Deep Work – So steigern Sie Konzentration und Produktivität

Die Digitalisierung der Arbeitswelt sorgt gerade im Bereich der Arbeitsorganisation für mehr Effizienz und Innovation. Zugleich steigt aber auch die “digitale Belastung” der Beschäftigten. Der Druck, ständig erreichbar sein zu müssen und die permanenten Ablenkungen oder Unterbrechungen können das konzentrierte Arbeiten erschweren. E-Mails, Anrufe, Slack- und Teams-Nachrichten, Video-Meetings oder auch soziale Medien stören immer wieder den Workflow. Aber auch Faktoren aus dem physischen Raum können sich negativ auf die Arbeitsleistung auswirken: Sei es die Lautstärke im Büro oder die familiäre Unruhe während des Homeoffice.

Hier setzt das Konzept “Deep Work” an. Mit dieser Methode lernen Sie wieder konzentriert zu arbeiten, Aufgaben schneller und besser zu erledigen und effizienteres Lernen. Und damit es auch bei Ihnen wieder mit dem konzentrierten Arbeiten klappt, stellen wir Ihnen in diesem Beitrag das Konzept “Deep Work” vor und geben Tipps zur Umsetzung.

Was ist Deep Work?

Der Begriff Deep Work wurde von Cal Newport geprägt und heißt zu Deutsch „tiefe Arbeit“ oder “konzentrierte Arbeit”. Deep Work beschreibt einen Zustand von besonders hoher Konzentration. Im Gegensatz zum sogenannten Shallow Work (oberflächliches Arbeit) eignet sich Deep Work besonders gut für komplizierte und anspruchsvolle Arbeiten. Sie konzentrieren sich dabei ablenkungsfrei nur auf eine Aufgabe. Komplexe Vorgänge lassen sich so einfacher erlernen und die Qualität der Arbeit steigt an.

Shallow Work bezeichnet die Arbeit an Routineaufgaben, die auch unter Ablenkung erbracht werden können. Beispiele sind Koordinationsaufgaben wie E-Mails beantworten, das Planen von und die Teilnahme an Meetings oder auch Telefonanrufe.

Warum ist Deep Work so wichtig?

Cal Newport geht davon aus, dass ein gesunder und effizienter Arbeitsalltag aus einem Mix zwischen Koordinationsaufgaben (Shallow Work) und Deep Work (Konzentriertes arbeiten) entsteht. Die Mehrheit der Arbeitenden beschäftigt sich jedoch den Großteil der Arbeitszeit – nämlich etwa 60% – mit Koordinationsaufgaben, die immer wieder die Deep-Work-Phasen unterbrechen². Dies führt dazu, dass die Konzentrationsfähigkeit der Beschäftigten dauerhaft nachlässt.

Vielleicht kennen Sie das: Sie wollen eigentlich einen Businessplan schreiben, aber ertappen sich dabei wie Sie ständig im Internet surfen, E-Mails checken oder Nachrichten lesen? Dann haben vermutlich auch Sie ein Konzentrationsproblem.

Hier setzt das Konzept des Deep Work an. Es ist laut Newport der Schlüssel dazu, um die Konzentrationsfähigkeit zu trainieren und wiederzuerlangen. Diese bietet dabei zwei Fähigkeiten, die in unserer digitalen neuen Arbeitswelt entscheidend für Erfolg sind:

Die Fähigkeit, schnell, anspruchsvolle Herausforderungen zu bewältigen.
Und die Fähigkeit, Leistung auf hohem Niveau zu erbringen. Dabei ist sowohl schnelles aber auch qualitativ hochwertiges Arbeiten gemeint.

Die Hypothese der Tiefenarbeit: Die Fähigkeit, tiefe Arbeit zu leisten, wird immer seltener, und zwar genau zu dem Zeitpunkt, zu dem sie in unserer Wirtschaft immer wertvoller wird. Infolgedessen werden die wenigen, die diese Fähigkeit kultivieren und sie zum Kern ihres Arbeitslebens machen, florieren.
– Cal Newport

Wirtschaftliche Konsequenzen

Sie können es sich vermutlich bereits denken: In Ihrem Unternehmen kommt es zu einem wirtschaftlichen Verlust durch das Fehlen von Deep Work und übermäßig viel Shallow Work. Im Schnitt wird man im Arbeitsalltag alle drei Minuten unterbrochen. Besonders problematisch dabei ist der damit verbundene Aufmerksamkeitsrückstand. Bis zu 23 Minuten kann es dann dauern, bis man wieder konzentriert bei der eigentlichen Aufgabe ist. Der Produktivitätsverlust durch digitale Störungen wird auf 12.000 Euro jährlich pro Büroarbeitsplatz geschätzt.

Haben Sie in Ihrem Unternehmen 10 Mitarbeitende, beträgt Ihr Verlust 120.000 Euro. Der Weltwirtschaft kostet das insgesamt 500 Milliarden Euro. Hier werden die Potenziale von Deep Work für Ihr Unternehmen deutlich. Durch die Reduktion von Unterbrechungen steigt die Produktivität und Ihr finanzieller Verlust sinkt.

Aufmerksamkeitsrückstand: Wechseln Sie zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her, bleibt ein Teil Ihrer Aufmerksamkeit immer noch bei der ersten Aufgabe. Dieser Aufmerksamkeitsrückstand kann bis zu 23 Minuten lange dauern. Schauen Sie beispielsweise während des Schreibens eines Antrags innerhalb einer Stunde nur einmal auf Ihr Handy, haben Sie ein Drittel dieser Zeit „verloren“.

Welche Vorteile hat Deep Work?

Neben den direkten finanziellen Vorteilen die Deep Work Ihrem Unternehmen bringt, ergeben sich weitere Verbesserungen für Sie und Ihre Mitarbeitenden. Deep Work schult nämlich nicht nur die Konzentrationsfähigkeit und erhöht dadurch die Produktivität:

Deep Work sorgt für mehr Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Es stärkt durch eine intensivere Auseinandersetzung mit den jeweiligen Aufgaben auch das individuelle Verantwortungsbewusstsein.
Außerdem sind Ihre Mitarbeitenden nicht nur zufriedener, sondern auch gesünder: Digitale Ablenkung und Multitasking können nämlich auf Dauer krank machen. Deep Work steuert hier der digitalen Belastung frühzeitig entgegen.

Tipp: Lesen Sie mehr zum Thema Digital Health in unserem Blogbeitrag: “Digital Health im Unternehmen – So fördern Sie die Gesundheit Ihrer Mitarbeitenden“.

Das Skillset Ihrer Mitarbeitenden wird um die Fähigkeit, sich neue Fähigkeiten anzulernen, erweitert. Den Mitarbeitenden fällt es zunehmend leichter, anspruchsvolle Inhalte zu erlernen. Insbesondere im Kontext von lebenslangem Lernen und einer zunehmend komplexeren Arbeitsumgebung ist diese Fähigkeit wichtig. Im Social-Media-Bereich beispielsweise müssen Sie immer auf dem neuesten Stand zu Trends, Plattformen und Tools bleiben, in der Softwareentwicklung neue Programmiersprachen lernen.
Durch Deep Work lässt sich schnell qualitativ hochwertige Arbeit erbringen. Ebenfalls eine Schlüsselfähigkeit in der heutigen Arbeitswelt.

Wie aber lassen sich diese Vorteile nun nutzen? Wie organisieren Sie eine Arbeitsumgebung, in der Sie und Ihre Mitarbeitenden sich über einen bestimmten Zeitraum auf nur eine Sache konzentrieren? Wir haben hier eine Schritt für Schritt Anleitung zusammengestellt, die Ihnen zeigt, wie Sie am besten den Deep Work Modus erreichen.

Los geht’s!

Die Grundlage für Deep Work

Damit Sie und Ihre Mitarbeitenden konzentriert arbeiten können, muss zunächst die Grundlage dafür geschaffen werden. Wichtig ist, allen Beteiligten klar zu machen, dass Betriebsamkeit nicht unbedingt Produktivität ist. Der Eindruck, viel beschäftigt zu sein, kann durch Shallow Work sogar leichter erreicht werden. Das führt aber eher zu unproduktiven Verhaltensweisen.

Sorgen Sie dafür, dass es in Ihrem Unternehmen nicht darum geht, wer am lautesten und meisten von seiner Arbeit berichtet. Etablieren Sie eine Unternehmenskultur in der Zeit für qualitativ wertvolle Arbeit vorhanden ist und in der sich Ihre Mitarbeitenden auch trauen, diese zu nehmen.

Tipp: Mehr zum Thema moderne Führung finden Sie in unserem Blogbeitrag: “Digital Leadership: Moderne Führung in digitalen Zeiten”.

Konkrete Maßnahmen, die von der Führungsebene ebenfalls umgesetzt werden sollten, sind beispielsweise:

Die Reduktion von Kommunikationstools im Unternehmen auf ein Minimum. Einerseits sind digitale Tools, wenn richtig ausgewählt und eingesetzt, unerlässlich für die digitale Zusammenarbeit. Andererseits ist jeder neue Kommunikationskanal eine weitere Ablenkung die Deep Work stört.
Ein Kulturwandel in Bezug auf E-Mails. Ständige Erreichbarkeit und die sofortige Beantwortung von Mails ist in aller Regel nicht notwendig. Überdenken Sie diese Praxis. Nehmen und lassen Sie sich Zeit um zu Antworten und fordern Sie auch Ihre Mitarbeitenden dazu auf. Feste E-Mail Zeiten können hier hilfreich sein.
Eine strikte Trennung von Beruf und Privatleben. In der Freizeit sollte nicht mehr über die Arbeit nachgedacht werden. Kehren Sie stattdessen lieber erholt zu ihr zurück. Überprüfen Sie nach Feierabend nicht mehr Ihre Mails und schmieden Sie keine Pläne mehr für den nächsten Tag oder die nächste Woche. Ausgeruht können Sie viel konzentrierter arbeiten und leichter in den Deep Work Modus finden.

In 4 Schritten zum konzentrierten Arbeiten

Sind Grundlage und Rahmenbedingungen für Deep Work erst einmal geschaffen geht es an die konkrete Umsetzung. Besonders hilfreich sind dabei vier Schritte:

Schritt 1: Etablieren Sie ein tiefes Arbeitsritual

Setzen Sie sich dazu mit den folgenden drei Fragen auseinander:

Wo wollen Sie arbeiten? Entscheiden Sie sich für einen Ort, zum Beispiel Ihr Büro oder einen Coworking Space.
Wie wollen Sie arbeiten? Legen Sie Regeln fest, beispielsweise Pausenzeiten, ein Handyverbot oder das Deaktivieren von Benachrichtigungen.
Welche Rituale können Sie bei der Arbeit unterstützen? Der Kaffee am Morgen oder ein Spaziergang in der Mittagspause können Sie als feste Bestandteile Ihres Arbeitsalltages beim konzentrierten Arbeiten unterstützen.

Schritt 2: Beseitigen Sie Ablenkungen

Damit Sie wirklich konzentriert arbeiten können sollten Sie sich von Ihrer Umgebung und der Außenwelt „abschotten“:

Deaktivieren Sie Nachrichten oder schließen Sie Kommunikationsanwendungen auf Ihrem Laptop. Geben Sie Ihrem Team vorab Bescheid, dass Sie sich für einige Stunden in einen konzentrierten Arbeitszustand begeben und nicht erreichbar sind. Das schafft Transparenz und kann Ihre Teammitglieder dazu animieren ebenfalls im Deep Work Modus zu arbeiten.
Wenn Sie sich Ihr Büro teilen, informieren Sie Ihre Kolleg:innen darüber, dass Sie in den nächsten paar Stunden nicht gestört und angesprochen werden möchten.
Schalten Sie elektronische Ablenkung wie Handys ab und legen Sie sie, ebenso wie jegliche analoge Ablenkung, weg. Ertappen Sie sich dabei, wie Sie immer wieder im Internet surfen, sperren Sie bestimmte Seiten.

Allein die räumliche Anwesenheit unseres eigenen Smartphone – mit allen seinen fantastischen Optionen der Ablenkung – führt zu einer Schwächung unserer kognitiven Leistungsfähigkeit
– Ralf Kreutzer

Auch in unserem Video zum Thema “Digital Detox” geben wir Tipps, wie Sie und Ihre Mitarbeitenden einen gesunden Umgang mit digitalen Technologien im Arbeitsalltag einführen können:

YouTube — “Digital Detox für Unternehmen? Was Arbeitgeber gegen digitalen Stress tun können”

Wussten Sie, dass man außerdem das Handy im Durchschnitt 150 bis 180 mal in die Hand nimmt? Bei einem 16 Stunden Tag ist das alle fünf bis sechs Minuten! Das macht deutlich wie wichtig es ist, das Smartphone am besten in einen anderen Raum zu legen.

Schritt 3: Setzen Sie sich Zeitfenster

Wie lange möchten Sie konzentriert arbeiten? Wollen Sie Pausen machen, wenn ja wann und wie viele? Setze Sie sich dafür einen Timer? Besonders am Anfang können kurze Deep Work Phasen den Einstieg erleichtern. Mit der Zeit können Sie diese immer weiter ausdehnen. Wenn Sie Ihren Arbeitstag planen, nehmen Sie sich Zeit für Deep Work und Shallow Work. Dabei sollte sich die Zeit für seichte Arbeit auf ein notwendiges Minimum beschränken und dem konzentrierten Arbeiten nicht “in die Quere kommen”. Erstellen Sie sich dazu am besten einen Zeitplan für den Tag, dieser könnte wie folgt aussehen:

08:00-11:00 Uhr: Pressemitteilung schreiben (Deep Work)
11:00-12:00 Uhr: E-Mails beantworten und Meetings organisieren (Shallow Work)
12:00-13:00 Uhr: Mittagessen (Pause) und Spaziergang (Arbeitsritual)
13:00-14:00 Uhr: Teammeeting (Shallow Work)
14:00-16:00 Uhr: Budgetplanung (Deep Work)
16:00-17:00 Uhr: Redaktionsplan Social Media (Shallow Work)
17:00 Uhr: Feierabend

Schritt 4: Die Konzentrationsfähigkeit trainieren

Konzentriertes Arbeiten lässt sich trainieren. Das sollten Sie auch in Ihrer Freizeit tun. Greifen Sie zu einem Buch anstatt durch Social Media zu scrollen oder meditieren Sie regelmäßig. Insbesondere Aufenthalte in der Natur haben sich als besonders gut für die Konzentrationsfähigkeit erwiesen.

Wollen Sie Ihre Konzentrationsfähigkeit ausbauen, sollten Sie außerdem Multitasking vermeiden und auf die Nutzung sozialer Medien verzichten. Benötigen Sie die Plattformen nicht für Ihre Arbeit, löschen Sie diese oder deaktivieren Sie sie während der Arbeitszeit¹.

Unsere Tipps im Überblick

Eine moderne Arbeitskultur die zu Deep Work einlädt
Ein festgelegtes Arbeitsritual
Eigene Zeiträume für Deep Work
Abschottung während den Deep Work Phasen
Reduktion von Shallow Work auf ein Minimum
Verzicht auf soziale Medien
Aktivitäten um die Konzentrationsfähigkeit zu trainieren
Trennung von Beruf und privat Leben

Deep Work ein Konzept, das sowohl Selbstmanagement als auch Unternehmenskultur miteinbezieht. Wollen Arbeitgende diese Arbeitsweise etablieren, müssen sie zunächst die Grundlage dafür schaffen, beispielsweise durch einen neuen Umgang mit Shallow Work wie Meetings und Mails. Gleichzeitig sind die Mitarbeitenden und ihr Selbstmanagement gefordert. Sie müssen nicht nur ihre Art zu arbeiten verändern, sondern auch ihre Konzentrationsfähigkeit trainieren. Geling dies, können sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeitenden selbst zahlreiche Vorteile daraus ziehen.

Schaffen Sie also die Grundlage in Ihrem Unternehmen für konzentriertes Arbeiten und ermutigen Sie Ihre Mitarbeitenden dazu. Am besten indem Sie die Arbeitsweise selbst vorleben.

Quellen:

¹ Kreutzer, R.T. (2020). Mangelnde Konzentrationsfähigkeit. In: Die digitale Verführung. Springer, Wiesbaden. https://doi.org/10.1007/978-3-658-27781-9_2
² DER GLOBALE BERICHT ZUR ANATOMIE DER ARBEIT. Das neue Zeitalter der Agiliität: https://asana.com/de/resources/anatomy-of-work
³ Workgeist Report ‘21: Research into culture, mindset and productivity for the modern work era. https://assets.qatalog.com/language.work/qatalog-2021-workgeist-report.pdf

Text: Esta Winkler