Compliance steht allgemein für „Verhalten in Übereinstimmung mit geltenden Recht“. Generell bedeutet Compliance im Unternehmen also, dass man sich an die geltenden Rechtsvorschriften hält. Aber auch das Etablieren von Unternehmensinternen Compliance-Richtlinien kann ein Wettbewerbsvorteil für die Zusammenarbeit mit Partnern sein. Darüber hinaus spielt Compliance auch für das Image des Unternehmens und das halten von Fachkräften eine immer wichtigere Rolle. Mitarbeitende legen immer mehr wert darauf, mit Unternehmen zu arbeiten, die neben den gesetzlichen Vorschriften auch weitere Standards einhalten.
Warum ist Compliance für kleine und mittlere Unternehmen wichtig?
Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist Compliance genauso wichtig wie für große Unternehmen aus mehreren Gründen.:
Erstens sind KMU genauso gesetzlichen Vorschriften unterworfen wie große Unternehmen, auch wenn die Umsetzung aufgrund begrenzter Ressourcen eine Herausforderung sein kann. Nichteinhaltung kann zu Geldstrafen, Rechtsstreitigkeiten und geschäftlichen Unterbrechungen führen.
Zweitens ist Compliance entscheidend für das Risikomanagement von KMU. Durch die Einhaltung von Bestimmungen minimieren sie potenzielle finanzielle und rechtliche Risiken. Dies schützt das Unternehmen vor Verlusten und ermöglicht eine nachhaltige Geschäftstätigkeit.
Drittens stärkt Compliance das Vertrauen der Kundschaft und Geschäftspartner:innen. Diese bevorzugen Unternehmen, die ethisch und gesetzeskonform handeln. Die Einhaltung von Compliance-Standards erhöht die Glaubwürdigkeit und verbessert das Image des Unternehmens.
Schließlich kann Compliance auch zu betrieblicher Effizienz beitragen. Durch die Implementierung interner Kontrollen und Prozesse verbessern KMU ihre Geschäftsabläufe, minimieren Betrug und Missbrauch, erhöhen die Transparenz und sorgen für eine ordnungsgemäße Buchführung.
Compliance-Verpflichtungen für Unternehmen
Da kleine und mittlere Unternehmen zunehmend in regulierten Geschäftsfeldern tätig sind, wird die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu einem entscheidenden Aspekt ihrer Geschäftstätigkeit.
Ein gutes Beispiel ist das Lieferkettensorgfaltspflichtgesetz, das eine genaue Prüfung aller Geschäftspartner entlang der Lieferkette voraussetzt. Je komplexer die Zuliefererstruktur, desto aufwendiger wird auch die Prüfung. Nach dem Geldwäschegesetz sind zudem nicht nur Banken, sondern unter anderem auch Kreditvermittler, Versicherungsunternehmen, Maklerbüros oder auch die Glücksspielbranche zur Prüfung ihrer Kund:innen verpflichtet.
Die Digitalisierung ist daher zu einem wichtigen Instrument für Unternehmen geworden, um Compliance-Verpflichtungen effizienter und kostengünstiger zu gestalten. Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) haben sich als Technologien erwiesen, mit denen Unternehmen viele Aspekte ihrer Compliance-Prozesse automatisieren können.
Anwendungsfall: Prüfung von Geschäftspartnern mit maschinellem Lernen
Ein Bereich, in dem KI und ML zunehmend eingesetzt werden, ist die Einhaltung von Know-Your-Customer (KYC). Bei KYC wird die Identität von Kund:innen oder Geschäftspartner:innen überprüft, um sicherzustellen, dass diese nicht in illegale Aktivitäten wie Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung oder andere Finanzverbrechen verwickelt sind. Traditionell sind KYC-Prozesse manuell, zeitaufwendig und fehleranfällig. Mit der Digitalisierung und der Integration von KI und ML können Unternehmen ihre KYC-Prozesse um bis zu 70 Prozent beschleunigen und das Risiko von Fehlern und Betrug beinahe vollständig eliminieren.
Die Digitalisierung ermöglicht es den Unternehmen, ihre KYC-Prozesse zu automatisieren, wodurch Kundenidentitäten viel schneller überprüft werden können. Künstliche Intelligenz kann beispielsweise Dokumente wie Handelsregisterauszüge, Reisepässe, Führerscheine und andere Ausweisdokumente analysieren, wichtige Datenpunkte extrahieren und deren Echtheit überprüfen.
Algorithmen des maschinellen Lernens helfen Unternehmen, Muster und Anomalien im Kundenverhalten zu erkennen und so potenzielle Betrugsfälle oder andere Finanzdelikte aufzudecken.
Compliance-Digitalisierung: 4 Tipps für kleine und mittlere Unternehmen
Für kleine und mittlere Unternehmen, die von der Digitalisierung im Bereich der Compliance profitieren möchten, gibt es einige wichtige Schritte, die sie unternehmen können:
- Schulung der Mitarbeitenden in Compliance: Die Digitalisierung kann nur dann effektiv sein, wenn die Mitarbeitenden die Compliance-Anforderungen und die zu ihrer Einhaltung eingesetzten Technologien verstehen. Eine Schulung kann dazu beitragen, dass Mitarbeitende in der Lage sind, Compliance-Verpflichtungen effektiv zu erfüllen. Es gibt diverse Anbieter von ein- bis zweitägigen Seminaren, in die es sich zu investieren lohnt. Online-Schulungen, bei denen sich Mitarbeitende nur durchklicken sind schnell vergessen und reichen nicht, um die Thematik wirklich zu verstehen.
- Investieren Sie in digitale KYC-Tools: Es gibt zahlreiche digitale Tools, die Unternehmen bei der Automatisierung ihrer KYC-Prozesse unterstützen können und an verschiedenen Stellen ansetzen: Es gibt Werkzeuge, die Änderungen in der Rechtsprechung überwachen, andere Digitalisieren den Onboarding Prozess neuer Kundinnen und Kunden, wieder andere überwachen Transaktionen, um verdächtige Muster zu identifizieren. Alle können dazu beitragen, den Zeit- und Kostenaufwand im Bereich Compliance zu verringern, gleichzeitig die Genauigkeit zu verbessern und den Schutz vor Betrug erhöhen.
- Arbeiten Sie mit Compliance-Expert:innen zusammen: Für kleine und mittlere Unternehmen, die nicht über das nötige Fachwissen oder die Ressourcen verfügen, um die Compliance-Verpflichtungen selbst zu erfüllen, kann die Zusammenarbeit mit Compliance-Expert:innen eine wertvolle Option sein. Es gibt Anwaltskanzleien und Beratungen, die auf den Bereich spezialisiert sind. Sie können Unternehmen bei der Entwicklung und Umsetzung wirksamer Compliance-Programme unterstützen und gleichzeitig Ratschläge und Anleitungen für den Einsatz digitaler Tools und Technologien bereitstellen.
Lassen Sie sich vor der Zusammenarbeit genau über die kosten aufklären und hole Sie Vergleichsangebote ein. - Managed Services ersetzen Manpower: Sollten nicht genügend Kapazitäten bei den Mitarbeitenden vorhanden sein, um Verdachtsfälle zu prüfen, sind Managed Services ein guter Ersatz. Die großen Unternehmensberatungen bieten Komplettpakete für den gesamten KYC Prozess. Darin sind sowohl die passende Software als auch die Beratung durch Expert:innen des Bereichs enthalten.
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Digitalisierung im Bereich Compliance spart Zeit, Geld und Nerven
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Integration von KI und ML in Compliance-Prozesse, insbesondere im Bereich der KYC-Prüfung, das Potenzial hat, die Compliance-Prozesse für kleine und mittlere Unternehmen voranzubringen. Durch Investitionen in digitale Tools, die Schulung von Mitarbeitern und die Zusammenarbeit mit Compliance-Experten digitalisieren kleine und mittlere Unternehmen ihre Compliance-Prozesse effektiv und profitieren so von den Vorteilen der Technologien.
Der Autor
Dr. Camillo Werdich ist Co-Founder und CEO von Sinpex, dem Pionier für automatisierte Identifikations- und Compliance-Lösungen im B2B-Umfeld. Mit Sinpex verfolgt der Experte für Digitalisierung und Compliance das Ziel, die Identifikation und Legitimation von Geschäftsbeziehungen zu beschleunigen und zu standardisieren, um den Raum für Finanzkriminalität zu schließen.
