Deutschland ist unter den G20-Ländern Spitzenreiter – was den Papierverbrauch pro-Kopf angeht. Im Durchschnitt verbraucht jeder Mensch in Deutschland 241,7 Kilogramm pro Jahr an Papier, Pappe und Karton. Diese beachtliche Menge kommt auch daher, dass der Versandhandel und die damit verbundenen Kartonagenverpackungen in den letzten Jahren stark zugenommen haben. Aber auch am Arbeitsplatz fällt täglich einiges an Zettelwirtschaft an: Von Rechnungen bis zur unnötig ausgedruckten E-Mail.
Das papierlose Büro ist ein Konzept das am Arbeitsplatz ansetzt um den Papierverbrauch zu reduzieren und gleichzeitig einen effektiveren Workflow schaffen kann. Wie der Name schon verrät, wird im papierlosen Büro auf Papier verzichtet und stattdessen auf digital-gestützte Verfahren gesetzt. Die Umsetzung ist ein erster Schritt in Richtung digitale Transformation Ihres gesamten Unternehmens und bietet großes Potential zum Einsparen von Ressourcen.
Inhalt
Das papierlose Büro
Die Auswirkungen der Corona-Pandemie haben gezeigt, wie wichtig es für Unternehmen ist, sich digital aufzustellen. Dazu gehört auch, dass Mitarbeitende flexibel und mobil arbeiten können. Ein papierloses Büro erleichtert Homeoffice, ermöglicht mehr Effizienz, kann helfen Kosten einzusparen und ist nachhaltiger als papierbasierte Büros.
Die Umsetzung des Vorhabens „papierloses Büro“ muss im Unternehmen Top-Down erfolgen und bedarf der richtigen Tools. Wir geben Ihnen eine Anleitung und die wichtigsten Tipps, damit auch Ihr Büro digital wird.
Tipp: Wie Sie digital durch die Krise kommen lesen Sie hier: „5 Tipps für krisenfeste digitale Infrastruktur“.
Teuer und ineffizient: Die Nachteile papierbasierter Büros
Es wird geschätzt, dass 1 – 3 % des Umsatzes von Unternehmen allein für den Druck von Dokumenten ausgegeben wird. Kosten für das Papier selbst, sowie die Aufbewahrung sind in dieser Rechnung noch nicht enthalten. Hinzu kommen die indirekten Kosten, die dadurch entstehen, dass MitarbeiterInnen in papierbasierten Prozessen unproduktive Arbeit leisten.
Der Produktivitätsverlust beträgt 21,3 %. Erfassung, Ablage und Weiterleitung von Papierdokumenten erfordert langwierige manuelle Prozesse und Verzögerungen, sowie Fehler sind keine Seltenheit.
– IDC Studie, 2019
Papierdokumente stellen zudem ein Sicherheitsrisiko dar, etwa wenn vertrauliche Dokumente, oder analog abgelegte Passwörter für jeden einsehbar abgelegt werden und Datenschutzverletzungen innerhalb Ihres Unternehmens, wie freizugängliche personenbezogene Daten, können oft darauf zurückgeführt werden. Bei digitaler Dokumentenablage hingegen, können Sie beispielsweise steuern welche Mitarbeitenden Zugriff auf bestimmte Dateien haben. Da die meisten Sicherheitsvorfälle auf Fehlverhalten der Mitarbeitenden zurückzuführen sind, haben wir eine Checkliste für Sie erstellt, um das „IT-Sicherheitsrisikio Mensch“ zu minimieren.
Außerdem hat die Papierherstellung einen erheblichen Wasser- und Holzverbrauch: So benötigt man für ein Kilogramm Papier über zwei Kilogramm Holz und ein einziges DIN-A4-Blatt verbraucht zehn Liter Wasser. Zudem verursacht das Bedrucken Milliarden von Feinstaubpartikeln, die nicht nur schädlich für die Umwelt sind, sondern auch die Gesundheit der Mitarbeitenden belasten können.
Vom Zettelchaos zum digitalen Vorreiter
Ein papierreduziertes beziehungsweise minimiertes Büro, kann Unternehmen den Einstieg zum papierlosen Büro erleichtern. Wichtig festzuhalten: Die Umsetzung ist ein Prozess und erfolgt nicht von heute auf morgen. Gehen Sie Schritt für Schritt vor und ziehen Sie Ihr Vorhaben konsequent durch.
Legen Sie los, indem Sie zunächst eine Bestandsaufnahme durchführen. In welchen Bereichen fällt welches Papier an und welche Bereiche sind möglicherweise schon digitalisiert? So können Sie gleichzeitig ineffiziente Prozesse ermitteln. Anschließend können Sie festlegen welchen Zustand Sie erreichen wollen. Es kann hilfreich sein sich zunächst kleine Etappenziele zu setzen. Am besten definieren Sie auch immer einen Zeitraum bis wann die jeweilige Umsetzung erfolgen soll. Haben Sie den Wunschzustand erreicht kann dieser weiter optimiert werden.
Achten Sie darauf Papier und EDV-basierte Systeme nicht überflüssigerweise parallel zu nutzen. Ziel sollte immer die tatsächliche Abschaffung des Papiers sein.
Die wichtigsten Tools im papierlosen Büro
Um papierlos arbeiten zu können, benötigt Sie einige digitale Tools. Wir geben eine Liste der wichtigsten Punkte, die Sie beachten sollten:
Hardware
Zunächst sollten Sie Ihre Dokumente digitalisieren. Ein Dokumentenscanner, am besten mit Texterkennung, gehört dafür zur notwendigen Standardhardware. Es lohnt sich vorab Inventur durchzuführen, um nur weiterhin benötigte Dokumente in den Digitalisierungsprozess mitaufzunehmen. Außerdem sollten alle Mitarbeitenden mit Laptop und im besten Fall auch Smartphone und/oder Tablet ausgestattet sein, damit einer der vielen Vorteile des papierlosen Büros, das mobile Arbeiten, auch optimal umgesetzt werden kann.
Software
Wenn Sie Ihre papierbasierten Dokumente digitalisieren, benötigen Sie eine Software zur Archivierung und zentralen Speicherung. Die passende Software mit Dokumentenmanagement-System (DMS) verhindert Papierchaos und ermöglicht die anschließende Integration der Dokumente in den Arbeitsprozesse. Ein professionelles Dokumentenmanagementsystem ist essentiell für die digitale Verwaltung. Neben Systemen zur Archivierung und Digitalisierung von Dokumenten, benötigen Sie solche, die die digitale Zusammenarbeit im Team an Projekten ermöglicht und strukturiert. Am Markt gibt es bereits zahlreiche Anbieter, wie etwa SITE, sevDesk, DocuWare oder die Hybridsoftware Fluix.
Achten Sie bei der Softwareauswahl darauf, dass Ihre unternehmensinternen Prozesse und Arbeitsweisen bestmöglich durch das Tool abgebildet werden.
Cloud System
Fundamental für ein rein digitales Büro ist ein Cloud-System. Mögliche Anbieter sind Dropbox, G-Suit oder Google Drive. Wenn Sie sich für ein Cloud-System entscheiden, achten Sie darauf welche digitalen Tools möglicherweise bereits in Ihrem Unternehmen genutzt werden, wie viel lokaler Festplattenspeicher das Cloud-System benötigt und ob die Daten von jedem mobilen Endgerät abgerufen werden können, um mobiles Arbeiten möglich zu machen. Im Vergleich zu standortbasierten Lösungen ist der Wartungsaufwand einer Cloud gering und verbessert die Flexibilität in Ihrem Unternehmen, da die Mitarbeitenden auch im Homeoffice Zugriff auf alle Dokumente haben.
Besonders wichtig in Cloud-Systemen ist die Ordnerstruktur. Achten Sie auf schlüssige Benennung und Ablage. Durch eine gute Ordnerstruktur können Sie in der teaminternen Kommunikation darauf verzichten Dokumente per E-Mail zu verschicken und dafür stattdessen den Dateipfad nutzen.
Warum das wichtig ist, lesen Sie in unserem Beitrag: „ Nachhaltigkeit im Büro: In 6 Schritten zum grünen Arbeitsplatz“.
Ihre in der Cloud gespeicherten Daten können Sie zusätzlich mit Verschlüsselungsdiensten, wie zum Beispiel Boxcryptor sichern. Eine kostenlose Alternative dazu ist Cloudfrogger.
Was Sie generell zum Thema IT-Sicherheit beachten sollten erklären wir Ihnen im folgenden Video:
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Kollaboration
Um ohne Papier im Team arbeiten zu können, benötigen Sie einen digitalen Kalender, sowie die Möglichkeit Notizen digital anzulegen. Outlook, Asana und Apps wie Notability oder One Note, besonders in Kombination mit einem Tablet, eignen sich hervorragend um Standkalender, Notizzettel und Stifte zu ersetzen. Für die Kommunikation im papierlosen Büro eignen sich beispielsweise Slack und Microsoft Teams.
Detaillierte Informationen zu Kollaborations Tools finden Sie in unserem Beitrag:“ Teamarbeit digital – die wichtigsten Tools zur Kollaboration im Überblick“.
Wie setzen Sie das papierlose Büro um?
Schritt 1
Wenn Sie sich für die Umstellung zu einem papierlosen Büro entscheiden, sollten Sie diese zunächst umfassend planen. Machen Sie sich Gedanken wie Sie vorgehen wollen: Welche Prozesse und Abteilungen sollen zuerst digitalisiert werden? Ist es sinnvoll einen externen Berater zu beauftragen und wie können Sie Ihre MitarbeiterInnen von Ihrem Vorhaben “ Das papierlose Büro“ überzeugen?
Schritt 2 zum papierlosen Büro
Wählen Sie im nächsten Schritt eine geeignete Software zur digitalen Dokumentenverwaltung, sowie eine Projektmanagement Software aus, installieren Sie diese und weisen Sie Ihre MitarbeiterInnen ein.
Papierlos Schritt 3
Digitalisieren Sie alle vorhandenen und archivierten Geschäftsdokumente und legen Sie diese in einer sinnvollen Ordnerstruktur an. Vernichten Sie anschließend überflüssige Dokumente. Parallel dazu können Sie auch direkt rechtsichere elektronische Signaturen entwerfen, Ziel ist es alle Dokumente nur noch elektronisch zu übermitteln.
Schritt 4 – Digitalisieren
Digitalisieren Sie nach und nach alle Ihre Prozesse. Von papierloser Buchhaltung und Vertragswesen, über digitale Briefpost, Personal und Kundenmanagement. Das sind nur einige der Bereiche in Ihrem Unternehmen, die eine Umstellung benötigen. Mittlerweile sind auch digitale Rechnungen kein Problem mehr, zusätzlichen Anstoß gab es hier durch das 2016 beschlossene E-Rechnungsgesetz. Nutzen Sie die Digitalisierung, um Ihre unternehmensinternen Prozesse zu überprüfen und möglichst effektiv zu gestalten.
Schritt 5 – papierlos Kommunizieren
Nutzen Sie in Ihrem Team digitale Kollaborationstools zur Kommunikation und Koordination. Dadurch können Sie nicht nur auf Notizzettel verzichten, sondern auch das E-Mail Postfach übersichtlich halten.
Schritt 6 – papierloses Büro auf Dauer
Halten Sie Ihr Büro papierlos, indem Sie alle Unterlagen, die Sie in Papierform erhalten einscannen. Nehmen Sie Ihre Mitarbeitenden mit indem, Sie sie in den Prozess einbinden und Anreizsysteme schaffen. Aber der wichtigste Punkt: leben Sie das papierlose Büro vor.
Vorteile des papierlosen Büro
Ein häufig genannter Vorteil des papierlosen Büros ist mehr Nachhaltigkeit. Damit dies wirklich zutrifft sollten Sie aber auch Ihr digitales Büro Grün gestalten, denn Informations- und Kommunikationstechnologie ist ein intensiver Ressourcenverbraucher. Mit einem digitalen Büro senken Sie Ihre Betriebskosten durch Platz und Material Ersparnisse. Es besteht kein Bedarf mehr an Lagerung für Papierdokumente, oder an Druckprodukten. Ihre Geschäftsprozesse und das Zeitmanagement werden durch die Transformation von manuellen hin zu automatischen Arbeitsschritten effizienter und eine bessere Unternehmenskommunikation ermöglich den Mitarbeitenden mobiles Arbeiten.
Ein wichtiger Punkt ist zudem die Sicherheit. Digitale Systeme ermöglichen die Verschlüsselung von Dokumenten, sowie Kommunikation und DSGVO konformes Arbeiten wird einfacher. Im Gegensatz zu papierbasierten Unterlagen, können Sie dank Sicherheits-Backups digitale Daten mühelos wiederherstellen.
Herausforderungen im papierlosen Büro
Die größte Herausforderung des papierlosen Büros ist die Einführungsphase. Je nach Größe Ihres Unternehmens, kann es einige Zeit dauern bis der letzte Zettel aus dem Büro verschwindet und alle Mitarbeitenden vom rein digitalen Arbeiten überzeugt sind. Mangelnde EDV-Kenntnisse Ihrer Mitarbeitenden kann ebenfalls ein Problem sein. Schulungen können hier Kompetenz schaffen. Am Ende überwiegen die positiven Aspekte eines papierlosen Büros.
Noch mehr Informationen dazu, wie’s mit dem papierlosen Büro klappt, erhalten Sie in der ersten Folge unseres neuen Podcasts „Smarter Mittelstand“.
