E-Rechnung wird Pflicht: So setzen Sie die Anforderungen Schritt für Schritt um

Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) für alle B2B-Geschäfte in Deutschland verpflichtend. Diese Regelung basiert auf dem Wachstumschancengesetz, das die Digitalisierung im Rechnungswesen vorantreibt. Ziel ist es, alle steuerbaren Leistungen zwischen Unternehmen in einheitliche, maschinenlesbare Formate zu überführen. Was auf den ersten Blick nach einer bürokratischen Hürde klingt, entpuppt sich bei genauerem Hinsehen als große Chance: Der Wechsel zur E-Rechnung kann die Effizienz in vielen kleinen und mittleren Unternehmen deutlich steigern. Die Automatisierung senkt dabei nicht nur Kosten, sondern soll auch Steuerbetrug durch die Echtzeitübermittlung von Transaktionsdaten eindämmen: Digitale VAT-Meldesysteme schränken Betrugsszenarien durch die Echtzeitübermittlung von Transaktionsdaten ein, verhindern unberechtigten Vorsteuerabzug und ermöglichen den Abgleich von Rechnungsdaten in Echtzeit.

Was ist die E-Rechnung?

Die E-Rechnung ist eine elektronische Form der Rechnung, die maschinenlesbar und strukturiert sein muss. Klassische PDF-Rechnungen sind ab 2025 nicht mehr ausreichend. Stattdessen müssen Formate wie ZUGFeRD und XRechnung genutzt werden, die den EU-Vorgaben der CEN-Norm EN 16931 entsprechen. Die E-Rechnung ersetzt die Papier- oder PDF-Rechnung und wird direkt vom Absender in das System des Empfängers übertragen. Hierdurch entsteht ein medienbruchfreier, automatisierter Rechnungsprozess, der sowohl Zeit als auch Ressourcen spart.

Vorteile der E-Rechnung:

• Automatisierung: Prozesse laufen schneller und mit weniger manuellen Eingriffen.
• Kostenreduktion: Druck-, Porto- und Lagerkosten entfallen.
• Umweltfreundlichkeit: Reduzierung des Papierverbrauchs.
• Transparenz: Mehr Übersichtlichkeit und bessere Nachvollziehbarkeit der finanziellen Transaktionen.
• Einhaltung von Compliance: Gesetzliche Anforderungen werden leichter erfüllt, da E-Rechnungen gesetzeskonform und revisionssicher gespeichert werden können.
• Verbesserte Liquidität und Cashflow-Management: Durch die schnellere Bearbeitung und Zahlung von Rechnungen können Skonti und Rabatte genutzt werden, was zusätzliche Einsparungen ermöglicht.
• Dezentrale Rechnungsbearbeitung: Ermöglicht die sichere Bearbeitung von Rechnungen unabhängig vom Standort und passt zum flexiblen Remote-Arbeitsmodell.

So funktioniert die E-Rechnung

Die Einführung der E-Rechnung führt zu einem durchgehend digitalen Rechnungsprozess. Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten Format (z.B. ZUGFeRD oder XRechnung) erstellt, das maschinenlesbar ist. Sobald die Rechnung vom Absender generiert wurde, wird sie über ein sicheres Netzwerk oder Plattformen an den Empfänger übermittelt. Dabei können ganzheitliche ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) die Daten direkt verarbeiten. Die Empfänger erhalten eine E-Rechnung, die sofort ins Buchhaltungssystem integriert wird. Dadurch sind alle Rechnungsdaten überprüfbar, und nach entsprechender Genehmigung kann der Zahlungsprozess automatisch gestartet werden.

Übertragungswege der E-Rechnung:

• Direkte Integration zwischen den ERP-Systemen beider Parteien.
• Nutzung von zentralen Rechnungsportalen oder Netzwerken wie dem Peppol-Netzwerk, das von Regierungen und privaten Anbietern betrieben wird.

Tipp: Unsere Partner vom Mittelstand-Digital Zentrum WertNetzwerke haben für Sie hilfreiche Informationen rund um das Thema ZUGFeRD-Rechnungsstandards im E-Business zusammengestellt. 

Praktische Vorteile für den Mittelstand

Für mittelständische Unternehmen bietet die Einführung der E-Rechnung erhebliche Vorteile:

• Automatisierung und Effizienzsteigerung: Die Durchlaufzeiten von Rechnungen verkürzen sich erheblich, was pünktlichere Zahlungen und eine bessere Liquiditätsplanung zur Folge hat.
• Kosteneinsparungen: Durch den Wegfall von Papier, Druck, Porto und Lagerung sinken die Kosten erheblich.
• Fehlerminimierung: Durch die Standardisierung von Rechnungsformaten sinkt die Fehlerquote bei der Bearbeitung.
• Verbesserte Dokumentation: Die elektronische Speicherung von Rechnungen ermöglicht eine einfachere Verwaltung und eine schnellere Archivierung.
• Einhaltung steuerlicher Vorschriften: Die Automatisierung erleichtert die Einhaltung der steuerlichen Vorgaben, was die Prozesse sicherer und transparenter macht.
• Echtzeitzugriff auf Daten: Integrierte Reporting-Tools bieten dem Management einen Echtzeitzugriff auf alle Rechnungen, was eine bessere Übersicht ermöglicht und die Identifikation von Engpässen erleichtert.

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Rechtliche Anforderungen und Übergangsfristen

Die Einführung der E-Rechnung ist nicht nur eine Chance, sondern auch eine rechtliche Verpflichtung. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. 

Für Kleinunternehmen (mit weniger als 50 Beschäftigten oder einem Jahresumsatz von unter 50 Mio. Euro) gibt es eine Übergangsfrist bis Ende 2027, in der sie noch Papierrechnungen verwenden dürfen. Ab dem Januar 2028  ist die E-Rechnung dann für alle Unternehmen verpflichtend. 

Tipp: Sie wollen wissen, ob für Ihr Unternehmen die Übergangsfrist greift? Das Mittelstand-Digital Zentrum Chemnitz hat eine ausführliche Zusammenfassung der Übergangsregelungen zur elektronischen Rechnung bis 2028 erarbeitet.

Zudem müssen alle Rechnungen den EU-Standards der CEN-Norm EN 16931 entsprechen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Die Einhaltung dieser Standards ist wichtig, um die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung sicherzustellen.

Wichtige Aspekte zur Archivierung:

• Unternehmen müssen sicherstellen, dass E-Rechnungen maschinenlesbar und unveränderlich gespeichert werden.
• Es gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.
• Revisionssichere Archivierungssysteme müssen strenge Sicherheitsanforderungen wie Verschlüsselung und regelmäßige Backups erfüllen.

Checkliste zur Einführung der E-Rechnung

1. Organisatorische Vorbereitungen

• Kontakt zu Software-Dienstleistern und der Steuerkanzlei aufnehmen.
• Schulungen für relevante Mitarbeiter:innen organisieren.
• Klärung der Übermittlungsformate (z.B. ZUGFeRD, XRechnung) und der Akzeptanz bei Steuerbehörden.
• Verträge mit Lieferanten und Kunden anpassen.

2. Technische Vorbereitungen

• Festlegen des E-Rechnungsformats (XRechnung, ZUGFeRD).
• Überlegung, ob Rechnungen direkt oder über Dienstleister (z.B. Peppol-Netzwerk) übermittelt werden.
• Zentrale E-Mail-Adresse für den Empfang von E-Rechnungen einrichten (z.B. „rechnungen@unternehmenabc.de“).
• ERP-System prüfen und gegebenenfalls anpassen.
• IT-Sicherheit gewährleisten (Verschlüsselung, Authentifizierung).
• Archivierungssysteme anpassen und revisionssicher gestalten.

3. Digitalisierung des Rechnungswesens

• Anforderungen an das Umsatzsteuer-Meldesystem beachten (nationale und europäische Ebene).

4. Prozessanpassungen

• Prüfung der Abläufe für den Rechnungseingang, die Rechnungsprüfung und Archivierung.

5. Sicherheitsvorkehrungen

• Sicherheitsprüfung der E-Rechnungsdateien beim Eingang.

6. Mitarbeitendenschulungen

• Schulungen zur Nutzung der neuen Software und Prozesse für alle relevanten Mitarbeiter:innen durchführen.

Fazit: Transformation als Chance

Die Einführung der E-Rechnung bietet mittelständischen Unternehmen eine wertvolle Gelegenheit, ihre Prozesse zu modernisieren und die Effizienz zu steigern. Die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung, die Senkung der Kosten und die bessere Kontrolle über die Liquidität sind starke Argumente für eine frühzeitige Umstellung. Durch eine schrittweise Umsetzung und eine klare Strategie wird die Umstellung zur E-Rechnung nicht zur Herausforderung, sondern zur Chance, die das Unternehmen langfristig stärkt und zukunftsfähig macht.

Mit dieser Checkliste und einer guten Vorbereitung steht der erfolgreichen Transformation nichts im Weg – Unternehmen können diesen Wandel nutzen, um ihre Prozesse zukunftsfähig und rechtssicher zu gestalten.

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Text: Alexander Krug