Auf dem Weg zur papierlosen Buchhandlung: Ein Schritt in Richtung Nachhaltigkeit

Eine Buchhandlung will papierlos Arbeiten

Seit ihrer Gründung im Jahr 1983 in Berlin-Wedding und dem späteren Umzug nach Schöneberg im Jahr 2007 hat sich die Buchhandlung Mackensen zu einem beliebten Treffpunkt für Buchliebhaber:innen entwickelt. Vor allem der einladenden Charme und die persönlichen Beratung lassen Kund:innen immer wieder den kleinen Laden besuchen. Trotz des Erfolgs stand das Geschäft vor der Herausforderung, veraltete, papierintensive Arbeitsprozesse durch zeitgemäße, digitale Lösungen zu ersetzen. Dieser Schritt war nicht nur entscheidend für eine nachhaltigere Geschäftspraxis, sondern auch für die Sicherung der Zukunftsfähigkeit der Buchhandlung.

Wo lag das Problem?

Die bisherigen papierbasierten Arbeitsabläufe führten zu einem erheblichen Papierverbrauch, der im Widerspruch zu den Bestrebungen stand, das Geschäft umweltfreundlicher zu gestalten. Obwohl erste Schritte in Richtung Digitalisierung unternommen wurden, blieb das Vertrauen in diese Systeme begrenzt, was oft dazu führte, dass digitale Prozesse durch den zusätzlichen Einsatz von Papier unterstützt wurden.

Insbesondere im Wareneingang, Rechnungsprüfung sowie Auslieferung von Produkten wurde trotz teilweise erster vorhandener digitaler Tools zu viel gedruckt, weil Vertrauen in und Erfahrung mit Tools fehlt. Außerdem fehlte ein Zentraler Ort, an dem alle wichtigen Daten gespeichert werden.  

Es wurde deutlich, dass nicht nur eine Digitalisierung, sondern auch eine Stärkung des Vertrauens in digitale Lösungen notwendig war, um das Ziel einer umweltbewussten und effizienten Geschäftsführung zu erreichen.

Wie wir vorgegangen sind

In Zusammenarbeit mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Berlin wurde eine Digitalisierungsstrategie entwickelt, die darauf abzielten, die Buchhandlung als umweltbewussten Anbieter zu etablieren und ihre Präsenz im Online-Bereich zu stärken. Hierzu gehörten die Optimierung interner Kommunikationswege, um die Zusammenarbeit im kleinen Team zu verbessern, sowie die Überprüfung der externen Kommunikation über Social-Media-Kanäle, um die Stärken der Buchhandlung effektiv zu nutzen.

Zusätzlich wurden einfache Maßnahmen empfohlen, die den papierverbrauch unmittelbar reduzieren:

• beidseitiges Drucken
• Druck von mehreren Seiten auf einem Blatt (Datei > Drucken. Wählen Sie unter Einstellungen das gewünschte Papierformat aus. Klicken Sie auf „Eine Seite pro Blatt“, und wählen Sie dann „Mehrere Seiten pro Blatt“ in der Liste aus.)
• digitale Kassenbons (E-Bon/ eBon) und digitale Zahlmethoden anbieten

Die geplanten digitalen Bestell-, Liefer- und Rechnungsprozesse unterstützen die Buchhandlung dabei, sich als nachhaltiges und modernes Unternehmen zu positionieren und sind Teil einer umfassenden Transformationsstrategie, die derzeit umgesetzt wird.

Die Transformation der Buchhandlung Mackensen zu einem umweltbewussten Betrieb ist ein ambitioniertes Vorhaben, das sorgfältige strategische Planung erfordert und die Bereitschaft, traditionelle Arbeitsmethoden zu überdenken. Der personelle Aufwand für die Entwicklung der Digitalisierungsstrategie belief sich bisher auf insgesamt fünf Personentage.

Weitere Tipps für ein papierloses Büro gibt Ihnen unser Artikel „Das papierlose Büro – Leitfaden für mehr Nachhaltigkeit und Effizienz“

Fazit

Die geplante Umstellung auf digitale Prozesse markiert einen bedeutenden Schritt in Richtung Nachhaltigkeit, insbesondere durch die Reduzierung des Papierverbrauchs. Neben der Einführung digitaler Bestell-, Liefer- und Rechnungsprozesse plant die Buchhandlung Mackensen eine strategische Neuausrichtung als nachhaltige Buchhandlung. Diese beinhaltet eine Anpassung des Sortiments, verstärktes Engagement in nachhaltigen Netzwerken und eine enge Einbindung der Kundschaft in diesen Wandel. Die Nutzung digitaler Kommunikationswege unterstützt diesen Wandel, indem sie den direkten Austausch mit der Kundschaft ermöglicht und schnelle Anpassungen an Feedback ermöglicht. Die Schritte zur strategischen Neuausrichtung werden kommuniziert, um von Anfang an tatsächliche Veränderungen und Engagements sichtbar zu machen und das Vertrauen der Kundschaft zu stärken. Durch diesen schrittweisen Prozess kann die Buchhandlung Mackensen flexibel auf Marktveränderungen reagieren und sich als nachhaltiges Unternehmen etablieren.

Zitat aus dem Projekt

„Wir haben ganz viel Input bekommen, den ich sonst nicht erhalten hätte, unter anderem weil mir im Arbeitsalltag oft die Zeit fehlt. Was ich direkt umsetzen kann, ist die externe Kommunikation über Social Media. Nächste Schritte muss ich anhand der Ergebnispräsentation erst mal herauskristallisieren.“

Valentin Zinnecker – Mitarbeiter der Buchhandlung Mackensen

Weitere Informationen zum Projekt finden Sie hier:

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