Was gute Digitalisierungsprojekte auszeichnet
Was genau soll sich verbessern? Wer muss einbezogen werden? Wie lässt sich eine Idee testen, ohne gleich den gesamten Betrieb umzustellen? Und woran erkennt man am Ende, ob eine Lösung wirklich weiterhilft? Aus fünf Jahren Zusammenarbeit mit KMU haben wir fünf Erkenntnisse mitgenommen, die sich auf viele Digitalisierungsprojekte übertragen lassen.
1 Mit dem Problem beginnen, nicht mit der Technologie
Neue Technologien wecken schnell Interesse. Trotzdem ist „Wir möchten etwas mit KI machen“ noch kein tragfähiger Ausgangspunkt für ein Projekt. Hilfreicher ist eine möglichst konkrete Beschreibung der Aufgabe: Wo geht heute Zeit verloren? Welche Informationen fehlen? An welcher Stelle entstehen Fehler oder unnötige Wege?
Bei Florida Eis lag die Herausforderung beispielsweise in der bislang papiergeprägten Bearbeitung von Bestellungen. Gemeinsam wurde untersucht, wie KI-Agenten Bestellinformationen erfassen und wiederkehrende Arbeitsschritte automatisieren können. Ausgangspunkt war damit kein abstrakter Wunsch, „etwas mit KI“ zu machen, sondern ein konkreter, zeitintensiver Prozess im Arbeitsalltag.
Die Frage nach der Technologie folgt also erst im zweiten Schritt. Ausgangspunkt ist immer der betriebliche Bedarf.
Auf der Suche nach Beispielen aus der Praxis? Unsere Digitalisierungsprojekte mit mittelständischen Unternehmen zeigen vielfältige Lösungen.
3 Klein anfangen und unter realen Bedingungen testen
Nicht jede Idee muss sofort als vollständige Lösung umgesetzt werden. Gerade für kleinere Unternehmen kann ein begrenzter Prototyp der sinnvollere Einstieg sein. Er macht Annahmen überprüfbar, hält Aufwand und Kosten überschaubar und zeigt früh, an welchen Stellen nachgebessert werden muss.
Verwendung eines Prototyps aus Papier, um die Nutzungsfreundlichkeit der späteren digitalen Fernüberwachungs-App zu testen
Beim Biohof Werder wurde ein Prototyp entwickelt, der Daten aus einem mobilen Hühnerstall mithilfe von Sensorik und LoRaWAN überträgt. Die Lösung musste mit besonderen Bedingungen umgehen: Der Stall ist mobil, liegt nicht direkt am Wohn- oder Arbeitsort und verfügt nicht überall über Stromnetz, Breitband oder eine zuverlässige Mobilfunkverbindung. Solche Faktoren lassen sich am Schreibtisch nur begrenzt beurteilen. Entscheidend ist der Test am tatsächlichen Einsatzort.
4 Die späteren Nutzerinnen und Nutzer einbeziehen
Ob eine digitale Lösung funktioniert, entscheidet sich nicht allein an ihrer technischen Qualität. Sie muss zu den Arbeitsabläufen und zu den Menschen passen, die sie später nutzen. Deshalb sollten Mitarbeitende nicht erst bei der Einführung informiert, sondern möglichst früh beteiligt werden.
Gespräche, gemeinsame Anforderungsworkshops oder einfache Mock-ups helfen dabei, Abläufe sichtbar zu machen und Missverständnisse früh zu erkennen. Beim Projekt zur mobilen Hühnerhaltung wurde beispielsweise auch mit einem papierbasierten Entwurf der Weboberfläche gearbeitet. So konnte der spätere Nutzer Rückmeldung geben, bevor Zeit in die technische Ausarbeitung floss.
5 Daten und Ergebnisse nüchtern betrachten
Viele Vorhaben stehen und fallen mit der Qualität der vorhandenen Informationen. Bei der Medios-Apotheke stand daher die Frage im Mittelpunkt, wie sich Fach- und Erfahrungswissen im Arbeitsalltag sichern und leichter zugänglich machen lässt. Ein Chatbot soll Mitarbeitende dabei unterstützen, relevantes Wissen schneller aufzufinden und zu nutzen. Das Beispiel zeigt zugleich: Damit eine solche Anwendung verlässlich hilft, müssen die zugrunde liegenden Inhalte strukturiert, gepflegt und fachlich geprüft werden.
Auch nach einem Test lohnt sich ein nüchterner Blick: Erfüllt die Lösung die zuvor festgelegten Ziele? Wo entsteht tatsächlich eine Entlastung? Welche Anpassungen sind noch nötig? Und ist der Nutzen groß genug, um die Lösung dauerhaft einzuführen oder weiterzuentwickeln? Ein Prototyp darf auch zeigen, dass eine Idee unter den gegebenen Bedingungen noch nicht trägt. Diese Erkenntnis ist ebenfalls ein wertvolles Projektergebnis.
Kein Patentrezept, aber ein guter Rahmen
Kein Patentrezept, aber ein guter Rahmen
Für Digitalisierungsprojekte gibt es keine Schablone, die zu jedem Unternehmen passt. Ein klar beschriebenes Problem, realistische Ziele, feste Zuständigkeiten, frühe Praxistests und die Beteiligung der späteren Nutzer:innen bilden jedoch einen verlässlichen Rahmen.
Unsere Erfahrungen zeigen: Digitalisierung muss nicht mit einem großen Sprung beginnen. Häufig entsteht die bessere Lösung, wenn Unternehmen überschaubar starten, offen aus den ersten Ergebnissen lernen und den nächsten Schritt erst dann festlegen.
