Leitfaden Online-Workshop: Eine Schritt für Schritt Anleitung

So gelingen Ihre Online-Workshops

Konferenzen, Meetings, Workshops: Online-Formate gehören seit der Pandemie in vielen Unternehmen zum festen Repertoire. In der Vorbereitung und Durchführung gibt es aber einige Unterschiede zu Präsenzveranstaltungen. Vor allem interaktive Workshops können Sie vor Herausforderungen stellen. Was bisher zur Standartinfrastruktur während Workshops gehörte, muss online durch zusätzliche Angebote, wie zum Beispiel virtuelle Whiteboards, nachgerüstet werden.

Wir geben Ihnen mit unserem Leitfaden Online-Workshop eine Schritt für Schritt Anleitung, damit auch Ihr virtuelles Treffen zum Erfolg wird.

Schritt 1: Vor dem Online-Workshop

Legen Sie zunächst fest, welche Tools Sie für Ihren Workshop nutzen wollen. Je nach Anforderungen eignen sich beispielsweise Zoom, Miro, Mural oder Click Meeting.

Die wichtigste Frage in der Vorbereitung zum Workshop ist: Was ist das Ziel? Wenn Sie sich darüber im klaren sind, können Sie die gesamte Planung dahingehend auslegen. Anschließend können Sie mit der inhaltlichen Planung des Workshops loslegen. Wichtige Punkte, die Sie dabei mit einbeziehen sollten sind:

Die Anzahl der Teilnehmenden
Wer kann und soll am Workshop teilnehmen? Bedenken Sie, dass eine große Zahl an Teilnehmenden Interaktion erschwert. Außerdem gilt: Je mehr Teilnehmer, umso länger dauert der Workshop.
Der Zeitplan
Online-Workshops erfordern eine detaillierte und realistische Zeitplanung. Achten Sie darauf, dass Arbeitsphasen möglichst kurzgehalten werden und planen Sie Pausen ein.
Die Moderation
Dem oder der Moderator/in kommt eine wichtige Aufgabe zu. Bei fehlender Erfahrung kann es sinnvoll sein, auf eine professionelle externe Moderation zu setzten. Außerdem können mehrere ModeratorInnen hilfreich sein um den Chat zu betreuen und technischen Support zu leisten.
Die Technik
Entscheidend für Ihren Workshops sind gute Bild- und Tonqualität, sowie eine stabile Internetverbindung.
Materialien
Wenn Sie den Workshopteilnehmenden Unterlagen zur Verfügung stellen möchten, bereiten Sie diese vorab vor und überlegen Sie sich, wie sie diese bereitstellen wollen.

Ist die Planung abgeschlossen, können Sie TeilnehmerInnen einladen und Ihren Workshop, beispielsweise über Eventbrite bewerben. Denken Sie anschließend daran den Teilnehmenden rechtzeitig, vollständige Informationen, sowie Links für Zugänge auf die verwendeten Tools zukommen zu lassen.

Führen Sie vorab einen Technik-Check durch und machen Sie Ihre TeilnehmerInnen mit den Tools vertraut. Sie können beispielsweise einen Leitfaden verschicken.

Schritt 2: Während des Online-Workshops

Einführung: Finden Sie sich bereits 15 Minuten vor Workshopbeginn im digitalen Raum ein. Bevor Sie dann mit dem Workshop starten, erklären Sie den Teilnehmer:innen alle Tools, die eingesetzt werden. So können Unterbrechungen während der Veranstaltung reduziert werden. Viele Tools bieten einen digitalen “Warteraum” an, hier können Sie im Vorfeld ein kleines Tutorial aufnehmen und für die Teilnehmenden als Video hinterlegen.

Anschließend können Sie den Teilnehmenden erklären, was auf sie zukommt, was von ihnen verlangt wird und welchen Nutzen ihnen der Online-Workshop bringt. Einigen Sie sich zu Beginn außerdem auf sinnvolle, gemeinsame Grundsätze, wie zum Beispiel: Alle aktivieren ihre Kamera, oder jeder verwendet Klarnamen.

Interaktion mit den Teilnehmern und zwischen den Teilnehmern: Besonders wichtig bei Online-Formaten ist die Interaktion mit und zwischen den Teilnehmenden. Die Arbeit in Kleingruppen in sogenannten Break-out-Räumen mit anschließender Vorstellung der Ergebnisse in der gesamten Gruppe oder Brainstorming-Phasen können ein interaktives Miteinander sicherstellen. Digitale Whiteboards wie Mural und Miro eigenen sich dafür besonders gut. Außerdem können Sie Umfragen und Quizze durchführen. Wenn Sie zusätzliche Tools nutzen, achten Sie darauf, dass keine zusätzliche Registrierung oder Installation notwendig ist.

Tipp: Wie Sie mit Ihrem Team auch während Corona in Kontakt bleiben erfahren Sie in unserem Blogbeitrag: “Übersicht: Kostenfreie Tools für Videokonferenzen und Chats“.

Abschlussrunde: Am Ende des Workshops sollten die Ergebnisse zusammengefasst und dokumentiert werden. Die Dokumentation kann schriftlich, in Form von Foto-Protokollen oder einer Aufzeichnung des Workshops erfolgen. Sie sollte den Teilnehmenden zeitnah zugesendet werden. Abschließend können Sie Rückmeldungen in einer kurzen Feedback-Runde abfragen.

Schritt 3: Nach dem Online-Workshop

Bedanken Sie sich im Anschluss an den Workshop per Email für die Teilnahme und verschicken Sie zusammen mit der Dokumentation einen Evaluationslink. Die durch die Auswertung gewonnen Erkenntnisse können Sie zur Verbesserung zukünftiger Workshops nutzen.

Eine gute Nachbereitung ist ebenso wichtig wie die Vorbereitung, denn daraus können wichtige Erkenntnisse für zukünftige Workshops gewonnen werden.

Vorteile von Online-Workshops

Online-Workshops bieten eine Corona-konforme Alternative zu Präsenzveranstaltungen und benötigen deutlich weniger Zeit als Präsenz Termine. Außerdem sind die Teilnehmenden ortsunabhängig und können von überall aus teilnehmen und die Kosten für Meeting Räume, sowie externe Locations entfallen. Am Ende des Workshops stehen alle Unterlagen und Ergebnisse bereits digital zur Verfügung.

Mit der richtigen Vorbereitung steht der Zusammenarbeit auf Distanz und einem erfolgreichen Online-Workshop nichts im Weg.

_Kurz erklärt Informationen Rund um das Thema Digitalisierung erhalten Sie von uns auch im Videoformat: