Einige Punkte, die Sie beachten sollten, sind Benutzerfreundlichkeit, Kosteneffizienz und umfangreiche Berichts- und Analysetools.
4. Schulung der Mitarbeiter:innen
Sobald Sie das richtige System ausgewählt haben, ist es an der Zeit, die Mitarbeitenden über die Funktionsweise des Systems zu schulen, damit sie alle notwendigen Informationen korrekt erfassen können. Dazu gehört auch eine Erklärung der Vorteile der digitalen Zeiterfassung für Ihr Unternehmen sowie eine Übersicht über die verschiedene Funktion des Systems und deren Anwendung im Alltag.
5. Testlauf
Nachdem alle Mitarbeiter:innen geschult sind, machen Sie einen Testlauf mit dem System und stellen Sie sicher, dass alles ordnungsgemäß funktioniert. Achten Sie darauf, dass das gesamte Unternehmen nachvollziehen kann, wie man die Funktionen des Systems nutzt.
6. Auswertung
Sobald alles ordnungsgemäß funktioniert, beginnen Sie mit der Auswertung der Datenergebnisse der digitalen Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen. Beachten Sie dabei, dass die Zeiterfassung keine Aussagen darüber trifft, wie gut oder effizient eine geleistete Arbeit ist. Sie gibt viel mehr erste Hinweise, wo Verbesserungen möglich sind oder wo Personal womöglich überlastet ist.
Tipp: Stellen Sie nicht alle Mitarbeitenden gleichzeitig auf die digitale Zeiterfassung um. So vermeiden Sie Stress und Chaos. Starten Sie stattdessen mit ein bis drei Personen, die eine Affinität zu digitalen Systemen haben. Lernen Sie, wo die Zeiterfassung gut funktioniert und an welchen Stellen Sie noch hakt, um sie mit dem Dienstleister zu optimieren. Danach können Sie das System schrittweise ausrollen.
Fazit
Die digitale Zeiterfassung stellt eine sinnvolle Ergänzung des Arbeitsalltags dar und kann Unternehmen in verschiedenen Bereichen unterstützen. Egal ob es um die Verbesserung der Produktivität geht oder um ein präzises Abrechnungssystem – mit der digitalen Zeiterfassung ist man auf der sicheren Seite. Sie ermöglicht eine transparente, zuverlässige und vor allem zukunftssichere Zeiterfassung, die auch die Anforderungen modernen Arbeitsplätze erfüllt. Denn gerade im Hinblick auf das Wohlbefinden der Mitarbeitenden tragen moderne Lösungen im Bereich der digitalen Zeiterfassung wesentlich dazu bei, das Arbeitsumfeld angenehm und effektiv zu gestalten.
