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Gem. §3 Abs. 3 der E-Rech-VO gilt ab dem 27. November 2020 die generelle Pflicht, alle Rechnungen an Bundesbehörden und einige Landesbehörden ausschließlich als elektronische Rechnung zu verschicken. Dabei ist der bevorzugte Datenstandard „XRechnung“, der auf dem Datenformat XML basiert. Prüfen Sie rechtzeitig Ihren Kundenstamm auf öffentliche Kunden.
Jedes Bundesland verfügt über eigene, zentrale Rechnungseingangsplattformen (ZRE) oder Verfahren, über die Behörden ihre Rechnungen empfangen. Bundesbehörden unterscheiden nochmals zwischen ZRE und Onlinezugangsgesetzkonformen Rechnungseingangsplattformen (OZG-RE). Die ZRE ist für unmittelbare Bundesbehörden verpflichtend. Die OZG-RE ist ein optionales Angebot des Bundes für Behörden der mittelbaren Verwaltung. Für die Rechnungssender ist die Funktion im Grunde gleich.
Die Leitweg- oder PEPPOL-ID ist Grundvoraussetzung, damit eine elektronische Rechnung im Format XRechnung zugestellt werden kann. Diese Information muss deshalb zwingend in Ihrer Rechnung enthalten sein. Sie adressiert den Empfänger eindeutig. Ohne diese Information kann Ihre Rechnung nicht eingereicht werden.
Die Kontaktdaten der jeweiligen Auftraggeber oder einer benannten Person müssen auf Ihrer Rechnung enthalten sein, damit sie eindeutig zugeordnet werden kann.
Rechnen Sie damit, dass Angreifer auf Ihren infizierten Systemen mithören können. Nutzen Sie daher für die Krisenbewältigung alternative Kanäle und halten Sie Endgeräte bereit, mit denen Sie zum Normalbetrieb zurückkehren können, etwa durch das Aufspielen von Back-Ups.
Sie benötigen je Rechnung eine Datumsangabe zum Zahlungsziel sowie Ihre Bankverbindung als IBAN im Rechnungsdatensatz.
Falls doch, muss Ihre Rechnung den bereits gezahlten Betrag ausweisen.
Stellen Sie mehrere Teilrechnungen, müssen zwischenzeitlich eingegangene Gelder als kumulierte Summe auf jeder weiteren Rechnung enthalten sein.
Haben Sie die Mehrheit der Aussagen mit „Nein“ beantwortet?
Es gibt E-Invoicing-Provider, an die Sie die elektronische Rechnungsstellung ggf. outsourcen können.
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Lesen Sie weitere Informationen auf der Website des BMI.
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