Trotz des digitalen Wandels und moderner Kommunikationsmittel bleibt das Faxgerät in deutschen Unternehmen weiterhin ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Laut einer Bitkom-Umfrage aus dem Jahr 2023 nutzen noch immer 82 % der deutschen Unternehmen Faxgeräte. Ein Drittel gibt dabei sogar an, das Fax noch häufig oder sehr häufig zu verwenden.
Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom, hebt hervor: „Am klassischen Fax wird vor allem die hohe Nachweisbarkeit der Zustellung geschätzt. Was die Verschlüsselung von Daten und damit deren Sicherheit betrifft, haben die digitalen Kanäle dem Fax jedoch einiges voraus.“
Obwohl die Nutzung von Faxgeräten rückläufig ist, hat sich dieser Kommunikationskanal derart stark etabliert, dass sich ein Blick auf die Möglichkeiten der Digitalisierung im Umgang mit Faxgeräten durchaus lohnt. Daher möchten wir in diesem Blogartikel zeigen, wie Künstliche Intelligenz (KI) bei der Nutzung von Faxgeräten implementiert werden kann, um die Effizienz und Sicherheit in Unternehmen zu steigern.
1. Automatische Fax-Digitalisierung und Datenextraktion
Die Digitalisierung von Faxdokumenten ist ein entscheidender Schritt zur Verbesserung der Effizienz in Unternehmen. Durch die Integration von KI-gestützter optischer Zeichenerkennung (OCR) können Faxdokumente in maschinenlesbaren Text umgewandelt werden. Diese Digitalisierung ermöglicht es, den Inhalt der Faxe automatisch zu analysieren, zu kategorisieren und relevante Informationen zu extrahieren. Moderne KI-Algorithmen sind in der Lage, präzise Daten aus verschiedenen Dokumententypen zu erfassen und diese direkt in unternehmensinterne Systeme zu integrieren.
Beispiel: Ein Unternehmen erhält täglich zahlreiche Bestellungen per Fax. Mit Hilfe von KI-gestützter OCR-Technologie können diese Bestellungen automatisch erfasst und die relevanten Daten direkt in das ERP-System des Unternehmens übertragen werden. Dadurch entfallen zeitaufwändige manuelle Eingaben, und die Fehlerquote wird signifikant reduziert. Dies spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Genauigkeit der Datenverarbeitung.
Tools:
- Adobe Acrobat OCR: Für die Texterkennung und -extraktion.
- ABBYY FineReader: Ein leistungsstarkes OCR-Tool für die Konvertierung von Faxen in bearbeitbare Formate.
- Tesseract OCR: Ein Open-Source-OCR-Tool, das sich gut für die Integration in verschiedene Systeme eignet.
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2. Intelligente Archivierung und Suche
Die Verwaltung und Archivierung von Faxdokumenten kann durch den Einsatz von KI-basierter Dokumentenmanagementsysteme erheblich verbessert werden. Diese Systeme speichern eingescannte Faxe in einem digitalen Archiv und indizieren sie mit Hilfe von KI-Algorithmen. Dadurch wird die Suche nach spezifischen Dokumenten oder Informationen deutlich vereinfacht und beschleunigt.
Beispiel: In einem Unternehmen, das regelmäßig wichtige Dokumente per Fax erhält, ist es oft mühsam und zeitaufwändig, nach bestimmten Informationen in Papierstapeln zu suchen. Mit einem KI-basierten Dokumentenmanagementsystem können Mitarbeiter durch einfache Suchanfragen im digitalen Archiv schnell und effizient das benötigte Dokument finden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Zugänglichkeit und Verwaltung wichtiger Informationen.
Tools:
- DocuWare: Ein Dokumentenmanagementsystem mit integrierter KI zur Dokumentensuche und -archivierung.
- M-Files: Eine Plattform für intelligentes Informationsmanagement, die auf KI basiert.
- Everteam: Ein weiteres leistungsfähiges Tool für die Verwaltung und Suche von Dokumenten.
3. Sprach- und Textanalyse
Die Fähigkeit von KI, den Inhalt von Faxdokumenten zu analysieren und zu verstehen, eröffnet zahlreiche Möglichkeiten zur Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen. KI-Algorithmen können den Text von Faxen analysieren, um automatische Antworten zu generieren oder spezifische Handlungen auszulösen.
Beispiel: Ein Unternehmen erhält eine Kundenbeschwerde per Fax. Mit Hilfe von KI kann der Inhalt dieser Beschwerde automatisch analysiert und erfasst werden. Basierend auf früheren Fällen und festgelegten Richtlinien kann die KI eine geeignete Antwort generieren und diese an den zuständigen Kundendienstmitarbeiter weiterleiten. Dies ermöglicht eine schnelle und effiziente Bearbeitung von Kundenanliegen, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.
Tools:
- IBM Watson Natural Language Understanding: Für die Analyse und das Verständnis von Texten.
- Google Cloud Natural Language API: Ein leistungsfähiges Tool zur Textanalyse und -verarbeitung.
- Microsoft Azure Text Analytics: Bietet umfangreiche Funktionen zur Textanalyse und Sentiment-Analyse.
4. Integration mit CRM-Systemen
Die Integration von Faxdokumenten in Customer Relationship Management (CRM) Systeme ist ein weiterer Schritt zur Verbesserung der Effizienz und Kundeninteraktion. KI kann Faxinhalte automatisch analysieren und in das CRM-System integrieren, um eine umfassende Dokumentation der Kundeninteraktionen zu gewährleisten.
Beispiel: Ein Kunde sendet ein Fax mit einer Anfrage oder Beschwerde an ein Unternehmen. Die KI analysiert den Inhalt des Faxes und erfasst die relevanten Informationen automatisch im CRM-System. Dadurch wird die Kundenhistorie aktualisiert und alle Interaktionen zentral verwaltet. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, schnell auf Kundenanfragen zu reagieren und eine personalisierte und effiziente Kundenbetreuung zu gewährleisten.
Tools:
- Salesforce Einstein: KI-gestützte Funktionen für CRM-Systeme zur Integration und Analyse von Faxinhalten.
- HubSpot: Bietet Integrationsmöglichkeiten für KI-gestützte Datenanalysen.
- Zoho CRM: Ein weiteres CRM-System, das KI-gestützte Automatisierung und Datenanalyse unterstützt.
5. Sentiment-Analyse und Priorisierung
KI-Algorithmen können die Stimmung und Dringlichkeit der Faxinhalte analysieren, um Prioritäten zu setzen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Dies ist besonders nützlich für die schnelle Bearbeitung von dringenden oder wichtigen Dokumenten.
Beispiel: Ein Fax, das eine dringende Beschwerde oder eine wichtige Anfrage enthält, wird durch die KI automatisch als hohe Priorität markiert. Die KI analysiert den Text und erkennt die Dringlichkeit der Nachricht. Anschließend wird das Fax sofort an das zuständige Managementteam oder den entsprechenden Mitarbeiter weitergeleitet. Dies stellt sicher, dass wichtige Anliegen schnell und effizient bearbeitet werden und keine zeitkritischen Informationen übersehen werden.
Tools:
- MonkeyLearn: Eine Plattform für Sentiment-Analyse und Textklassifikation.
- Lexalytics: Bietet umfangreiche Text- und Sentiment-Analysefunktionen.
- RapidMiner: Ein Tool für Daten- und Textanalyse, einschließlich Sentiment-Analyse.
Sie interessieren sich auch abseits vom Faxgerät für hilfreiche KI-Tools? In unserem Blogbeitrag „ChatGPT und Co.: Diese KI-Tools erleichtern Ihren Arbeitsalltag“ finden Sie viele weitere nützlichen Anwendungen für den Arbeitsalltag.
6. Chatbot-Integration
Die Integration von KI-Chatbots kann die Bearbeitung von häufigen Anfragen und Follow-up-Aktionen automatisieren. Chatbots können automatisch auf eingehende Faxe reagieren und relevante Informationen bereitstellen.
Beispiel: Ein Kunde sendet ein Fax mit einer Anfrage zu Produkten oder Dienstleistungen. Der KI-Chatbot analysiert den Inhalt des Faxes und generiert eine automatische Antwort mit den gewünschten Informationen. Diese Antwort wird dann per E-Mail an den Kunden gesendet. Darüber hinaus kann der Chatbot Follow-up-Aktionen initiieren, wie zum Beispiel das Senden weiterer Informationen oder das Weiterleiten der Anfrage an einen zuständigen Mitarbeiter. Dies verbessert die Effizienz und Kundenzufriedenheit erheblich.
Tools:
- Dialogflow: Ein von Google entwickeltes Tool zur Erstellung von Chatbots und zur Verarbeitung natürlicher Sprache.
- Botpress: Eine Open-Source-Plattform für die Erstellung und Verwaltung von Chatbots.
- Microsoft Bot Framework: Ein Framework zur Erstellung und Integration von Chatbots in verschiedenen Kanälen.
7. Überwachung und Compliance
Die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. KI kann dabei helfen, Faxinhalte zu überwachen und sicherzustellen, dass sie den entsprechenden Vorschriften entsprechen.
Beispiel: Ein Unternehmen muss sicherstellen, dass alle eingehenden und ausgehenden Faxdokumente den gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen entsprechen. KI-Algorithmen können diese Dokumente automatisch auf Compliance-Kriterien prüfen und Verstöße identifizieren. Bei einem Verstoß wird das Dokument an die entsprechenden Stellen weitergeleitet, um geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Dies stellt sicher, dass das Unternehmen stets den gesetzlichen Anforderungen entspricht und mögliche rechtliche Risiken minimiert werden.
Tools:
- Logikcull: Eine Plattform für Dokumentenprüfung und Compliance.
- Onna: Ein Tool zur Einhaltung von Compliance-Anforderungen durch KI-gestützte Dokumentenanalyse.
- Concord: Eine Vertragsmanagement-Software mit integriertem Compliance-Überwachungssystem.
Fazit
Die Implementierung von Künstlicher Intelligenz in die Nutzung von Faxgeräten bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, insbesondere im Hinblick auf Effizienz, Sicherheit und Compliance. Von der automatischen Digitalisierung und Datenextraktion bis hin zur intelligenten Archivierung und Analyse bietet KI vielseitige Möglichkeiten, den traditionellen Kommunikationsweg des Faxes zu modernisieren und zu optimieren. Unternehmen, die diese Technologien nutzen, können ihre Geschäftsprozesse erheblich verbessern und zukunftssicher gestalten.
Text: Angelika Grüttner
