Gemeinsam digital arbeiten

Diese Checkliste verrät Ihnen, ob Sie die digitale Zusammenarbeit in Ihrem Team effizient und nutzungsfreundlich gestalten.

✓ Sie nutzen Video- und Messenger-Tools für die Teamkommunikation.

Neben der Abstimmung von Aufgaben stärkt regelmäßige Kommunikation in verteilten Teams den Zusammenhalt. Messenger-Tools wie Slack, Microsoft Teams, Chanty oder Fleep können Sie für die webbasierte Echtzeit-Kommunikation (Live-Chat) auch auf dem Mobiltelefon nutzen. Auch Gruppen-Chats und (Video-)Anrufe sind möglich. Für externe Video-Meetings eignen sich zudem Jitsi, Zoom, WebEx oder GoToMeeting.

✓ Sie nutzen eine digitale Lösung zur Planung und Verteilung von Aufgaben.

Projektmanagement-Tools wie Asana, Trello, MeisterTask oder Microsoft Planner ermöglichen es, Aufgaben an Teammitglieder strukturiert zuzuteilen. Das reicht von einfachen To-do-Listen bis hin zu komplexen Kanban Boards mit Fälligkeitsdatum, Unteraufgaben, Prioritäten und Kommentarfunktion.

✓ Sie haben eine Lösung, um Dokumente mit mehreren Personen gleichzeitig zu bearbeiten.

Mit Lösungen wie Microsoft 365 (inkl. OneDrive oder SharePoint), Google Docs oder ONLYOFFICE können Sie gleichzeitig mit mehreren Personen an einem Dokument arbeiten. Achten Sie darauf, dass automatisch Sicherungskopien der Versionen angelegt werden.

✓ Sie nutzen Tools für den kreativen Ideenaustausch.

Mit digitalen Whiteboard-Tools wie Miro, Mural oder Conceptboard brainstormen Sie gemeinsam, arbeiten an Mindmaps oder erstellen umfangreiche Storyboards. Um cloudbasiert Designs zu entwickeln oder an Prototypen z. B. für Websites zu arbeiten, eignen sich Anwendungen wie Figma, Sketch und Adobe XD.

✓ Dokumente sind für alle Beschäftigten online und sicher zugänglich.

Als virtueller Speicher eignen sich DSGVO-konforme Cloud-Dienste wie luckycloud, Your Secure Cloud oder TeamDrive. Auch mit einer VPN-Verbindung schaffen Sie einen sicheren Zugang zum Netzwerk Ihres Unternehmens. Mitarbeitende können ortsunabhängig auf den Firmenserver zugreifen.

✓ In Ihrem Unternehmen gibt es klare Richtlinien für die Nutzung von Tools.

Informieren Sie, welche Anwendungen für welche Zwecke genutzt werden sollen und geben Sie den Beschäftigten in einem Datenschutzkonzept volle Transparenz zur Datenerhebung und -verarbeitung.

✓ Sie bieten regelmäßig Schulungen zur Anwendung der Software an.

Damit die Zusammenarbeit funktioniert, sind Digitalkompetenzen essenziell. Bieten Sie zu neuen Softwaretools regelmäßig Schulungen an und räumen Sie den Mitarbeitenden explizit Zeit ein, um neue Funktionen auszuprobieren.

✓ Sie führen eine Wissensdatenbank, die für alle Beschäftigten zugänglich ist.

In verteilten Teams ist es wichtig, dass relevante Informationen regelmäßig erfasst und leicht zugänglich sind. Leitfäden und Tutorials erleichtern die (Zusammen)Arbeit und Wissen geht nicht verloren, wenn eine Person das Unternehmen verlässt. Dafür eignen sich Unternehmens-Wikis wie z.B. Drupal Wiki, TikiWiki, Confluenc oder MediaWiki.

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