Das Rechnungswesen und das Controlling sind gespickt mit repetitiven Aufgaben. Kaum etwas ist so mühsam für die zuständigen Mitarbeitenden. Dabei können längst Maschinen dank KI genau diese Arbeiten übernehmen, die einfach nicht für den Menschen gemacht zu sein scheinen. Martin Rückert, CAIO von Diamant Software, erklärt was heute möglich ist.
Im Rechnungswesen und Controlling laufen viele Prozesse häufig noch manuell ab und werden zentral verwaltet. Auch gehören Excel-Tabellen und Word-Dokumente noch zu den Standard-Instrumenten. Eine Vielzahl der Aufgaben, die im kaufmännischen Bereich anfallen sind darüber hinaus repetitiv und damit eine Mühsal für die Mitarbeitenden des Fachbereichs.
Dabei ist Automatisierung und Künstliche Intelligenz wie gemacht für solche Prozesse. Durch Software können die genannten Aufgaben und Prozesse automatisiert werden. Dazu zählen das Erfassen und Bearbeiten von Eingangsrechnungen und deren Zuordnung zu Konten, das Versenden von Mahnungen oder das Erstellen von Bilanzen oder Gewinn- und Verlustrechnungen.
Mehr Raum für das, was Menschen besser können
Die Automatisierung schafft bei Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mehr Raum für andere wichtige Tätigkeiten und strategisches Denken – also für die Aufgaben in denen der Mensch der Maschine überlegen ist.
Noch einen Schritt weiter, als das reine Automatisieren von sich wiederholenden Aufgaben geht Künstliche Intelligenz, häufig auch als maschinelles Lernen bezeichnet. Der Vorteil von KI liegt darin, insbesondere in großen Datenmengen Muster und Anomalien zu finden. KI macht dadurch das Reporting und Rechnungseingangsmanagement intelligent. Das fängt bei der Bilderkennung von Rechnungen an und geht bis hin zu vorausschauenden Prognosen. Tatsächlich ermöglicht Künstliche Intelligenz sogar die Zuhilfenahme einer Sprachassistenz, die auf Zuruf Daten und Reports in Echtzeit zur Verfügung stellt.
Das Potential von Künstlicher Intelligenz im Rechnungswesen
Ein klassischer Anwendungsfall von Künstlicher Intelligenz im Rechnungswesen ist das automatische Erkennen und Auslesen von Rechnungs- und Belegdaten von Papier oder PDF-Dokumenten. Das KI-System erkennt auf Basis der vorhandenen Daten Muster und Gesetzmäßigkeiten und lernt daraus.
Wird beispielsweise manuell eine Kontierung hinzugefügt, integriert die KI diese in das System und passt Vorschläge basierend auf den neuen Informationen an. Auf Grundlage des Erlernten erzeugt die Software also einen Buchungsvorschlag für die korrekte Kontierung der Rechnung. Dem Lernen sind dabei keine Grenzen gesetzt: Vor allem bei der Verarbeitung großer Datenmengen kann die KI dem Menschen unter die Arme greifen. Auf Grundlage des Erlernten erzeugt die Software einen Buchungsvorschlag für die korrekte Kontierung der Rechnung.
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Die Muster, die die KI erkennt, können genutzt werden, um intelligente Reportings zu erstellen und wichtige Vorhersagen bezüglich Kennzahlen, Liquidität oder Forderungsausfällen zu treffen. Fehler oder Unregelmäßigkeiten bei Reports und Leistungsindikatoren werden automatisch erkannt und können leichter kontrolliert werden, wobei die finale Prüfung nach wie vor einem Buchhalter obliegt. Insgesamt jedoch nimmt die KI gestützte Software der Buchhaltung und dem Controlling Arbeit ab.
Eine KI-Sprachassistenz bietet vor allem Vorteile für Mitarbeitende, die nicht direkt im Rechnungswesen und Controlling eines Unternehmens tätig sind, wie Vertrieb, Geschäftsführung, oder im Marketing: Ohne aufwändige Anfragen an die Buchhaltung stellen zu müssen, können wichtige Kundeninformationen sofort griffbereit von der Sprachassistenz übermittelt werden. Dadurch wissen beispielsweise Vertriebsmitarbeiter:innen unterwegs beim Kundentermin, ob es offene Posten oder Mahnungen gibt. Der CFO kann mit simplen Fragen entscheidende Kennzahlen auf dem Weg zum Meeting abfragen.
KI ergänzt die unersetzbare Expertise der Mitarbeitenden
Künstliche Intelligenz im Rechnungswesen und Controlling bringt verschiedene Vorteile mit sich: Der kaufmännische Bereich erfährt durch KI eine Aufwertung, indem er sich weg von den rein verwalterischen Tätigkeiten hin zu einem strategischen Businesspartner für das ganze Unternehmen entwickelt. Die Mitarbeitenden sparen bei Routineaufgaben Zeit ein, und können sich somit auf andere Tätigkeiten konzentrieren und relevantes Wissen, beispielsweise über Gesetze, grundsätzliche Arbeitsweisen oder Trends der Branche aufbauen – eine Fähigkeit die unschätzbar ist und sich durch keine Technologie ersetzen lässt.
Der Autor
Martin Rückert ist CAIO (Chief Artificial Intelligence Officer) bei Diamant Software, dem Spezialist für digitalisierte und automatisierte Rechnungswesen- und Controlling-Software in mittelständisch geprägten Organisationen und Leiter des KI-Kompetenzzentrums des Unternehmens am Standort der Uni Darmstadt.
