Betriebe die vor dem Lockdown Gäste empfangen wollten mussten aufgrund der durch Covid-19 beschlossenen Vorgaben strenge Hygiene-, Abstands-, und Datenerfassungsregelungen einhalten. Gastro-Betriebe wurden, unter anderem dazu verpflichtet die Kontaktdaten der Gäste zu erfassen. Die Maßnahmen dienten dazu, mögliche Infektionsketten zu erkennen und verhindern.
Viele Betriebe arbeiteten im Rahmen der Datenerfassung analog mit Zettel und Stift. Dadurch entsteht aber ein Mehraufwand für die MitarbeiterInnen und Hygienevorschriften sind schwer einzuhalten. Hinzu kommt, dass die Umsetzung datenschutzrechtlich oft bedenklich ist. Digitalisierung erleichtert Ihnen die notwendige Registrierung, Sie sparen Zeit, Kosten und Papier.
Datenschutz – Worauf müssen Sie achten?
Daten die im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie erhoben werden gelten als Gesundheitsdaten und sind in der Datenschutzgrundverordnung besonders geschützt.
Wir zeigen Ihnen worauf Sie achten müssen, wenn Sie die Daten Ihrer Gäste erheben:
- Erheben Sie nur so viele Informationen, wie gesetzlich notwendig: Dazu gehören Name und Vorname des Gastes, Datum sowie Beginn und Ende des Besuchs und die Telefonnummer oder Adresse. Erheben Sie weitere Daten zu eigenen Zwecken muss dafür eine Rechtsgrundlage bestehen, die Sie dem Gast kenntlich machen müssen.
- Schützen Sie die Informationen vor dem Zugriff Unberechtigter: Treffen Sie Vorkehrungen um zu verhindern, dass beispielsweise Gäste unberechtigt Zugriff auf die Informationen anderer Gäste erhalten.
- Erstellen Sie ein Informationsblatt für die Gäste: Kommen Sie Ihrer Informationspflicht nach und hängen Sie ein Blatt aus mit Informationen darüber, welche Daten Sie warum erheben, wie lange sie diese speichern und welche Rechte Ihre Gäste haben. Vorlagen dazu finden Sie online, beispielsweise auf der Seite des Bayrischen Hotel- und Gaststättenverbands.
- Löschen Sie die Daten korrekt und fristgerecht: Je nach Bundesland sollen die Daten 2-4 Wochen gespeichert werden. Anschließend müssen sie datenrechtskonform vernichtet, beziehungsweise gelöscht werden.
Die jeweiligen Verordnungen Ihrer Region finden Sie auf der Seite Ihres Bundeslandes.
Unsere Checkliste „Mit der neuen Datenschutzgrundverordnung umgehen“ gibt Ihnen einen Überblick über die datenschutzrechtlichen Bestimmungen.
Apps die Gästedaten digital erfassen
Es gibt bereits zahlreiche Apps um Gästedaten digital zu erfassen. Diese können nicht nur die Arbeit erleichtern, sondern gewährleisten auch, dass die Erfassung datenrechtskonform ist. Wir stellen Ihnen fünf Apps vor:
Check-in per Corona App
Seit einigen Monaten biete die Corona-Warn-App eine Funktion zur digitalen Gästedaten Erfassung. Besucher:innen können sich über einen QR-Code in Restaurants oder bei Veranstaltungen registrieren, ohne dass sie persönliche Daten angeben müssen. Positiv Getestete können andere dann anonym informieren. Den QR-Code können Sie als Unternehmen selbst direkt in der App über einen neuen Bereich auf dem Startbildschirm generieren. Den Code können Sie anschließend über die App abscannen oder als PDF ausdrucken und aushängen. In Zukunft soll die App weitere Funktionen erhalten.
Luca-App
Einige Bundesländer haben bereits Verträge für den Einsatz der Luca-App abgeschlossen. Im Gegensatz zur Corona-Warn-App müssen sich Nutzende hier mit Telefonnummer und Namen Registrieren und die Daten werden an die zuständigen Gesundheitsämter übermittelt. Zukünftig ist ein Parallelbetrieb mit der Corona-Warn-App geplant und die QR-Codes für den Check-in zu Veranstaltungen oder den Restaurantbesuch sollen identisch sein. Als Unternehmen müssen Sie sich in der App registrieren und einen Standort anlegen. Diesen können Sie in Bereiche unterteilen, beispielsweise in Tische. Anschließend erstellen sie für jeden dieser Bereiche einen QR-Code den Ihre Gäste einscannen.
Hinweis: Mittlerweile besteht Kritik an der Luca-App. Mehr dazu lesen Sie im Beitrag: „Datenschutzexperten warnen: Wachsende Kritik an der Luca-App“ von t3n.
Hygiene Ranger
Über den Hygiene Ranger werden die Daten einmalig, bei Registrierung der KundInnen erhoben und zur Dokumentation nur den jeweiligen GastgeberInnen angezeigt. Nach Ablauf der gesetzlichen Frist löscht Hygiene Ranger die Daten automatisch. Haben sich die Gäste einmal über die App registriert können sie sich über einen QR -Code bei allen branchenübergreifend, teilnehmenden Unternehmen ein- und auschecken. Sie können die App ein Monat lang gratis nutzen, anschließend kostet das Tool 15€ pro Monat.
Datenerfassung mit E-Guest
E-Guest ist sowohl für KundInnen als auch UnternehmerInnen kostenlos. Jeder Gast scannt sich per Smartphone über einen QR-Code ein und füllt anschließend ein Formular mit seinen Daten aus. Über einen gesicherten Server haben nur Angehörige des Unternehmens Zugriff darauf. Die Daten löscht die App nach Ablauf einer Frist automatisch.
Bin Da!
Die ebenfalls kostenlose App zu Gästedatenerfassung „Bin da!“ wurde von einem jungen Flensburger Unternehmen entwickelt. Die App ermöglicht ebenfalls die automatisierte, datenschutzkonforme Speicherung und Vernichtung der aufgenommenen Kontaktdaten nach einer gewissen Frist. Der Check-In der Gäste erfolgt per QR-Code scann.
QR1at
In der kostenlosen App QR1at scannt sich der Gast über einen QR Code ein. Die App befragt Nutzende automatisch unter anderem nach Name, Telefonnummer sowie E-Mail-Adresse. Anschließend verschlüsselt sie die Daten und speichert diese für 28 Tage. Gäste müssen sich nur einmalig registrieren und können im Anschluss direkt auf die Speisekarte zugreifen.
Gästedaten digital erfassen und Vorteile nutzen
Die Daten werden mit Hilfe der digitalen Tools nicht nur kontaktlos und somit den Hygieneregeln konform erfasst, sondern erleichtern dem Personal die Arbeit. KundInnen checken sich selbstständig ein und aus und bei einer Verknüpfung der App mit der Speisekarte, können sie außerdem direkt auf diese zugreifen.
Weiteres können die GastgeberInnen anhand der Daten die Gästezahl und somit die Höchstgrenze der erlaubten Besucher, im Blick behalten. Der wichtigste Punkt aber ist, dass die Apps Daten DSGVO konform und zuverlässig erfassen. Alle datenschutzrechtlich relevanten Punkte auf die Sie achten müssen, werden durch die digitalen Tools automatisch erfüllt.
In unseren Praxis Broschüren finden Sie zahlreiche Best Practice Beispiele von Unternehmen die Digitalisierungsprojekte erfolgreich umgesetzt haben.
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Autorin: Esta Winkler
