Der digitale Produktpass (DPP) ist einer der zentralen Bausteine des europäischen Green Deal. Er soll dafür sorgen, dass Unternehmen künftig deutlich genauer dokumentieren, woraus ihre Produkte bestehen, wie sie genutzt, repariert, wiederverwendet und recycelt werden können. Für kleine und mittlere Unternehmen bedeutet das: Der Umgang mit Produktdaten wird von einer eher internen Fleißaufgabe zu einer europäischen Pflichtaufgabe, die direkt mit Lieferketten, Nachhaltigkeit und Wettbewerbsfähigkeit verknüpft ist.
Der vorliegende Beitrag gibt einen Überblick, welche Ziele der digitale Produktpass verfolgt, welche Zeitpläne absehbar sind und wie sich Unternehmen schrittweise auf die neuen Anforderungen vorbereiten können. Im Mittelpunkt steht dabei die Perspektive kleiner und mittlerer Unternehmen, die knappe Ressourcen haben, gleichzeitig aber auf transparente, belastbare Produktinformationen angewiesen sind.
Was ist der digitale Produktpass – und warum ist er wichtig?
Der digitale Produktpass ist ein strukturierter, digital abrufbarer Informationssatz zu einem konkreten Produkt. Er soll Auskunft darüber geben,
- aus welchen Materialien ein Produkt besteht,
- welche Chemikalien oder kritischen Rohstoffe enthalten sind,
- welche Reparatur- und Instandhaltungsmöglichkeiten bestehen,
- wie Ersatzteile bereitgestellt werden können und
- wie die Wiederverwendung, das Recycling oder die Entsorgung organisiert werden kann.
Die Informationen werden künftig in standardisierter Form bereitgestellt und sind über ein Kennzeichen am Produkt – etwa einen QR- oder Barcode – abrufbar. Die zugrunde liegenden Daten selbst werden nicht direkt auf dem Produkt gespeichert, sondern zentral oder dezentral in IT-Systemen hinterlegt und über standardisierte Schnittstellen verfügbar gemacht.
Für kleine und mittlere Unternehmen ist der digitale Produktpass aus mehreren Gründen relevant:
- Transparenz in der Lieferkette: Informationen, die bisher oft nur in Excel-Tabellen, PDF-Datenblättern oder in Köpfen einzelner Mitarbeitender vorhanden waren, müssen künftig strukturiert und aktuell vorliegen.
- Ressourceneffizienz: Wer weiß, woraus Produkte bestehen und wie sie genutzt werden, kann Materialeinsatz, Ausschuss und Rücknahmeprozesse besser steuern.
- Regulatorische Sicherheit: Der digitale Produktpass wird rechtlich verbindlich; unvollständige oder falsche Daten können mittelfristig zu Risiken in der Marktüberwachung führen.
- Wettbewerbsfähigkeit: Kund:innen, insbesondere aus Industrie und öffentlicher Hand, werden vermehrt Produkte nachfragen, zu denen belastbare Umwelt- und Ressourcendaten vorliegen.
Kurz gesagt: Der digitale Produktpass ist kein freiwilliges Nachhaltigkeitslabel, sondern ein Instrument, mit dem die EU Transparenz, Kreislaufwirtschaft und Ressourcenschutz in den produktiven Mittelstand hineinträgt.
Mehr Transparenz für Kreislaufwirtschaft und Lieferketten
Ein wesentlicher Zweck des digitalen Produktpasses ist es, heutige Informationslücken entlang der Wertschöpfungskette zu schließen.
Heute erreichen viele Informationen – etwa zur Materialzusammensetzung, zum Anteil recycelter Rohstoffe oder zu Reparaturmöglichkeiten – die Akteure in der Lieferkette nur bruchstückhaft oder gar nicht. Das erschwert zum Beispiel:
- die Bewertung von Umweltauswirkungen über den gesamten Lebenszyklus,
- die Planung von Rücknahme- und Wiederverwendungsmodellen,
- die Entwicklung reparaturfreundlicher oder modularer Produktdesigns und
- die Vorbereitung auf regulatorische Anforderungen (z. B. erweiterte Herstellerverantwortung).
Der digitale Produktpass soll genau hier ansetzen. Für Branchen wie Elektronik, Textilien oder Maschinenbau eröffnen sich damit neue Möglichkeiten, Produkte von Anfang an so zu gestalten, dass sie länger genutzt, leichter repariert und besser recycelt werden können.
Ein praktisches Beispiel: Ein Textilhersteller, der Handtücher oder Arbeitskleidung produziert, kann über den digitalen Produktpass transparent machen, welcher Anteil recycelter Fasern verwendet wird, welche Färbechemikalien eingesetzt werden und wie sich die Textilien am Ende der Nutzung recyceln lassen. Für Reparaturbetriebe, Händler:innen und Recyclingunternehmen werden diese Informationen erstmals vollständig und vergleichbar zugänglich.
Für die europäische Industrie ist dies auch ein strategisches Thema: Je besser Materialien im Kreislauf gehalten werden, desto geringer ist die Abhängigkeit von kritischen Rohstoffen, desto resilienter werden Lieferketten und desto niedriger fallen langfristig Umwelt- und Entsorgungskosten aus.
Zeitplan: Ab wann wird der digitale Produktpass zur Pflicht?
Der digitale Produktpass wird schrittweise eingeführt. Die genauen Zeitpunkte hängen davon ab, für welche Produktgruppen die entsprechenden delegierten Rechtsakte der EU verabschiedet werden. Bereits absehbar ist:
- Batterien: Für bestimmte Industrie- und Fahrzeugbatterien gilt ein digitaler Batteriepass ab Februar 2027 verpflichtend.
- Textilien sowie Eisen- und Stahlprodukte: Auch hier ist ab etwa 2027 mit verbindlichen Vorgaben zu rechnen, sobald die detaillierten EU-Regelungen verabschiedet und Übergangsfristen abgelaufen sind. Weitere Produktgruppen werden schrittweise bis 2030 hinzukommen.
- Langfristige Perspektive: Perspektivisch soll der Produktpass für nahezu alle physischen Produkte gelten, die in der EU in Verkehr gebracht werden.
Geplant ist außerdem ein zentrales Register für digitale Produktpässe, das bis Mitte 2026 in Betrieb gehen soll. Unternehmen müssen ihre Daten nicht zwingend in dieses Register hochladen, sollten aber damit rechnen, dass bestimmte Grundinformationen dort hinterlegt oder referenziert werden müssen. Damit steigt der Druck, bereits 2025/2026 eigene Datenstrukturen aufzubauen, um die notwendigen Informationen rechtzeitig digital bereitstellen zu können.
Wichtig: Die technische Umsetzung ist bewusst technologieoffen gehalten. Der digitale Produktpass muss nicht zwingend auf Blockchain-Lösungen basieren. Entscheidend ist, dass Daten strukturiert, interoperabel und standardisiert bereitgestellt werden – unabhängig davon, ob Unternehmen auf bestehende ERP-Systeme, spezialisierte Plattformen oder eigene Lösungen setzen.
Welche Daten werden für den digitalen Produktpass benötigt?
Welche Informationen genau im digitalen Produktpass stehen müssen, legt die EU jeweils spezifisch für einzelne Produktgruppen fest. Die Details werden in delegierten Rechtsakten geregelt. Dasselbe Grundmuster ist aber in allen Entwürfen erkennbar:
Produkt- und Identifikationsdaten
- Eindeutige Produktkennung
- Serien- oder Chargennummern
- Hersteller:in, Produktionsstandort, relevante Zertifizierungen
Material- und Stoffdaten
- Materialzusammensetzung (z. B. Kunststoff, Metall, Fasertypen)
- Anteil recycelter bzw. biobasierter Materialien
- Hinweise auf kritische oder regulierte Stoffe
Nutzungs- und Wartungsinformationen
- Anleitungen für Betrieb, Pflege und Wartung
- Informationen zur Reparierbarkeit (z. B. Austauschbarkeit von Komponenten, verfügbare Ersatzteile)
- Garantiedauern und Servicebedingungen
End-of-Life-Informationen
- Hinweise zur Demontage
- Informationen zu Rücknahme- oder Pfandsystemen
- Vorgaben und Empfehlungen für Wiederverwendung, Recycling und Entsorgung
Für kleine und mittlere Unternehmen bedeutet das: Viele der heute bereits vorhandenen Informationen (z. B. technische Datenblätter, Sicherheitsinformationen, Wartungsanleitungen) müssen künftig strukturiert, maschinenlesbar und mit der Produktkennung verknüpft werden. Unvollständige oder isolierte Datensilos erschweren diese Umstellung erheblich.
Auswirkungen auf Prozesse, IT-Systeme und Zusammenarbeit
Der digitale Produktpass ist keine reine IT-Frage. Er betrifft grundlegende Abläufe in Entwicklung, Einkauf, Produktion, Vertrieb und Service. Typische Auswirkungen für kleine und mittlere Unternehmen sind:
Höherer Bedarf an strukturiertem Produktdatenmanagement
Bestehende Produktinformationen müssen konsolidiert, standardisiert und gepflegt werden. Dazu gehört etwa:
- Zusammenführen von Daten aus ERP, PIM-Systemen, Excel-Listen und Papierdokumenten
- Festlegen einheitlicher Begriffe, Einheiten und Versionierungsregeln
- Aufbau klarer Verantwortlichkeiten für die Pflege von Produktdaten
Wer hier frühzeitig ansetzt, profitiert langfristig von weniger Rückfragen im Service, klarer dokumentierten Produktänderungen und einer besseren Nachvollziehbarkeit gegenüber Kunden und Behörden.
Engere Einbindung von Lieferant:innen
Viele der künftig benötigten Angaben liegen nicht im eigenen Unternehmen, sondern bei Lieferant:innen (z. B. Materialzusammensetzungen, Herkunft bestimmter Rohstoffe). Daher werden folgende Punkte wichtiger:
- Klare Anforderungen an Lieferanteninformationen (z. B. in Spezifikationen, Verträgen, Rahmenvereinbarungen)
- Gemeinsame Standards für Datenformate und Übermittlungswege
- Abstimmung über Verantwortlichkeiten bei Aktualisierungen (z. B. bei Materialwechseln)
Gerade für kleinere Betriebe kann es sinnvoll sein, sich mit anderen Unternehmen der Branche, Verbänden oder Initiativen zusammenzuschließen, um gemeinsame Mindestanforderungen an Lieferanten zu definieren.
Anpassung von IT-Systemen und Schnittstellen
Je nach Ausgangssituation können neue oder erweiterte Systeme notwendig werden, zum Beispiel:
- Produktinformationssysteme (PIM) oder erweiterte ERP-Module
- Schnittstellen zu Plattformen oder Registern für digitale Produktpässe
- Werkzeuge für die Erfassung und Pflege von Produkt- und Materialdaten
Dabei müssen Unternehmen nicht sofort in komplexe Speziallösungen investieren. Oft reicht es zunächst, die eigenen Daten strukturiert zu erfassen und in klar definierten Formaten bereitzustellen. Wichtig ist, dass die Architektur offen genug ist, um spätere Anbindungen an externe Register oder Plattformen zu ermöglichen.
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Schritt-für-Schritt: Wie Unternehmen sich jetzt vorbereiten können
Viele Unternehmen fragen sich, wie sie mit begrenzten Ressourcen sinnvoll starten können. Die folgenden Schritte bieten eine pragmatische Orientierung:
Schritt 1: Bestandsaufnahme der Produktdaten
- Welche Produktinformationen liegen bereits vor (z. B. Materialdatenblätter, Zeichnungen, Handbücher)?
- In welchen Systemen oder Formaten sind sie hinterlegt (ERP, Excel, PDFs, Papier)?
- Wer ist aktuell für welche Informationen verantwortlich?
Eine einfache Tabelle mit Produkten, Datenquellen und Verantwortlichkeiten reicht für den Einstieg oft aus.
Schritt 2: Priorisierung von Produktgruppen
Der digitale Produktpass wird nicht für alle Produkte gleichzeitig verpflichtend. Unternehmen sollten zunächst diejenigen Produktgruppen priorisieren,
- die voraussichtlich früh von Regulierung betroffen sind (z. B. Batterien, Textilien, bestimmte Maschinenkomponenten),
- die für den Umsatz besonders relevant sind oder
- bei denen bereits heute Informationsbedarf von Kund:innen besteht (z. B. Nachhaltigkeitsanforderungen in Ausschreibungen).
Schritt 3: Datenlücken identifizieren
Auf Basis der Bestandsaufnahme lohnt sich eine einfache Gap-Analyse:
- Welche für den DPP typischen Informationen (Materialzusammensetzung, Reparierbarkeit, Recycling) fehlen?
- Wo sind Angaben nur in unstrukturierter Form vorhanden (z. B. nur im PDF-Handbuch)?
- Welche Informationen müssen künftig von Lieferant:innen beschafft werden?
Je früher diese Lücken sichtbar werden, desto besser lassen sich Anpassungen in Einkauf, Entwicklung und Dokumentation einplanen.
Schritt 4: Verantwortlichkeiten und Prozesse definieren
Der digitale Produktpass wird nur funktionieren, wenn klar ist,
- wer welche Daten erstellt, prüft und freigibt,
- wie Änderungen dokumentiert werden (z. B. bei Produktupdates) und
- wie regelmäßig geprüft wird, ob alle Informationen aktuell sind.
Für viele kleine und mittlere Unternehmen bietet es sich an, eine verantwortliche Person oder eine kleine Arbeitsgruppe zu benennen, die den Aufbau und die Pflege der Produktpass-Daten koordiniert – im engen Austausch mit Geschäftsführung, Einkauf, Entwicklung und Qualitätssicherung.
Schritt 5: IT-Basis schaffen – pragmatisch statt perfekt
Nicht jedes Unternehmen benötigt sofort ein umfangreiches PIM-System. Wichtig ist zunächst, eine strukturierte, digital nutzbare Datenbasis zu schaffen, zum Beispiel:
- durch ein sauber gepflegtes Tabellenmodell (z. B. in einer Datenbank oder Tabellenkalkulation),
- durch Ergänzung bestehender ERP-Stammdaten um DPP-relevante Felder oder
- durch einfache interne Tools, mit denen Produktdaten zentral erfasst werden können.
Wesentlich ist, dass die Daten eindeutig Produkten zugeordnet werden können und sich später in standardisierte Formate exportieren lassen.
Schritt 6: Pilotprojekt durchführen
Statt alle Produkte auf einmal umzustellen, empfiehlt sich ein Pilotprojekt mit einer überschaubaren Produktgruppe. Ziel ist es,
- den gesamten Prozess von der Datenerfassung bis zur Bereitstellung durchzuspielen,
- typische Probleme frühzeitig zu erkennen (z. B. fehlende Lieferantendaten, unklare Verantwortlichkeiten) und
- auf dieser Basis Standards und Vorlagen für weitere Produktgruppen zu entwickeln.
Ein solcher Pilot schafft intern Verständnis und Akzeptanz, ohne die Organisation zu überfordern.
Unterstützung durch Mittelstand-Digital
Für viele Unternehmen ist der digitale Produktpass noch ein Zukunftsthema – gleichzeitig steigt der Informationsbedarf spürbar. Gespräche und Anfragen im Mittelstand-Digital Zentrum Berlin zeigen, dass insbesondere folgende Fragen im Raum stehen:
- Trifft der digitale Produktpass mein Unternehmen überhaupt – und wenn ja, ab wann?
- Welche Daten muss ich für meine Produkte konkret bereitstellen?
- Wie kann ich mit überschaubarem Aufwand Strukturen aufbauen, ohne mich frühzeitig auf eine bestimmte Technologie festzulegen?
Die Initiative Mittelstand-Digital unterstützt Unternehmen dabei, diese Fragen systematisch zu klären. Dazu gehören unter anderem:
- Grundlagenimpulse und Webinare zum digitalen Produktpass, zur EU-Kreislaufwirtschaftspolitik und zum Zusammenspiel mit weiteren Regulierungen.
- Workshops und Use-Case-Formate, in denen Unternehmen anhand konkreter Beispiele analysieren, welche Daten bereits vorliegen, wo Lücken bestehen und wie erste Pilotprojekte aussehen können.
- Demonstratoren und Praxisbeispiele, etwa aus dem Mittelstand-Digital Zentrum Smarte Kreisläufe, die zeigen, wie digitale Lieferketten und Produktpässe in der Praxis funktionieren und wie Unternehmen schrittweise einsteigen können.
Fazit: Jetzt mit Produktdaten starten – der Rest folgt
Der digitale Produktpass wird in den nächsten Jahren schrittweise vom politischen Konzept zur betrieblichen Realität. Für kleine und mittlere Unternehmen bedeutet das: Sie werden ihre Produktinformationen strukturierter, vollständiger und nachvollziehbarer bereitstellen müssen als bisher.
Wer frühzeitig beginnt,
- vorhandene Produktdaten zu sichten,
- Verantwortlichkeiten zu klären,
- Lieferant:innen einzubinden und
- eine tragfähige IT-Basis zu schaffen,
verschafft sich einen wichtigen Vorsprung – sowohl in Bezug auf regulatorische Anforderungen als auch im Wettbewerb um Kund:innen, die zunehmend Wert auf Transparenz und Nachhaltigkeit legen.
Der Umstieg auf den digitalen Produktpass ist eine Herausforderung, aber auch eine Chance: Unternehmen, die ihre Produkte und Datenprozesse jetzt neu denken, legen damit die Grundlage für eine funktionierende Kreislaufwirtschaft, resilientere Lieferketten und eine bessere Sichtbarkeit ihrer Nachhaltigkeitsleistungen. Die Initiative Mittelstand-Digital unterstützt Sie dabei mit anbieterneutralen, kostenfreien Angeboten – vom ersten Überblick bis hin zu praxisnahen Pilotprojekten.
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Weiterführende Links
- Überblick zur Ökodesign-Verordnung (ESPR) und zum digitalen Produktpass auf der Website der EU-Kommission (inkl. politischer Kontext, Produktgruppen, Zeitplan):
https://commission.europa.eu/energy-climate-change-environment/standards-tools-and-labels/products-labelling-rules-and-requirements/sustainable-products/ecodesign-sustainable-products_encommission.europa - Gut verständliche Einführung „EU’s Digital Product Passport: Advancing transparency and sustainability“ auf dem EU‑Open‑Data‑Portal (data.europa.eu), mit Fokus auf Ziele, Anwendungsbereich und Nutzen des DPP:
https://data.europa.eu/en/news-events/news/eus-digital-product-passport-advancing-transparency-and-sustainabilitydata.europa - Zentraler Infopunkt zur Produktpolitik und Ökodesign auf der EU‑Kommissionsseite, der Unternehmen einen Einstieg in Standards, Labels und Produktanforderungen bietet:
https://commission.europa.eu/energy-climate-change-environment/standards-tools-and-labels/products-labelling-rules-and-requirements_encommission.europa
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Text: Alexander Krug
