Der Frühlingsbeginn ist für viele der Startschuss, um aufzuräumen und Altes auszusortieren. Was die wenigsten bedenken: In unseren digitalen Endgeräten häuft sich ebenso wie in der analogen Welt überflüssiger Datenmüll, mit dem wir Umwelt und Klima belasten.
Was ist digitaler Müll?
Unnötige Dateien, Apps, Duplikate von Fotos und Videos, Newsletter oder E-Mails, die von uns vergessen auf Servern und unseren elektronischen Geräten liegen sind sogenannter digitaler Müll. Dabei wird nicht nur Co2 emittiert, sondern zusätzlich Energie für die Server verbraucht.
Was ist ein Digital CleanUp?
Ein sogenannter Digital CleanUp kann hier gegenwirken. Das Konzept wurde ins Leben gerufen, um digitalen aufzuräumen und so digitalen Müll zu reduzieren. Dabei werden eben diese unnötig gespeicherten Daten entsorgt.
Tipp: Weiter Informationen finden Sie auf der Seite des offiziellen Digital Cleanup Day
Welche Vorteile hat ein digital CleanUp für Unternehmen?
Digitales Aufräumen bietet dem Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen, wir haben Ihnen eine Liste zusammengestellt:
- Speicherplatz
Wenn Sie nicht benötigte Daten, Videos, Bilder, Apps und Nachrichten löschen, verbrauchen Sie weniger Speicherplatz, was wiederum weniger Server in Anspruch nimmt und so Energie einspart.
- Mehr Effizienz
Sind nur noch Daten vorhanden die wirklich gebraucht und genutzt werden, können diese schneller gefunden werden. Ihre Mitarbeitenden können effizienter arbeiten.
- Gesundheitliche Vorteile
Ermöglichen Sie effizientes Arbeiten sinkt das digitale Stressempfinden Ihrer Mitarbeitenden. - Image Verbesserung
Kommunizieren Sie Ihre Nachhaltigkeitsaktivität nach außen, kann das positive Auswirkungen auf das Image Ihres Unternehmens haben.
- Kosteneinsparung
Alle bereits genannten Punkte führen zu einer direkten oder indirekten Kosteneinsparung. - Nachhaltigkeit
Es ist ökologisch nachhaltiger digitalen Müll zu entsorgen. So verursacht beispielsweise jede E-Mail nicht nur CO2 wenn sie verschickt wird, sondern auch dann, wenn sie gespeichert im Postfach liegt.
Sie wollen diese Vorteile in Ihrem Unternehmen realisieren wissen aber nicht wie Sie den digital CleanUp durchführen? Wir haben einen Leitfaden für Sie erstellt, Los geht’s:
Wie planen Sie einen Digital CleanUP?
Schritt 1: Organisation
Nehmen Sie sich Zeit für die Planung. Sie können in Ihrem Unternehmen eine Taskforce benennen, die sich um die Ausarbeitung und Umsetzung des digitalen Frühjahrsputz kümmert.
Schritt 2: Konzept
Diese Gruppe erstellt im nächsten Schritt ein Konzept. Darin sollten folgende Aspekte enthalten sein:
- Was ist das Ziel des digitalen Aufräumens?
Wollen Sie Ihre Mitarbeitenden für das Thema sensibilisieren oder andere Unternehmen dazu anregen sich an der Aktion zu beteiligen? - Wann wird der Digital CleanUp durchgeführt?
Soll alles an einem Tag umgesetzt werden oder ist es sinnvoller die Aufgaben auf eine Arbeitswoche zu verteilen? - Wer ist daran beteiligt?
Alle Mitarbeitenden? Einzelne Abteilungen? Nur die Leitungsebene? - Welche Maßnahmen sollen im Laufe der Aktion umgesetzt werden?
Soll das E-Mail-Postfach aussortiert werden? Soll die Ordnerstruktur effizienter gestaltet werden?
Schritt 3: Informieren
Steht das Konzept, informieren Sie Ihre Mitarbeitenden über das Vorhaben. Zeigen Sie dabei auf, warum der digital CleanUp wichtig ist und welche Vorteile damit einhergehen.
Schritt 4: Durchführung
Führen Sie den digital CleanUp in Ihrem Unternehmen durch!
Welche Maßnahmen können Sie umsetzen?
Um digitalen Müll loszuwerden und das Unternehmen einen weiteren Schritt Richtung Nachhaltigkeit zu führen, gibt es verschiedene Maßnahmen die Sie in Ihrem Unternehmen umsetzen können. In unserer Liste finden Sie einige Beispiele:
Räumen Sie Ihren Desktop auf
Oft legen wir am Desktop “nur mal kurz” etwas ab. Mit der Zeit wird er immer unübersichtlicher und nicht genutztes Material geht in der Masse unter. Wirken Sie dem entgegen in dem Sie Ihren Desktop aufräumen und ordentlich halten.
Dateien, Fotos und Videos löschen
Sie haben die Fotos vom letzten Teamevent auf Ihrem Handy, in der Cloud und auf Ihren eigenen Servern gespeichert? Doppelt abgelegte Medien verbrauchen unnötig Speicherplatz und verursachen so Kosten. Löschen Sie daher regelmäßig Duplikate oder Material das Sie nicht mehr brauchen.
Reinigen Sie Ihren Download-Ordner
Der Download-Ordner ist oft eine digitale Rumpelecke, die selten aufgeräumt wird. Sichern Sie Dokumente, die Sie noch brauchen in entsprechenden Ordnern und löschen Sie den Rest.
Entleeren Sie Ihren Papierkorb
Nachdem Sie . Entleeren Sie deshalb am Ende Ihren Papierkorb, um die aussortierten Dokumente endgültig zu löschen.
Sortieren Sie Apps aus
Apps die ungenutzt auf Ihren digitalen Geräten schlummern sind digitaler Müll. Löschen Sie deshalb Apps die Sie nicht brauchen regelmäßig von Ihren Geräten.
Überprüfen Sie Accounts und reduzieren Sie Konten
Sie haben drei verschiedene E-Mail Konten, fünf … .Sortieren Sie aus! Das spart nicht nur Kosten für Tools, Apps und Accounts die Sie eventuell überhaupt nicht nutzen, sondern sorgt dafür, dass Sie effizienter arbeiten können.
Schaffen Sie Ordnung
Für die übrig gebliebenen Apps und Accounts benötigen Sie jeweils ein eigenes Passwort. Nur so können Sie betmöglich für IT-Sicherheit sorgen. Ein Passwort-Manager hilft hier den Überblick zu behalten und erspart Ihnen die Suche nach den richtigen Zugängen. Erarbeiten Sie sich außerdem eine effiziente Ordnerstruktur und legen Sie in diesem Kontext eine Regelung für einheitliche Dateinamen fest.
Tipp: Mehr zum Thema Passwörter und IT-Sicherheit finden Sie in unserem Kurz erklärt Video “3 Tipps für mehr IT-Sicherheit im Unternehmen“
Organisieren Sie Ihre Speichermedien
Entleeren Sie Ihren Cache. Auf diesem Zwischenspeicher befinden sich temporär gespeicherte Daten, die einen schnelleren Zugriff auf diese ermöglichen. Die Funktion dafür finden Sie in der Regel in den Browsereinstellungen unter „Datenschutz und Sicherheit“. Erstellen Sie für wichtige Unterlagen außerdem ein Backup.
Verwalten Sie Ihre E-Mails
Bestellen Sie dazu Newsletter ab, die Sie nicht mehr empfangen wollen und organisieren Sie Ihr E-Mail-Postfach. Löschen Sie alte Mails, überprüfen Sie aber auch, welche E-Mails Sie verschicken. Wenn Sie innerhalb des Unternehmens viele E-Mails verschicken, prüfen Sie, ob Sie stattdessen über einen anderen Kanal, beispielsweise Slack oder Teams kommunizieren können.
So sieht unsere Digital CleanUp Week aus
Wir führen bei uns im Büro über den Zeitraum einer ganzen Woche ebenfalls einen digital CleanUp durch. Dabei haben wir im Vorfeld fünf Maßnahmen, die unterschiedlich zeitaufwendig sind, festgelegt, die von allen Mitarbeitenden durchgeführt werden sollen.
So sieht unsere Woche aus:
Montag: Newsletter deabonnieren
Bei uns startet die Arbeitswoche damit, Newsletter die nicht mehr gelesen werden zu deabonnieren.
Die Durchschnittliche Öffnungsrate von Newslettern liegt bei 25%. Das heißt ein Großteil der Newsletter liegt ungeöffnet in E-Mail-Postfächern und verursacht dort einen digitalen Fußabdruck.
So können Sie dabei vorgehen:
- Durchsuchen Sie Ihr E-Mail-Postfach mit Hilfe der Suchfunktion nach Newslettern
- Melden Sie sich von allen Newslettern ab, die Sie nicht mehr empfangen wollen
Dienstag: E-Mails löschen
Am Dienstag machen wir weiter mit einer Aufgabe die je nach Anzahl der E-Mails im Postfach etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen kann: Dem Aussortieren von E-Mails.
Wichtig: Nehmen Sie sich diese Zeit, denn wenn Sie nur 30 Mails löschen sparen Sie bereits 222 Wh. Das entspricht einer Glühbirne, die einen ganzen Tag eingeschalten ist.
So können Sie vorgehen:
- Gehen Sie Ihr gesamtes E-Mail-Postfach durch
- Löschen Sie alle E-Mails die Sie nicht mehr brauchen
- Kontrollieren Sie auch die Unterordner
- Entleeren Sie, wenn Sie fertig sind, den Ordner „Gelöschte Elemente“
Mittwoch: Cloudservices aufzuräumen
In der Mitte der Woche geht es darum die von Ihnen genutzten Cloudservices aufzuräumen.
Weltweit sollen bis 2025 über 100 Zettabyte Daten in der Cloud gespeichert sein. Darunter auch Daten die von Unternehmen nicht genutzt werden und trotzdem Kosten und Energie für die Speicherung verbrauchen.
So können Sie vorgehen:
- Verschaffen Sie sich einen Überblich darüber welche Services Sie nutzen
- Öffnen Sie diese
- Besprechen Sie im Team welche Dateien ihr braucht und ob die Ordnerstruktur nachvollziehbar ist
- Löschen Sie, was Sie nicht mehr brauchen und überlegt Sie sich gegebenenfalls eine neue Ordnerstruktur mit der Sie effizienter arbeiten können
Donnerstag: Mobile Geräte überprüfen
Die Tagesaufgabe am Donnerstag ist es, Ihre mobilen Geräte zu überprüfen und alles von diesen zu löschen, was Sie nicht mehr nutzen und brauchen.
Im Durchschnitt haben Nutzende in Deutschland 90 Apps installiert. Tatsächlich genutzt werden aber nur 30. 5 Sie sind damit Datenmüll, der durch Hintergrunddienste das Gerät nicht nur verlangsamt, sondern die Batterielaufzeit negativ beeinflussen kann. 6
So können Sie vorgehen:
- Sammelt alle eure mobilen Geräte zusammen
- Löscht von jedem diejenigen Apps, die ihr nicht nutzt
- Überprüft dann eure Foto- und Video-Ordner
- Löscht hier Duplikate sowie alles, was ihr schon an einem anderen Ort abgelegt habt oder was ihr nicht mehr braucht
Freitag: Server aufräumen
Am letzten Tag der digital CleanUp Week beschäftigen Sie sich mit Ihren Servern.
Rechenzentren sind in Unternehmen im Jahr 2020 für 3% des gesamten deutschen Energieverbrauchs verantwortlich. Das entspricht 16 Milliarden Kilowattstunden. Im Vergleich dazu ist der gesamte Verkehrssektor für 2% verantwortlich gewesen.
- Durchforsten Sie die Server Ihres Unternehmens
- Besprechen Sie im Team welche Dateien Sie noch brauchen und welche nicht
- Löschen Sie, was Sie nicht mehr brauchen
- Überprüfen Sie außerdem ob die Ordnerstruktur nachvollziehbar ist
- Überlegen Sie sich gegebenenfalls eine effizientere Ordnerstruktur
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Quellen:
