Wie wählt man ein passendes Kollaborationstool aus? Wir geben einen Überblick über die wichtigsten Schlüsselfunktionen und Schwerpunkte, klären die wichtigsten Fragen zu digitalen Kollaborationstools und stellen Ihnen 3 Tools im Schnellcheck vor.
Da COVID-19 das öffentliche Leben wie auch den unternehmerischen Alltag derzeit stark verändert, müssen viele mittelständischen Betriebe ihre Geschäftsprozesse unter ganz neuen Bedingungen organisieren. Tausende Teams sind ins Homeoffice umgezogen, um sich und die Gesellschaft vor Neuansteckungen zu schützen. Durch die Arbeit von Zuhause aus sind die Mitarbeitenden auf digitale Tools zur Kollaboration angewiesen, die dabei helfen, effizient und möglichst lückenlos die gemeinsame Arbeit weiterzuführen – und vielleicht sogar zu verbessern.
Glücklicherweise gibt es heute bereits eine umfassende Anzahl an Softwares, Funktionen und Integrationen, die für individuelle Anforderungen der Unternehmen passgenaue Lösungen bieten. Um einen Überblick der vielen Möglichkeiten smarter Kollaboration zu geben, stellen wir Ihnen einige der wichtigsten Tools vor und erklärt, was es bei der Auswahl einer neuen Team-Software zu beachten gilt.
Allround-Lösung oder individuelle Funktionen? Die wichtigsten Fragen zu digitalen Kollaborationstools
Einige Softwares für die Organisation und Strukturierung von Teamarbeit bieten großartige Standardlösungen zur Abdeckung der wichtigsten betrieblichen Anforderungen. Doch je nach Größe, Geschäftsfeld, Dokumentenumfang und Kommunikationswegen kann es zu vielseitigen Anforderungen kommen. Bevor eine Entscheidung gefällt wird, macht es deshalb Sinn, sich folgende Fragen zu stellen:
Wofür nutze ich das Tool?
Welche Tätigkeiten stehen im Vordergrund – Kommunikation, Aufgabenverteilung oder die Bearbeitung von Dokumenten? Welche Anforderungen und Daten kann ich zentral an ein Tools binden? Was sollte besser getrennt werden, um die Prozesse so effizient wie möglich zu halten?
Wie bin ich organisiert?
Wie groß und wie unterschiedlich sind meine Teams? Verwalte ich einige wenige Geschäftsbereiche, oder viele kleine Projekte? Wie eng müssen sie miteinander arbeiten, wieviel kommunizieren, welche Datenmengen teilen können? Wie relevant sind transparente Aufgabenfristen, Meilensteine und Übersichtsdarstellungen der Prozesse für mein Team?
Wie nutze ich Dokumente?
Müssen meine Mitarbeitenden auf gemeinsame Dokumente zugreifen – oder diese sogar zeitgleich bearbeiten können? Wieviel Speicherplatz brauche ich für den Upload, Austausch und die Zuteilung von Dokumenten? Sollen auch Externe, wie zum Beispiel Kunden, Zugang dazu bekommen? Welche Sicherheitsstandards müssen dafür eingehalten werden?
Wie mobil bin ich?
Soll das Tool eine ideale Desktop-Lösung sein, oder habe ich hohe Ansprüche an eine perfekt funktionale mobile Version per App? Können meine Mitarbeitenden von überall aus auf die nötigen Daten zugreifen und alle Funktionen ohne Probleme nutzen? Wie wichtig ist mir die Integration anderer Schnittstellen auch unterwegs?
Wie hoch ist mein Budget?
Bin ich bereit, monatliche Kosten für erweiterte Funktionen und einen komfortablen Kundenservice auszugeben? Lässt es sich budgetär einrichten, das passgenaue Tool auszuwählen, um die Bedarfe des gesamten Teams abzudecken? Lohnt sich eine Premiumversion, um möglicherweise eine Qualität und Effizienz der Zusammenarbeit zu erreichen?
Wie kann ich mein Team bei der Entscheidung mit einbeziehen?
Gibt es Erfahrungswerte mit Kollaborationstools im Team? Kenne ich die Anforderungen und Wünsche der Mitarbeitenden an die Software? Welche Geschäftsbereiche haben eventuell Bedarfe, die bisher nicht geklärt sind? Gebe ich meinem Team genug Möglichkeiten, bei der Gestaltung der neuen Zusammenarbeit mitzuwirken?
Schlüsselfunktionen und Schwerpunkte – was Ihr Tool können und Ihr Team wissen sollte
Ein Kollaborationstool, das als wichtigste oder sogar einzige Software die verschiedenen Bedarfe des Teams abdecken soll, muss einige wichtige Funktionen mitbringen. Zuviel Komplexität jedoch kann den Workflow und die Einarbeitung unnötig verzögern. Deshalb gilt: Im besten Fall liefert das Tool vor allem die Features, die Sie auch wirklich nutzen wollen.
Es macht daher Sinn, sich schon frühzeitig und mit dem gesamten Team zu überlegen, welche Bedarfe sicher zu erwarten sind und was möglicherweise hinzukommt. Hier finden Sie einige der am häufigsten genutzen Funktionen im Überblick:
- Zuweisung von Aufgaben und Rollen
- Besprechung von einzelnen Projekten und Aufgaben
- Benachrichtigungen für bestimmte Ereignisse, Aktivitäten und Chats
- Nutzungsmöglichkeit per Smartphone über mobile App
- Möglichkeit zum Upload, Sharing und gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten
- Visualisierungen von Prozessen
- Festlegung von KPIs und Meilensteinen
- Integration von anderen genutzten Tools
Für jeden Betrieb die richtige Lösung – verschiedene Arten von Kollaborationstools
Auch wenn einige beliebte Allround-Lösungen möglichst viele der genannten Funktionen vereinen, gibt es unterschiedliche Schwerpunkte. Oft reicht auch ein Anbieter nicht aus, um die gesamte Arbeit im Team digital zu stützen. Kollaborations-Softwares sind daher so divers aufgestellt wie die Anforderungen mittelständischer Unternehmen selbst. Unter den Lösungen finden sich unter anderem folgende Arten von Tools:
- Projektmanagement Softwares zur Planung und Verteilung von Aufgaben und Fristen (z.Bsp. Asana, monday.com, Trello oder Zenkit )
- Kommunikationstools für Sprachchats in der Gruppe, Textnachrichten und Videokonferenzen (z.Bsp. Zoom, Discord, Google Hangouts oder Slack – mehr dazu erfahren Sie in unserem Blogbeitrag)
- Tools zur gemeinsamen Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten (z.Bsp. Evernote Business, OneNote, oder G Suite)
- Dienste zur Speicherung und zum Transfer von Daten (z.Bsp. Dropbox, Google Drive und MediaFire)
- Werkzeuge zum virtuellen Brainstormen, Designen und Bau an Prototypen (z.Bsp. Miro, InVision, Canva und Milanote)
- Soziale Intranets und Social Media-gebundene Teamnetzwerke (z.Bsp. Facebook Workplace und Yammer)
3 nützliche Tools im Schnellcheck
Die folgenden Tools bieten als Allround-Lösungen oder durch spezielle Funktionen großartige Möglichkeiten für die virtuelle Teamarbeit – von Zuhause aus oder auch in papierlosen Büros. Die Liste könnte ständig erweitert werden und ist nur ein Ausschnitt des Angebots. Welche Tools am besten zu Ihrem Unternehmen passen, können am Ende Sie und Ihr Team am besten entscheiden.
Asana
Asana bietet eine übersichtliche Benutzeroberfläche, die sich schnell und intuitiv erschließen lässt. Durch eine schlanke Aufmachung macht die Software besonders als Einstiegstool die wichtigsten Funktionen einfach erlernbar. Wenn es trotzdem Fragen gibt, sind Hilfefunktionen wie Erklärvideos direkt im Asana-Guide integriert. Aufgaben und Termine sowie Zuständigkeiten werden anhand von sogenannten Kanban-Boards dargestellt. Sowohl die persönlichen Prozesse wie auch die gesamten Projektverläufe sind auf einen Blick nachvollziehbar. NutzerInnen können die Anzeige nach Bedarf individuell anpassen.
Besonders für kleine Teams, die eingespielte Abläufe und eine direkte Kommunikation pflegen, ist Asana eine großartige Option. Bis zu 15 Mitarbeitende können mit der kostenlosen Version Nachrichten schreiben, Projekte diskutieren, Dokumente austauschen, Aufgaben verwalten, zuteilen sowie in Kalender überführen. Zudem lassen sich verschiedenste andere Tools je nach Bedarf aus einem App-Verzeichnis integrieren. Asana ist als Cloud-App im Browser oder als sehr anwenderfreundliche Smartphone App nutzbar. Die jeweiligen Tarife für Premium- und Enterprise-Versionen sollten jedoch mit Sorgfalt auf den Nutzen überprüft werden.
Wrike
Wrike wird von Teams großer wie auch kleiner und mittlerer Unternehmen genutzt. Obwohl es ein breites (und je nach Bezahlplan erweiterbares) Spektrum an Funktionen für hohe Ansprüche zur Verfügung stellt, ist die Benutzeroberfläche einfach zugänglich und auch für Einsteiger ideal geeignet. Das Tool zur Planung und Steuerung einer Vielzahl an Projekten erlaubt es, komplexe Prozesse sinnvoll zu untergliedern und eine klare Zuweisung der Aufgaben festzulegen. Flexible Kalendereinstellungen und hilfreiche Funktionen für ein genau getaktetes Zeitmanagement sind weitere Vorteile.
Projekte, Aufgaben und Dateien werden in Form von Ordnern strukturiert. Dieser hierarchische Aufbau ist den meisten NutzerInnen wohlbekannt und dient der gut organisierten Übersicht. Zusätzlich bietet Wrike acht verschiedene Ansichtseinstellungen der Ordner, darunter Boards, Tabellen und Gantt-Diagramme. Auch Änderungen am Projekt, verbrachte Arbeitszeit und die Auslastung des Teams lassen sich damit übersichtlich abbilden. Wrike verfügt über eine Bibliothek mit integrierbarer Software, kostenlose Webinare im Hilfe-Center und eine hervorragende Suchfunktion. Auch die Preise überzeugen.
monday.com
monday.com ist bietet eine flexibel anpassbare Oberfläche für das Projekt- und Aufgabenmanagement. NutzerInnen werden zunächst an eine Tabellenkalkulation erinnert, wobei die komplexe Funktionalität und interaktive Arbeitsweise viel mehr verspricht – und hält. Nachrichten, Aufgaben, Prozesse und Projektdaten sind als übersichtliche und verschieden auswählbare Boards dargestellt. Die Mitarbeitenden im Team weisen sich gegenseitig Tasks und Deadlines zu, teilen Dokumente, führen Chats und speichern all dies bequem an einem Ort.
Das Tool punktet besonders durch die hohe Anpassbarkeit der Ansicht (z.B. durch Widgets) und viele übersichtliche Darstellungen von Projektverläufen. Die Timeline in Form einer Gantt-Chart ist zudem ein echtes Plus. Auch die Kommunikation lässt sich umfassend über monday.com erledigen und ersetzt vielleicht sogar den Email-Verkehr. Eine Vielzahl an wichtigen Softwares lassen sich kompatibel mit monday.com verbinden. Auch das Preis/Leistungsverhältnis kann sich sehen lassen, wenn auch keine kostenlose Basisversion angeboten wird.
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Wir, das Mittelstand-Digital Zentrum Berlin, sind die branchenübergreifende Anlaufstelle für kleine und mittlere Unternehmen in Berlin, Brandenburg und bundesweit. Kostenfreie Informationsveranstaltungen, Workshops, Infomaterialien und Praxisprojekte gehören zu dem breitgefächerten Angebot, mit dem wir den Mittelstand unterstützen.
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