Digitale Patientenakten.

Das Unternehmen.

Das Institut für Anaplastologie Velten und Hering GbR (Ifa) ist Anbieter von epithetischen und beatmungstechnischen Lösungen sowie Spezialprothetik. Seit 1996 fertigt das medizintechnische Unternehmen am Standort Genthin Epithesen, individuelle Beatmungsmasken, Zahntechnik und verschiedene andere Versorgungen im individuellen Hilfsmittelbereich. Im engen Dialog mit Patienten, Klinik und Kostenträgern streben alle 21 Mitarbeiter ein Optimum an Funktionalität, Qualität und natürlicher Ästhetik an.

“Durch die Unterstützung von _Gemeinsam digital haben wir mit der Optimierung der Patientenakte begonnen. Ziel ist es die Patientenakte zu digitalisieren und in unsere bestehendes Softwaresystem einzubinden und somit für alle Mitarbeiter an allen drei Standorten in allen Funktionen bereitzustellen. Da unsere Patientenanzahl und das Unternehmen stetig wächst, ist die Akte in Papierform aufgrund des Zeitaufwandes keine Option mehr für die interne Zusammenarbeit der einzelnen Teams. Das Team von _Gemeinsam digital gewann Einblick in unseren zentralen Prozess, analysierte ihn mit uns gemeinsam und zeigte uns die digitalen Entwicklungsmöglichkeiten auf. Dies diente als Basis mit der Digitalisierung zu beginnen und diese auch künftig unterstützend im umfangreichen Herstellungsprozess zu nutzen. Wir danken dem kompetenten Team für die tolle Zusammenarbeit. Ein echter Mehrwert in Punkto Digitalisierung.“

Anne Schulenburg, Projektmanagerin, Institut für Anaplastologie Velten und Hering GbR

Die Herausforderung.

Das Institut führt seine Patientenakten derzeit papierbasiert in einem Karteikartensystem. Die Mitarbeitenden erfassen und verwalten die Stammdaten der PatientInnen dabei in der Papierakte sowie z. T. doppelt in einer Software. Dabei erfassen sie Notizen zum Beispiel ausschließlich in der papierbasierten Patientenakte. Somit stehen nicht allen Beteiligten die Informationen gesammelt und zur selben Zeit zur Verfügung.

Im Laufe der letzten 25 Jahre haben sich nun aber zahlreiche Patientenakten angesammelt. Das Institut bewahrt alle Patientenakten auf, da es sowohl Fristen einhalten muss, als auch Patienten in regelmäßigen Abständen wiederkehren.

Es gibt also eine wachsende Aktenmenge und gleichzeitig doppelte Verwaltungsstrukturen in digital und papierbasiert, in denen zudem nicht überall die gleichen Informationen stehen. Das macht den Prozess des Heraussuchens und der Weitergabe einer Patientenakte sehr zeitaufwendig. Der Workflow kann nicht optimal erfolgen, weil der Informationsfluss eingeschränkt ist. Betrachtet man beispielsweise das Aufgabenmanagement, so werden Aufgaben in Form von kleinen Zetteln in die Akte gelegt und abgearbeitet, liegen so aber nicht digital in der Software vor. Dadurch ist nicht jederzeit der Bearbeitungsstand für alle Beteiligten ersichtlich.

Zuästzlich ist jedes Unternehmen verpflichtet bestimmte Daten revisionssicher zu archivieren. Demnach müssen Dokumente sicher, vollständig, unverändert, fälschungssicher und recherchierbar unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften abgelegt werden. So zum Beispiel muss nicht nur die Rechnung im Anhang der E-Mail, sondern die E-Mail selbst ebenfalls archiviert werden.

Der Wunsch.

Deshalb wünscht sich das Institut eine schnellere, direkte Verarbeitung der Informationen und eine Verknüpfung mit dem bestehenden System. Die Lösung soll über passende Schnittstellen verfügen und sich in das Systemumfeld nahtlos einfügen sowie die Möglichkeit zur Anbindung für zukünftige Lösungen bieten. Eine Doppelerfassung von Daten soll vermieden werden. Des Weiteren muss die Lösung mobil einsetzbar sein, denn das Unternehmen hat mehrere Standorte und Außendienstmitarbeiter, die jederzeit Zugriff auf die Daten benötigen.

Die Vorgehensweise.

Mittelstand-Digital Zentrum Berlin analysierte und dokumenierte die zentralen Prozesse rundum die Patientenakte. Die Wünsche, Bedarfe und Herausforderungen auf Nutzerseite wurden durch Interviews identifiziert. Der Schwerpunkt lag darin, eine digitale Lösung zu finden, die in das bestehende System passt und die Anforderungen des Unternehmens erfüllt.

Die für die Analyse notwendigen Kriterien wurden gemeinsam mit dem Unternehmen abgestimmt. Dafür erstellte das Expertenteam eine Übersicht mit allen Anforderungen, die für das Unternehmen relevant sind (funktionale & technische).

Es folgte eine Marktrecherche, auf deren Grundlage eine umfangreiche Liste von Anbietern erstellt wurde. Anhand des Anorderungskatalogs des Instituts konnte daraus eine Shortlist mit den passendsten Anbietern entstehen.

Die Software dieser Anbieter probierte das Unternehmen als Testversionen.

Die Dokumentation erfolgte in Form einer Abschlusspräsentation.

Die Lösungen.

Das Institut erarbeitete mit _Gemeinsam digital ein Konzept für eine digitale Patientenakte, die Medieneinbrüche und fehleranfällige Doppelablagen vermeidet. Besonders wichtig dabei ist der Compliance-Aspekt: eine Patientenakte muss eine revisionssichere Archivierung und Aktenführung sowie DSGVO-konformes Verarbeiten von personenbezogenen Daten gewährleisten.

Mit der digitalen Patientenakte macht das Institut seinen Informationswachstum beherrschbar und damit auch die Auskunfts- und Datensicherheit.

Mehrere Lösungen stehen zur Auswahl, wenn ein Unternehmen Dateien anlegen und verwalten möchte. Für das Institut stellte sich ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) als die beste Lösung heraus.

Das DMS ist eine einzelne Software-Lösung, die ein übergeordnetes Gesamtsystem mit vielen weiteren Funktionen zur Nutzung und Verwaltung von Dokumenten bietet. Es kann Dokumente nicht nur rechtssicher ablegen, sondern diese auch systematisch verwalten.

Statt in Papierform, kann das Unternehmen damit Dokumente in elektronischer Form ablegen. Das ermöglicht u.a. Einsparungen von Archivräumen. Zudem hat ein DMS sehr umfangreiche Funktionen, dazu gehört u. a. schneller und ortunabhängiger Zugriff auf Informationen, gezielte Zusammenarbeit, einfache Suchmöglichkeiten und rechtssichere Ablage von Patientendaten.

Im Rahmen des Projektes stellte _Gemeinsam digital 5 Lösungsanbieter von DMS gegenüber und bewertete sie anhand von definierten Kriterien:

Nach weiterem Austausch mit den Anbietern, kann sich das Institut nun auf Basis der fundierten Analyse für eines der DMS entscheiden.

Weitere Lösungsmöglichkeiten.

Weitere Lösungen für Unternehmen, die Dateien anlegen und verwalten möchten, sind:

Nutzung von lokalen Ordnerstrukturen
Unter einer lokalen Ordnerstruktur werden im Dateeinsystem eine hierarchische Ordnerstruktur mit Unterordnern erschaffen. Diese lassen sich leicht durchsuchen und abspeichern.

Online-Ordnerstrukturen mit Filehosting (z.B. Owncloud, Nextcloud)
Die Online-Ordnerstrukturen bieten einen ortsunabhängigen Datenzugriff durch mobile Devices und per Browser. Dies ist i.d.R. mit Extrakosten des Hostings verbunden.

Kollaboration (z.B. Office 365 mit SharePoint Integration)
Der Zugriff via Browser und mobilen Devices erlaubt eine einfache Zusammenarbeit mit mehreren Mitarbeitern an einem Dokument, welches die Anbieter auch in Echtzeit abspeichern.

Dateien und Ordner auf einem NAS (Network Attached Storage) speichern
Unter dieser Lösung sind Dokumente einfach durchsuchbar und bieten eine hohe Datensicherheit durch eine extra anzuschaffende die Hardware.. Sie erlaubt den webbasierten Zugriff sowie von den mobilen Devices. Es kann ein VPN-Client eingerichtet und serverunabhängig gearbeitet werden.

Methoden.